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Comment et pourquoi optimiser votre empreinte carbone (et votre collaboration) avec Microsoft 365 ? Je vous livre dans cet article dix astuces qui vous permettront d’optimiser l’utilisation de votre outil.

D’après un rapport de l’ADEME (Agence De l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie) de janvier 2021, l’impact du numérique sur l’environnement est colossal. Le numérique au sens large (datacenters, équipements domestiques, réseaux, etc.) représente 4% des émissions de gaz à effet de serre (GES) mondiales.

Microsoft et Microsoft 365 n’échappent donc pas à la règle. Pour autant, il existe des leviers qu’on peut actionner pour réduire ces émissions de GES en tant que fournisseur ou consommateur de la solution Microsoft 365. On peut les séparer en deux grandes familles schématiquement :

• Les leviers techniques (sources d’énergie, système de refroidissement des datacenters et serveurs). Cette partie est surtout du ressort de Microsoft qui fait effectivement des efforts en ce sens.
• L’utilisation des outils. Là, il s’agit de la responsabilité des utilisateurs, c’est-à-dire vous et moi. C’est l’objet de la suite de l’article.

Cloud vs Serveur (On Premise), quel impact ?

On peut déjà en premier lieu s’interroger sur le choix d’un environnement cloud à la place d’un environnement serveur.

C’est un fait, les datacenters sont d’immenses machines qui consomment énormément d’électricité. Et elles sont exploitées à leur plein potentiel. Les gros fournisseurs (Microsoft, Google ou Amazon par exemple), optimisent au maximum la consommation électrique de leurs datacenters. Ces fournisseurs prennent des engagements sur l’utilisation d’énergie décarbonée pour leurs datacenters. Ils sont clairement attendus sur ce volet.

Côté serveurs On Premise, on s’aperçoit que les environnements serveurs sont souvent sous-utilisés. Et ce, car les DSI veulent pouvoir anticiper un éventuel risque de surcharge. Les serveurs On Premise sont donc par nature en surcapacité la plupart du temps pour gérer de rares pics de charge. C’est un des éléments qui a poussé le marché vers un regroupement en datacenters : mutualiser pour faire des économies en matériels… et en énergie.

D’autre part, on peut s’interroger sur l’impact des outils de collaboration sur l’environnement. Le premier d’entre eux, la messagerie, est celui qui a les répercussions environnementales les plus fortes. C’est également celui sur lequel une utilisation responsable permet d’avoir des résultats efficaces rapidement. En plus d’améliorer votre empreinte carbone, les recommandations que je vous donne sont des bonnes pratiques d’usage des outils collaboratifs. Il est possible d’optimiser des outils comme SharePoint, Teams, ou encore Power Platform, pour améliorer votre empreinte carbone avec Microsoft 365.

Je vous donne dix astuces pour améliorer votre empreinte carbone avec Microsoft 365 et votre collaboration :

• #1 : Choisir la zone d’hébergement par rapport à votre situation géographique
• #2 : Eviter les emails avec pièces-jointes
• #3 : Eviter les multi-destinataires
• #4 : Sensibiliser ses destinataires
• #5 : Utiliser le chat plutôt que le mail
• #6 : Gérer des versions de documents
• #7 : N’utiliser la synchronisation que lorsque c’est nécessaire
• #8 : Supprimer les contenus obsolètes
• #9 : Automatiser vos processus avec Power Automate
• #10 : Télétravail encouragé avec Microsoft 365

#1 : Choisir la zone d’hébergement par rapport à votre situation géographique

Lorsque vous créez un tenant Microsoft 365, vous pouvez choisir la zone d’hébergement de vos données. Depuis 2018, il est notamment possible de stocker ses données dans des datacenters français. La bonne pratique est de stocker vos données dans le pays dans lequel résident un maximum de collaborateurs de votre société.

Avantage écologique : les messages transitent par moins de machines donc moins de consommation électrique.

Avantage collaboratif : vos données sont stockées en France et vous êtes donc soumis à la loi française concernant le traitement de vos données (cf. RGPD notamment).

#2 : Eviter les emails avec pièces jointes

Lorsque vous envoyez une pièce jointe, vous créez une copie d’un fichier déjà existant. La personne qui reçoit l’email (ou les personnes, car ce phénomène est multiplié par le nombre de destinataires) va souvent télécharger une copie de votre pièce jointe pour éventuellement répondre avec une pièce jointe modifiée. On a donc ici de multiples copies d’un même contenu. D’une part, cela est mauvais en termes de qualité documentaire (le risque d’erreur est démultiplié). D’autre part, cela n’est pas pertinent en termes de stockage (multiples copies d’un même contenu). La solution pour régler ce problème est d’envoyer des liens vers des documents stockés dans des espaces collaboratifs (comme Teams ou SharePoint). En outre, vous aurez la main sur ce que vous partagez (qui a accès à quoi), ce qui n’est pas possible avec des emails avec pièces jointes.

