Avez-vous de bonnes raisons de ne pas faire d’économies sur vos licences Microsoft 365 ?
On a vu dans notre série d’articles précédents comment intervenir sur les 2 premières étapes de la démarche FinOps (*), notamment avec notre outil gratuit 365Metrics (que vous pouvez lancer gratuitement via le bouton ci-dessous).
(*) On rappelle les 3 phases d’une démarche FinOps :
- Informer : Analyser les sources de coûts du cloud et générer des indicateurs associés.
- Optimiser : A partir de ces indicateurs, identifier les optimisations possibles et les quantifier
- Opérer : Implémenter les changements nécessaires pour réaliser ces optimisations.
De manière empirique, on constate que la troisième étape est la plus difficile. C’est plutôt contre intuitif, voire étonnant pour nous, car à ce stade, le plus gros du travail est déjà fait. Les économies sont identifiées clairement et elles sont souvent substantielles (autour de 20% du budget des licences Microsoft 365 en moyenne pour les entreprises qui utilisent notre démarche FinOps avec 365Metrics).
Mais alors quelles sont les bonnes raisons de ne pas faire d’économies sur vos licences Microsoft 365 ?
Calendrier de renouvellement compliqué
Problème : Depuis l’avènement du NCE (pour “New Commerce Experience”) sur les abonnements Microsoft 365 en 2022, il y a un engagement sur les licences (souvent annuel). Par conséquent, la mise en œuvre des optimisations doit souvent être différée de plusieurs mois car elle se fait au moment du renouvellement seulement. Si l‘équipe en charge ne fixe pas des jalons clairs dans un calendrier dédié, l’optimisation future peut se perdre en route dans la masse et l’urgence des sujets du quotidien… Dans certains cas de figure, on a autant de dates d’anniversaires que de types d’abonnements différents (voire plus). Cela complexifie d’autant plus l’optimisation car les dates de renouvellement sont disséminées sur plusieurs mois et la réalisation des optimisations devient une vraie bataille navale.
Solution : Il est évident qu’il est plus pertinent de réaliser l’analyse au plus proche de la date de renouvellement pour que l’audit et l’optimisation des plans de licences se fassent dans la foulée, en quelques jours et pas en quelque mois. Mais il est tout à fait possible pour votre fournisseur de licences, une fois cette analyse réalisée :
- De planifier méthodiquement les changements de licences (ou des baisses de quantités) dans un calendrier en “mode projet” partagé avec vous
- D’aligner les dates anniversaires de vos abonnements en regroupant tous les plans de licences afin d’y voir plus clair
Peur de dégrader l’expérience utilisateur
Problème : L’analyse révèle qu’il est possible de prendre des licences moins chères pour une partie des utilisateurs. Cependant, cela peut faire peur de passer à un plan inférieur sans dégrader le service rendu aux utilisateurs parce que tout changement peut induire des effets de bord en théorie.
Solution : Rapprochez-vous de votre fournisseur de licences ou de la société qui a réalisé l’analyse pour vous rassurer. Soyez exhaustif dans le détail des usages de vos utilisateurs pour éviter qu’il y ait un trou dans la raquette (à noter que notre outil 365Metrics rend compte précisément de ces besoins en se basant sur les usages réels). Si votre fournisseur de licences connait son métier et les produits qu’il vous vend (et c’est une question à se poser), il sera capable de valider la couverture des besoins exacte et pourra affecter les bonnes licences pour y répondre, au meilleur rapport qualité / prix pour vous.
Enfin, il vaut mieux partir trop juste en licences et monter en gamme ensuite si et seulement si c’est nécessaire. Microsoft permet d’upgrader un plan de licences Microsoft 365 vers un autre, plus complet et plus cher, et ce, en cours d’abonnement (le contraire n’est pas possible en revanche, on ne peut que « monter »). En résumé, il n’y a aucun risque à changer si vous savez ce que vous achetez et pourquoi, et si vous êtes agile pour upgrader les licences qui se révèleraient être insuffisantes en cours de route.
Considérations politiques en interne
Problème : Un peu plus sensible maintenant… Le commanditaire de l’analyse n’est pas forcément celui qui paye les licences (« ce n’est pas son argent » pour le dire crûment). Et l’analyse peut mettre en porte-à-faux le gestionnaire des licences qui est censé optimiser « tout cela ». L’audit peut laisser croire injustement qu’il ne fait pas correctement son travail, alors qu’en réalité il est extrêmement difficile et chronophage de faire les optimisations sans une expertise et un outillage fait pour cela.
