Comment améliorer la qualité documentaire avec Office 365 ?

Le sujet de la qualité documentaire est souvent pris à la légère dans les entreprises. Or, si une bonne gestion documentaire ne vous fera pas gagner des millions d’euros, une mauvaise gestion pourra vous en faire perdre…

Nous allons voir quels sont les points importants d’une bonne gestion documentaire au travers d’un outil de gestion de contenu d’entreprise (ou Enterprise Content Management, ECM, en anglais). Cet outil c’est SharePoint Online. Il est inclus dans la suite Office 365 qui est utilisée par énormément d’entreprises dans le monde pour la collaboration et le travail d’équipe.

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Gestion des versions

Selon moi, le risque n°1 dans la qualité documentaire, c’est une mauvaise gestion des versions. 

Qui n’a jamais vu sur son espace documentaire d’entreprise des fichiers numérotés « _V1 », « _V2 », « _temp »? 

Cet usage pose plusieurs questions. En effet, il y a autant de fichiers que de versions. Que fait-on des fichiers inutiles lorsque le travail sur le document est terminé ? Et surtout, quelle version du document est la bonne si quelqu’un oublie de numéroter sa version ou se trompe dans la syntaxe ?  

Cela pose plusieurs problématiques : 

  • Le stockage d’abord car on va multiplier les documents et donc par conséquent accroître l’espace disque nécessaire. 
  • La conformité ensuite, si le document a une valeur contractuelle ou a besoin d’être diffusé : une erreur de version peut entrainer des problèmes voire des défauts, des réclamations, des contentieux.
  • La productivité enfin si l’on a besoin de vérifier sans cesse qui a la bonne version ou de fusionner les remarques des uns et des autres

Office 365, au travers de ses outils de gestion documentaire (OneDrive, SharePoint) permet de gérer ‘nativement’ les versions. À chaque fois qu’un utilisateur enregistre un fichier dans son espace documentaire, une nouvelle version est créée. Mais avec Office 365, une nouvelle version ne signifie pas un autre fichier : le fichier de référence, unique, est mis à jour et les versions antérieures sont enregistrées sous forme de lien ; et il est possible à tout moment de revenir à une version antérieure si besoin.

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Partage documentaire

Le risque n°2 est fortement lié à la gestion des versions. Il s’agit du partage documentaire. 

En effet, on peut très bien avoir une très bonne gestion documentaire via un outil d’ECM et tout gâcher lors du partage. Prenons un exemple : votre équipe travaille sur un document et crée une dizaine de versions. Un membre d’une autre équipe doit amender le document, vous lui envoyez le document en pièce-jointe d’un e-mail. En faisant ça, vous avez créé une autre version du document d’origine mais surtout un nouveau document indépendant du premier (la référence) et vous perdez le fil de vos versions, pour vous et pour les autres. Et en plus, vous abimez la planète en dupliquant des documents pour rien (les datacenters consomment de l’énergie) 🌍 

Pour répondre à ce problème, SharePoint permet plusieurs choses. Tout d’abord, vous devez donner accès au fichier au destinataire, sur votre espace. C’est possible même pour des utilisateurs externes à votre entreprise. Ensuite, si vous voulez que la personne travaille sur le même fichier que vous, vous devez partager un lien vers ce fichier et non plus une copie du fichier. C’est est également possible avec SharePoint. Le moyen de diffusion du lien vers ce fichier de référence (par e-mail, chat) est secondaire car il n’influera pas sur votre document de référence. Votre qualité documentaire sera préservée.

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Recherche d’informations

Un autre élément indissociable de la qualité documentaire est la rapidité de recherche d’information. Une bonne stratégie de gestion de versions et de partage contribue à cette efficacité mais ce n’est pas suffisant. Il faut d’une part un découpage cohérent des espaces et d’autre part une exploitation des moyens techniques de recherche. 

Concernant le découpage, l’idée est d’arriver à trouver un compromis. Pas trop de documents par espace pour ne pas être noyé sous l’information mais pas trop d’espaces non plus. Cette subtilité est souvent assez complexe à appréhender. En utilisant une approche plus mathématique, on peut utiliser la racine carrée pour effectuer la répartition. Par exemple, si vous avez 10 000 documents, la répartition peut se faire avec 100 espaces de 100 documents. Attention, il s’agit d’une approximation et pas d’une vérité absolue. Un autre levier important dans le découpage est la gestion des accès. Les documents de travail d’une équipe ne doivent pas être visibles par une autre pour la soulager d’efforts de recherche autant que de confidentialité. Cela permet de guider dans la réflexion sur le découpage. 

Moteur de recherche et métadonnées

Concernant les moyens de recherche, Office 365 met à disposition 2 éléments qu’il faut avoir en tête.

Tout d’abord, le moteur de recherche qui permet à partir de mots-clés de rechercher dans les noms de documents, mais aussi dans les personnes ayant agi sur un document et surtout dans le contenu des documents Office et PDF.

Le deuxième élément permettant d’avoir une recherche efficace, est d’apposer des métadonnées sur les documents. Ces métadonnées sont des « tags » que l’on va apposer sur un document (qui ne modifieront pas son contenu) et qui permettront de filtrer dessus. Par exemple, on peut avoir une métadonnée « Type de document » qui aura la valeur « Devis », « Bon de commande », « Contrat » etc… Et l’utilisateur pourra filtrer dans son affichage sur le type de document qu’il souhaite afficher. Mieux, il pourra rechercher avec le moteur de recherche sur les types de documents souhaités. Ces éléments participent à une rapidité optimale dans la recherche d’informations.

Pour aller plus loin : Explorateur Windows, Mode offline, Co-édition

Il existe d’autres éléments dans Office 365 qui permettent d’avoir une meilleure expérience de la gestion documentaire. En voici une liste non exhaustive : 

  • Synchronisation avec l’explorateur Windows : Beaucoup d’utilisateurs ont l’habitude de manipuler les documents via leur explorateur Windows (comme avec un partage réseau par exemple). Il est possible de synchroniser des espaces SharePoint dans l’explorateur Windows. Attention avec cette pratique, il est important de maitriser l’iconographie de la synchronisation. Enfin, cela permet de modifier les documents sans avoir accès à internet. Les mises à jour sont publiées dès que l’accès internet est de nouveau opérationnel.
  • Coédition : C’est une fonctionnalité que j’adore et que je montre souvent à mes clients. L’idée c’est de pouvoir travailler à plusieurs sur un document (Office seulement), et de voir en temps réel les modifications effectuées par les autres utilisateurs.

Formation

Avoir tous ces éléments en tête est une chose. Cependant, si l’on veut que la qualité documentaire soit au rendez-vous, il faut que ces bonnes pratiques soient diffusées dans l’entreprise. Cela peut se faire par le biais de formations par exemple, ou encore par des ateliers de construction d’espaces documentaires avec des utilisateurs référents (key users) qui vont propager ensuite les bonnes pratiques au sein des équipes.

Pour conclure, avoir une bonne gouvernance de gestion documentaire n’est ni aisé ni superflu. Cela permet de réaliser des grains de qualité et de productivité très importants, visibles et appréciables par tous assez rapidement. 

N’hésitez pas à vous faire accompagner par des sociétés spécialisées sur le sujet.

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