Avantage écologique : vous gagnez en stockage (donc en cumulé en datacenters / serveurs à alimenter et refroidir) en évitant les multiples copies.

Avantage collaboratif : vous gagnez à la fois en qualité (un seul document de référence et historisation des modifications) mais également en sécurité (vous gardez la main sur le contenu et qui y accède).

#3 : Eviter les multi-destinataires

Dans la continuité de l’astuce précédente, le fait d’envoyer des emails à de multiples destinataires va demander un stockage plus conséquent. L’email doit donc avoir une audience ciblée. Dans 90% des cas, on a besoin d’une ou deux personnes en destinataires ou en copie. Un autre exemple intéressant est la diffusion de communications d’entreprise par email (on va donc multiplier le nombre d’emails par le nombre de destinataires). Il peut être intéressant d’utiliser des outils comme SharePoint ou Teams pour ce scénario de communication d’entreprise. En plus d’être moins gourmands en stockage, ils offrent des fonctionnalités intéressantes (« J’aime », commentaires, nombre de vues, partage de lien).

Avantage écologique : comme pour l’astuce précédente, moins on a de destinataires et plus on optimise le stockage.

Avantage collaboratif : la communication est ciblée. Pour de la communication d’entreprise, l’utilisation d’outils dédiés permet de disposer de fonctionnalités spécifiques à cet usage.

#4 : Sensibiliser ses destinataires

Une fois qu’on a assimilé ces bonnes pratiques relatives à la messagerie, il peut être intéressant de les partager avec les personnes avec qui l’on échange (collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires). Là encore, votre discours va avoir un double avantage.

Avantage écologique : le comportement de vos interlocuteurs va avoir un impact positif sur l’environnement. Cercle vertueux.

Avantage collaboratif : la collaboration avec vos interlocuteurs sera claire et les canaux utilisés seront adaptés à chaque type d’échange.

Petit aparté sur l’email :

Chez SmartView, nous expliquons à nos clients qu’on devrait pouvoir vider une boite mail sans que cela n’ait d’impact sur le travail du collaborateur. Un email a en tout et pour tout trois finalités possibles :

• Premièrement, il est jetable : une fois que j’ai lu l’email, je peux le supprimer (exemple : newsletter, message informel, information provenant automatiquement d’un applicatif) ;
• Ensuite, il a une valeur de référence (archive) : une fois que j’ai lu l’email, je le transforme en document et le dépose au bon endroit, dans un référentiel (un compte rendu de réunion déposé dans Teams par exemple) ;
• Enfin, il entraîne une action : une fois que j’ai lu l’email, je crée une tâche ou un rendez-vous à partir de l’email. NB : Outlook permet de faire cela de manière automatique en glissant-déposant un email dans ToDo ou le calendrier.

#5 : Utiliser le chat plutôt que le mail

On a vu précédemment le problème du stockage des emails. Pour tous les échanges informels, l’utilisation de Teams parait beaucoup plus opportune. Elle couvre les problématiques de pièces jointes (via son système de fichiers et le partage de liens) et de multi-destinataires (un seul fournisseur et un seul stockage du message).

Avantage écologique : le stockage nécessaire aux échanges est bien moindre que celui de l’email.

Avantage collaboratif :  les échanges informels sont plus beaucoup plus fluides avec Teams qu’un ping-pong d’emails.

#6 : Gérer des versions de documents

Toujours dans cette optique d’optimisation de stockage, il est intéressant d’utiliser le système natif de gestion de versions de documents, fourni avec OneDrive, SharePoint et Teams. Le système ne stocke que la « différence » entre deux versions. Cela permet d’éviter d’avoir des copies de documents du type « MonDocument_V1.docx », « MonDocument_V2.docx », … dans vos espaces collaboratifs (on l’a tous déjà vu).

Avantage écologique : on ne stocke que la différence entre les versions du document. On optimise donc le stockage de l’historique.

Avantage collaboratif : on a toujours un seul document de référence. En termes de qualité, c’est optimal, car on sait à tout instant quel est le bon document de travail. Pour plus d’infos sur la gestion de versions, je vous renvoie vers cet article : Teams ou Sharepoint : quel outil pour ma gestion documentaire ?.