Il peut donc y avoir un désalignement entre l’intérêt de l’entreprise à optimiser et l’intérêt de celui/celle qui a la décision en main pour réaliser ces optimisations. C’est humain même si cela paraît irrationnel parfois.
Solution : Il n’y a pas de drame, les économies possibles concernent toutes les entreprises. Et concernant Microsoft 365, c’est quelque chose de très difficile à suivre. Le gestionnaire ne peut pas passer tout son temps à suivre cela manuellement. Les modalités changent régulièrement, les plans de licences MS 365 sont trop nombreux (plus de 600 !), et de nouveaux produits et des promotions sortent tout le temps. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’on a développé 365Metrics, pour domestiquer cette complication de l’éditeur. Et tout le monde a à y gagner, l’entreprise / le payeur qui économise sur ses factures et le gestionnaire qui a un parc de licences optimisé et en ligne avec l’état de l’art de l’éditeur. Mais sans cette maturité de part et d’autre, beaucoup des optimisations potentielles dorment dans une boite d’emails.
Relation avec le fournisseur
Problème : La relation d’un client avec son fournisseur de licences est souvent historique. Et dans beaucoup de cas, cela ne concerne pas que Microsoft 365. Beaucoup sont spécialistes d’infrastructure ou de cybersécurité. Et il y a une relation de confiance entre le fournisseur et le client, installée depuis des années. Et puis il y a tout de même un dilemme pour le fournisseur : pourquoi réduire la quantité de licences ou le budget annuel sur sa facture alors que c’est son gagne-pain ?
Solution : Pour moi, elle vient du fournisseur qui doit vous offrir le meilleur service possible. Il a d’ailleurs tout à gagner à vous offrir un plan optimisé car cela renforce la confiance entre lui et vous. S’il n’est pas en accord avec ça, c’est qu’il vous cache quelque chose. Par ailleurs méfiez-vous des offres un peu trop exotiques du style « Working Together Plus » qui embarquent les produits natifs MS 365 Business ou Entreprise sous des libellés qui rendent la comparaison de prix impossible.
Ou encore des lignes de facture « Experience Flash » qui sont ajoutées à vos licences dans les factures. Une facture doit être lisible : s’il y a des éléments en dessous des licences qui ne vous parlent pas et qui vous coûtent, c’est une question à poser. Certains fournisseurs baissent artificiellement les prix unitaires des licences mais ajoutent des services fantômes payants pour compenser…
« On va bientôt déployer ces fonctionnalités »
Problème : Les licences sont surdimensionnées sur le tenant Microsoft 365 mais l’entreprise envisage de déployer des fonctionnalités aujourd’hui non utilisées sans définir de planning. Par exemple, l’entreprise dispose de licence Business Premium mais n’utilise que les applications de la Business Standard et veut déployer Entra ID Plan 1 et Intune.
Solution : La solution ici est de garder les Business Standard le plus longtemps possible jusqu’au déploiement d’Entra ID Plan 1 et d’Intune. Pourquoi ? Parce que contrairement aux baisses de quantités ou aux changements de plans à la baisse, les upgrades peuvent se faire en cours d’engagement. Et concrètement, passer de Business Standard à Business Premium est un upgrade. Cela peut se faire en quelques minutes. Et l’écart de coût entre les licences est quasiment du simple au double.
« On n’a pas le temps de faire ces économies »
Problème : L’application des préconisations peut prendre un certain temps et être dépriorisée par rapport au business. L’éternel manque de temps qui excuse et justifie tout…
Solution : Dans la totalité des analyses, l’application des préconisations est très rapide (un audit FinOps clair donne une liste d’actions très explicites ; avec nos clients l’optimisation des licences prend quelques heures) et elle coûte beaucoup moins cher (en équivalent salaire) que l’économie annuelle réalisée. Surtout parce que c’est votre fournisseur qui va faire le boulot pour vous (hormis l’affectation finale des licences) !
Et ces économies peuvent être réallouées sur d’autres postes (aux salariés, en formation, en prestations diverses, etc.). Je suis sûr que vous saurez quoi faire de ces économies !
Et vous, vous voyez d’autres excellentes raisons de ne pas faire des économies ?
Encore réticent(e) ?