 #7 : N’utiliser la synchronisation que lorsque c’est nécessaire

La synchronisation OneDrive et des bibliothèques SharePoint est un mécanisme utile notamment lorsqu’on veut travailler en mode hors connexion. De nombreux utilisateurs l’apprécient particulièrement. Cependant, la synchronisation implique par essence de créer des copies des documents sur un disque dur. Il ne faut donc l’utiliser que lorsque c’est indispensable, et la paramétrer pour ne synchroniser que les emplacements nécessaires. L’arrivée des clés 4G-5G, la couverture WiFi très large des espaces privés et publics, ou l’activation du mode Hotspot WiFi des smartphones standards du marché permet de considérer le mode connecté comme le mode par défaut, et d’oublier la synchronisation, dans une large majorité des situations.

Avantage écologique : on ne stocke qu’une fois le document lorsque celui-ci n’est pas synchronisé.

Avantage collaboratif : l’utilisation des documents directement sur les services cloud permet d’utiliser des fonctionnalités en temps réel, comme la co-édition, et limite les risques de conflits sur des documents. On travaille toujours sur le même document, le « bon » document.

#8 : Supprimer les contenus obsolètes

Que ce soient des emails ou des documents, dès lors qu’ils n’ont plus vocation à être stockés sur Microsoft 365, ils peuvent et doivent être supprimés. Il existe des mécanismes de suppression/archivage automatique des emails ou des documents sur Microsoft 365. Encore une fois, l’intérêt est double.

Avantage écologique : lorsque vous supprimez les contenus obsolètes vous libérez de l’espace de stockage sur votre tenant.

Avantage collaboratif : une fois vos contenus obsolètes supprimés, la navigation et la recherche d’informations deviennent beaucoup plus fluides.

#9 : Automatiser vos processus avec Power Automate

Les entreprises traitent de nombreux processus via des échanges d’emails (gestion de congés, validation documentaire, etc.). Ces processus simples peuvent être aisément automatisables avec des outils comme Power Automate. En plus de réduire l’envoi d’emails, cela va vous permettre d’industrialiser vos processus.

Avantage écologique : la réduction du nombre d’emails vous permet d’optimiser le stockage sur les datacenters.

Avantage collaboratif : en industrialisant vos processus, vous réduisez le risque d’erreurs et améliorez le suivi.

#10 : Télétravail encouragé avec Microsoft 365

Nous l’avons observé durant la crise sanitaire, de nombreuses sociétés ont déployé Teams et SharePoint de manière brutale. La raison est simple. Depuis n’importe où, les collaborateurs peuvent avoir accès à leurs données (emails, documents), juste avec une connexion internet. Microsoft 365 s’adapte complètement au télétravail.

Avantage écologique : avec le télétravail, vous évitez les trajets aller-retour au bureau et vous réduisez donc votre empreinte carbone (sauf si vous allez au bureau à pied, à vélo ou avec des moyens de transports liés à la mobilité douce 😉).

Avantage collaboratif : vous pouvez accéder à vos données depuis n’importe où, le bureau, votre domicile, un site client, vous avez juste besoin d’une connexion internet.

J’espère que ces dix astuces vous aideront à optimiser votre empreinte carbone (et votre collaboration) avec Microsoft 365, et ainsi à protéger notre planète.

Pour aller plus loin, si vous souhaitez de la transparence sur les émissions de GES de votre tenant Microsoft 365, Microsoft met à disposition un outil basé sur Power BI vous permettant d’avoir un suivi de celles-ci (https://appsource.microsoft.com/fr-fr/product/power-bi/coi-sustainability.sustainability_dashboard).

Pourquoi utiliser Teams pour la gestion des tâches en mode kanban et comment faire pour y parvenir ?

Dans cet article, nous nous intéresserons à des outils simples à utiliser comme Trello, édité par Atlassian, ou Planner, édité par Microsoft (et inclus dans la suite collaborative Office 365). Ces deux outils fonctionnent en mode SaaS.

La méthode Kanban, c’est quoi ?

Inspirée de l’approche « Lean », la méthode Kanban est un système visuel de gestion de projet agile basé sur le management visuel. Les différentes tâches d’un projet sont modélisées dans un tableau et réparties dans différents compartiments correspondant aux statuts d’avancement d’un processus (par exemple on peut trouver les compartiments « À faire », « En cours », « Réalisé »).

Ce tableau peut être physique : on colle réellement des post-it sur un tableau ou peut également être virtuel. De nombreux outils permettent de réaliser des tableaux Kanban virtuels. On peut citer entre autres Jira, Trello, Planner, etc… Leur différence réside notamment dans le nombre de fonctionnalités. Jira, par exemple, proposera beaucoup plus de fonctionnalités que Trello. Celui-ci se veut plus simple à prendre en main même s’il peut être complété par une bibliothèque de plus de 100 power-ups.

Quel intérêt à intégrer Trello ou Planner pour la gestion des tâches dans Teams ?

On ne présente plus l’application de collaboration Microsoft Teams. Une approche que j’aime beaucoup dans le module « Équipes » de Teams, c’est le découpage des équipes par projets. Dans cette optique, il apparaît pertinent d’avoir, en plus des modules par défaut de conversation et de gestion documentaire, des modules complémentaires comme de la gestion de tâches en mode Kanban dans Teams.

Teams permet d’ajouter Planner et Trello en tant qu’onglets dans un canal d’équipe. Les deux solutions permettent d’afficher un tableau (pour Planner la dénomination est le « plan ») et d’intégrer des cartes (ou tâches) dans ces tableaux. À titre personnel, ce sont les onglets que j’utilise le plus, avec OneNote, qui a également parfaitement sa place dans une équipe de type projet pour partager les notes de l’équipe. Je trouve OneNote plus pertinent que l’onglet Wiki mis à disposition par défaut. Il est plus réactif et plus complet en termes de fonctionnalités. En plus, je n’ai pas nécessairement besoin de Teams pour l’utiliser (mode web ou applications OneNote).

L’utilisation de ces deux outils ne nécessite pas d’achat de licences complémentaires. Planner est inclus dans les licences Office 365 (Business Basic a minima). Trello quant à lui, dispose d’une version gratuite (et d’une version payante plus complète). C’est à partir de la version gratuite que je fais mon comparatif.

Comment donc choisir entre Planner et Trello dans Teams ?

Je vous donne quelques pistes de réflexion pour éclairer votre choix. La première paraît évidente, je la rappelle quand même. Si votre entreprise utilise déjà l’un ou l’autre des outils et les collaborateurs ont leurs habitudes, reprenez celui-ci.

L’authentification

Un autre élément qui peut être déterminant, c’est la gestion de l’accès au tableau. Lorsqu’on crée une équipe Teams, un groupe Office 365 et un plan Planner associés à cette équipe sont créés de manière automatique. Cela veut dire qu’automatiquement les personnes ajoutées / supprimées de l’équipe le seront dans le plan également. Cela veut également dire que l’authentification est déjà gérée. Pas besoin de ressaisir son login / mot de passe pour accéder au plan Planner.

A contrario, sur Trello, l’authentification est par défaut spécifique à l’application et donc différente de celle de Teams. Il est cependant possible de définir l’authentification Azure AD (la même que celle d’Office 365) pour Trello avec une version Enterprise ou Atlassian Access (payantes). Les droits d’accès au tableau sont quant à eux purement spécifiques à Trello. Ils ne sont pas dynamiques comme sur Planner.

Les notifications

Il y a quelques « incohérences » dans Planner. Une en particulier me perturbe dans son utilisation, c’est la redondance d’information entre le champ progression (« Non démarrée », « En cours », « Terminée ») et les compartiments du plan. Cela entraîne de la confusion sur quelle méthode on doit utiliser pour gérer l’avancement des tâches.

Trello possède un système de notifications un peu plus sophistiqué notamment avec le connecteur Microsoft Teams. Ce connecteur permet d’être notifié dans un canal Teams lors de mises à jour d’un tableau Trello.

Si vous souhaitez configurer le connecteur Trello dans Teams, nous vous expliquons comment le faire dans cette vidéo : Ajouter un connecteur Trello à Teams.

Le chatbot

Trello fournit aussi dans l’application Teams un chatbot qui permet d’interagir avec ses tableaux. À titre personnel, je trouve cette fonctionnalité assez « gadget » car il est aussi rapide de saisir des cartes sur un tableau que d’interagir avec le chatbot. La fonctionnalité a néanmoins le mérite d’exister et peut être intéressante pour des utilisateurs habitués aux chatbots.

Gestion des tâches dans Teams

Ces dernières semaines, Microsoft a sorti une nouvelle application appelée « Tasks in Teams ». Il s’agit en fait d’une application dans Microsoft Teams qui agrège les tâches de Planner (tâches d’équipe) et To-Do (tâches personnelles) dans une seule vue. Son usage peut être intéressant dans une gestion multi-projets notamment. En effet, il est possible dans Tasks in Teams de voir les tâches qui nous sont attribuées indépendamment du plan sur lequel elles se trouvent.

En dehors de Teams dans Office 365

Au-delà de Teams, Trello et Planner sont bien intégrés dans la suite Office 365 de manière générale. Je pense notamment à Power Automate qui offre une bonne quantité de connecteurs vers les deux solutions. Ils peuvent être utilisés en tant que déclencheurs mais également en tant que traitements automatisés. En outre ces connecteurs ne nécessitent pas de licence Premium. Les cas d’usages associés sont nombreux. En voici trois qui apportent selon moi de la valeur à la gestion des tâches en mode Kanban :

1. La saisie d’information dans un système CRM/ERP crée une carte Trello/Planner.
2. La création d’une carte Trello/Planner déclenche un flux d’approbation pour la tâche.
3. L’envoi d’un email à une adresse spécifique crée une carte Trello/Planner avec les informations contenues dans le mail.

En plus de ces cas d’usages, Power Automate fournit toute une liste de modèles prédéfinis qui correspondent à des cas d’usages courants. Si vous vous lancez avec Power Automate, je vous encourage à utiliser ces modèles qui sont très bien faits.

À mon sens, ces deux outils sont donc très bien intégrés à Teams et Office 365. Cette intégration apporte une belle valeur ajoutée à la fois pour la collaboration mais également au suivi de projet en mode Kanban.

Trello et Planner pour la gestion des tâches, concurrents ou complémentaires ?

On peut également se poser la question de la pertinence de la cohabitation de Planner et Trello.
À première vue, les deux applications paraissent concurrentes. Cependant, en ayant en tête leurs différences (notamment la gestion de l’identité), on peut imaginer une complémentarité des deux outils.

Prenons un exemple : notre équipe travaille sur un projet en rapport avec un client. Les seuls membres de l’équipe Teams sont les membres en interne. Planner peut être utilisé pour gérer les tâches internes du projet. Quant à Trello, avec un système de sécurité plus ouvert, il peut être utilisé pour faire le suivi du projet avec le client.

Management visuel pour la gestion de projet (Mind mapping, GANTT)

Au-delà du Kanban, d’autres méthodes de management visuel peuvent permettre d’optimiser la gestion de projet. Ces méthodes sont intégrées dans Teams via des onglets ou des applications. En voici une liste non exhaustive :

• Le GANTT avec Microsoft Project
• De mind mapping (MindMeister)
• De tableau blanc collaboratif (Mural, Miro, Whiteboard)
• Et bien d’autres encore…

Vous souhaitez en savoir plus sur notre offre et comment nous pouvons vous aider avec vos outils Microsoft ?

[Article mis à jour – Initialement publié le 17 juillet 2020]

Le sujet de la qualité documentaire est souvent pris à la légère dans les entreprises. Or, si une bonne gestion documentaire ne vous fera pas gagner des millions d’euros, une mauvaise gestion pourra vous en faire perdre…

Nous allons voir quels sont les points importants d’une bonne gestion documentaire au travers d’un outil de gestion de contenu d’entreprise (ou Enterprise Content Management, ECM, en anglais). Cet outil, c’est SharePoint Online. Il est inclus dans la suite Office 365 utilisée par énormément d’entreprises dans le monde pour la collaboration et le travail d’équipe.

Dans un second temps, nous verrons dans quels cas il est plus opportun d’utiliser l’outil Teams Microsoft plutôt que SharePoint pour la gestion documentaire.

Sommaire :

1. La gestion des versions de vos documents dans Office 365
2. Le partage documentaire dans Sharepoint
3. La recherche d’informations
4. Office 365 : choisir Teams ou SharePoint ?
5. Gérer son contenu documentaire avec Teams
6. Gérer sa documentation à l’aide de Sharepoint
7. En conclusion : Alors, Teams ou Sharepoint ?
8. Formations Office 365 (Sharepoint, Teams…) et ateliers

1. La gestion des versions de vos documents dans Office 365

Selon moi, le risque n°1 dans la qualité documentaire, c’est une mauvaise gestion des versions.

Qui n’a jamais vu sur son espace documentaire d’entreprise des fichiers numérotés « _V1 », « _V2 », « _temp »?

Cet usage pose plusieurs questions. En effet, il y a autant de fichiers que de versions. Que fait-on des fichiers inutiles lorsque le travail sur le document est terminé ? Et surtout, quelle version du document est la bonne si quelqu’un oublie de numéroter sa version ou se trompe dans la syntaxe ? 

Cela pose plusieurs problématiques :

• Le stockage d’abord, car on va multiplier les documents et donc par conséquent accroître l’espace disque nécessaire.
• La conformité ensuite, si le document a une valeur contractuelle ou a besoin d’être diffusé : une erreur de version peut entrainer des problèmes voire des défauts, des réclamations, des contentieux.
• La productivité enfin si l’on a besoin de vérifier sans cesse qui a la bonne version ou de fusionner les remarques des uns et des autres

Office 365, au travers de ses outils de gestion documentaire (OneDrive, SharePoint) permet de gérer ‘nativement’ les versions. À chaque fois qu’un utilisateur enregistre un fichier dans son espace documentaire, une nouvelle version est créée. Mais avec Office 365, une nouvelle version ne signifie pas un autre fichier : le fichier de référence, unique, est mis à jour et les versions antérieures sont enregistrées sous forme de lien ; et il est possible à tout moment de revenir à une version antérieure si besoin.

2. Le partage documentaire dans Sharepoint

Le risque n°2 est fortement lié à la gestion des versions. Il s’agit du partage documentaire. 

En effet, on peut très bien avoir une très bonne gestion documentaire via un outil d’ECM et tout gâcher lors du partage. Prenons un exemple : votre équipe travaille sur un document et crée une dizaine de versions. Un membre d’une autre équipe doit amender le document, vous lui envoyez le document en pièce-jointe d’un e-mail. En faisant cela, vous avez créé une autre version du document d’origine mais surtout un nouveau document indépendant du premier (la référence) et vous perdez le fil de vos versions, pour vous et pour les autres. Et en plus, vous abimez la planète en dupliquant des documents pour rien (les datacenters consomment de l’énergie) 🌍 

Pour répondre à ce problème, SharePoint permet plusieurs choses. Tout d’abord, vous devez donner accès au fichier au destinataire, sur votre espace. C’est possible même pour des utilisateurs externes à votre entreprise. Ensuite, si vous voulez que la personne travaille sur le même fichier que vous, vous devez partager un lien vers ce fichier et non plus une copie du fichier. C’est également possible avec SharePoint. Le moyen de diffusion du lien vers ce fichier de référence (par e-mail, chat) est secondaire car il n’influera pas sur votre document de référence. Votre qualité documentaire sera préservée.

3. La recherche d’informations

Un autre élément indissociable de la qualité documentaire est la rapidité de recherche d’information. Une bonne stratégie de gestion de versions et de partage contribue à cette efficacité mais ce n’est pas suffisant. Il faut d’une part un découpage cohérent des espaces et d’autre part une exploitation des moyens techniques de recherche. 

Concernant le découpage, l’idée est d’arriver à trouver un compromis. Pas trop de documents par espace pour ne pas être noyé sous l’information mais pas trop d’espaces non plus. Cette subtilité est souvent assez complexe à appréhender. En utilisant une approche plus mathématique, on peut utiliser la racine carrée pour effectuer la répartition. Par exemple, si vous avez 10 000 documents, la répartition peut se faire avec 100 espaces de 100 documents. Attention, il s’agit d’une approximation et pas d’une vérité absolue. Un autre levier important dans le découpage est la gestion des accès. Les documents de travail d’une équipe ne doivent pas être visibles par une autre pour la soulager d’efforts de recherche autant que de confidentialité. Cela permet de guider dans la réflexion sur le découpage. 

Moteur de recherche et métadonnées

Concernant les moyens de recherche, Office 365 met à disposition 2 éléments qu’il faut avoir en tête.

Tout d’abord, le moteur de recherche qui permet à partir de mots-clés de rechercher dans les noms de documents, mais aussi dans les personnes ayant agi sur un document et surtout dans le contenu des documents Office 365 et PDF.

Le deuxième élément permettant d’avoir une recherche efficace, est d’apposer des métadonnées sur les documents. Ces métadonnées sont des « tags » que l’on va apposer sur un document (qui ne modifieront pas son contenu) et qui permettront de filtrer dessus. Par exemple, on peut avoir une métadonnée « Type de document » qui aura la valeur « Devis », « Bon de commande », « Contrat » etc… Et l’utilisateur pourra filtrer dans son affichage sur le type de document qu’il souhaite afficher. Mieux, il pourra rechercher avec le moteur de recherche sur les types de documents souhaités. Ces éléments participent à une rapidité optimale dans la recherche d’informations.

Pour aller plus loin : Explorateur Windows, Mode offline, Co-édition

Il existe d’autres éléments dans Office 365 qui permettent d’avoir une meilleure expérience de la gestion documentaire. En voici une liste non exhaustive : 

• Synchronisation avec l’explorateur Windows : Beaucoup d’utilisateurs ont l’habitude de manipuler les documents via leur explorateur Windows (comme avec un partage réseau par exemple). Il est possible de synchroniser des espaces SharePoint dans l’explorateur Windows. Attention avec cette pratique, il est important de maitriser l’iconographie de la synchronisation. Enfin, cela permet de modifier les documents sans avoir accès à internet. Les mises à jour sont publiées dès que l’accès internet est de nouveau opérationnel.
• Coédition : C’est une fonctionnalité que j’adore et que je montre souvent à mes clients. L’idée c’est de pouvoir travailler à plusieurs sur un document (Office seulement), et de voir en temps réel les modifications effectuées par les autres utilisateurs.

4. Office 365 : choisir Teams ou SharePoint ?

En cette période de crise sanitaire du COVID 19, l’utilisation de Teams a explosé. L’outil permet entre autres d’échanger par chat, de faire des visioconférences, ou encore de gérer des équipes via le module du même nom.

Dans son module « Equipes », Teams s’appuie sur SharePoint pour gérer ses documents. Prenons un exemple pour illustrer cela. Je crée une équipe Teams privée que je nomme « IT » avec 3 canaux « Général », « Montpellier » et « Lyon ». Quand je crée mon équipe, automatiquement un groupe Office 365 privé est créé, et par conséquent un site d’équipe SharePoint avec les mêmes personnes que celles définies dans l’équipe Teams.

En réalité la relation entre Teams et SharePoint est encore plus forte que cela. Les documents que je pense stocker dans mon équipe Teams sont en réalité stockés dans SharePoint. Teams n’est « qu’une interface », l’outil qui stocke tout est SharePoint. Pour l’équipe que j’ai créée, je vais donc avoir un site d’équipe SharePoint appelé IT. Dans la bibliothèque « Documents », je vais retrouver mes 3 canaux Teams (« Général », « Montpellier » et « Lyon ») sous forme de répertoires. Pour faire une métaphore, on peut comparer cette situation à une voiture, Teams serait la carrosserie, la partie visible de la voiture, et SharePoint serait le moteur, sans qui la voiture ne pourrait pas avancer.

On peut donc travailler sur le même contenu à la fois dans Teams et dans SharePoint. Mais alors quel outil utiliser ? Je vais vous expliquer les cas où vous devez privilégier l’un plutôt que l’autre.

5. Gérer son contenu documentaire avec Teams

Teams a de sacrés arguments à faire valoir. L’outil est un bureau de travail virtuel où l’on va à la fois pouvoir :

• Chatter avec vos collaborateurs et vos clients
• Participer à des réunions audio ou vidéo
• Collaborer sur du contenu (documentaire entre autres) en temps réel

Tout cela de manière fluide ! De mon ressenti, l’utilisation de la gestion documentaire par le biais de Teams est hyper efficace. On a l’impression d’être dans un explorateur de fichiers local.

Teams possède également un système de mentions qui permet de notifier facilement des utilisateurs qu’un contenu est ajouté ou mis à jour. Je trouve cette fonctionnalité très intéressante car elle permet d’éviter les emails inutiles. On n’est que trop souvent esclave de notre messagerie.

Les systèmes d’onglets et de connecteurs permettent également d’ajouter de la valeur à vos équipes. Cela permet d’intégrer des applicatifs externes comme des outils de gestion de tâches (Planner, Trello), de prise de notes (OneNote), de ticketing (Jira), de reporting (Power BI).

Si vous souhaitez découvrir quelques trucs et astuces sur Teams, lisez cet article (@mention, Trello, Outlook, mode multi-fenêtre).

6. Gérer sa documentation à l’aide de Sharepoint

Cependant, lorsque l’on veut avoir une pratique documentaire un peu plus avancée, on arrive vite aux limites de Teams. Je vous donne quelques exemples parmi les plus parlants.

#Exemple 1 : suppression par erreur d’un fichier dans Teams

Je gère des fichiers dans un canal Teams et je supprime un de ces fichiers par erreur. Impossible de récupérer ce fichier directement depuis Teams. Pas de panique cependant, il existe une corbeille qui stocke ce fichier pendant 30 jours. Cette corbeille est accessible depuis le site SharePoint associé à l’équipe. NB : le problème est le même si je veux accéder à une version antérieure d’un fichier.

#Exemple 2 : Les droits dans Teams

Autre exemple plus problématique, je veux donner un accès en lecture seule aux documents de mon équipe à certains utilisateurs. Teams ne gère que 2 niveaux d’accès : « propriétaire » (qui a contrôle total sur l’équipe) et « membre » (qui peut ajouter, modifier, supprimer uniquement du contenu). Je ne parle pas du niveau « invité » qui est assez similaire au « membre ». SharePoint permet une granularité des droits plus fine et permet de gérer par exemple cet accès en lecture seule.

#Exemple 3 : Ajouter de la valeur à sa recherche

Le dernier exemple concerne l’ajout de métadonnées. Pour ajouter de la valeur, par exemple pour optimiser la recherche, il peut être intéressant d’ajouter des métadonnées aux documents. Cela peut être le typage de ces documents (« Devis », « Facture », etc…), la définition d’une date d’échéance, la définition d’une personne validant le document. L’ajout de métadonnées est un mécanisme standard de SharePoint et est impossible dans Teams.

On peut également opposer quelques éléments négatifs à SharePoint :

• L’interface en mode Web n’est pas idéale pour gérer les documents de manière fluide.
• Il faut un certain temps de customisation pour avoir un site « présentable ».

Dernier point, on peut imaginer pour une équipe donnée une utilisation hybride de Teams et de SharePoint. Attention, cependant à l’adoption, le fait de basculer d’un outil à l’autre offre en général une mauvaise expérience utilisateur.

7. En conclusion : Alors, Teams ou Sharepoint ?

En synthèse, quel outil utiliser ?

Si vous avez besoin de gérer votre contenu de manière simple, alors il vaut mieux passer par Teams qui est facile à prendre en main.

Si vous avez besoin de fonctionnalités un peu plus avancées comme l’apposition de métadonnées ou des accès en lecture seule alors il vaut mieux basculer sur SharePoint.

8. Formations Office 365 (Sharepoint, Teams…) et ateliers

Avoir tous ces éléments en tête est une chose. Cependant, si l’on veut que la qualité documentaire soit au rendez-vous, il faut que ces bonnes pratiques soient diffusées dans l’entreprise. Cela peut se faire par le biais de formations sur Office 365 par exemple, ou encore par des ateliers de construction d’espaces documentaires avec des utilisateurs référents (key users) qui vont propager ensuite les bonnes pratiques au sein des équipes.

Pour conclure, avoir une bonne gouvernance de gestion documentaire n’est ni aisé ni superflu. Cela permet de réaliser des gains de qualité et de productivité très importants, visibles et appréciables par tous assez rapidement.

N’hésitez pas à vous faire accompagner par des sociétés spécialisées sur le sujet.

L’outil Microsoft Teams vous permet de collaborer facilement avec vos équipes et de communiquer en temps réel sur le travail effectué. Il est simple de prise en main, mais saviez-vous que vous pouvez vous faciliter certaines tâches ? Je vais vous présenter à travers cet article quelques trucs et astuces sur Teams afin de vous aider à en tirer profit.

Chapitre :

1. Mentionner dans Teams (@ mention)
2. Restaurer un fichier supprimé dans Teams
3. Ajouter un connecteur Trello à Teams
4. Partager dans Outlook depuis Teams
5. Le mode multi-fenêtres dans Teams

Astuce Teams #1 : Mentionner dans Teams (@ mention)

Comment mentionner une équipe ou un canal dans Microsoft Teams et les ainsi les notifier ?

Pour cela, choisissez le canal qui vous intéresse et dans les paramètres du canal, cliquez sur « Notification du canal ». Une fenêtre apparaît et on voit que par défaut, les mentions vont informer dans la bannière et dans le flux. La bannière s’affichera dans la barre des tâches. Le flux se trouve dans la partie « Activité », dans le menu latéral de gauche.

Pour effectuer une mention, il faut aller dans l’onglet « Publication » qui existe par défaut dans tous les canaux Microsoft Teams. Ensuite, saisissez « @ », comme pour notifier quelqu’un. Par exemple, je vais notifier « @damien ». On voit alors une notification apparaître dans la barre des tâches en bas de l’écran. La notification apparaît également dans la partie « Activité ».

Vous verrez apparaître à droite du message le caractère « @ », qui renseigne sur le fait que ce message comporte bien une mention.

Ensuite, vous pouvez également mentionner un canal. Par exemple, je vais mentionner le canal dans lequel je me trouve, « Démo mention ». Donc je saisis le caractère « @ » et j’écris « @Démo mention suivi de mon message. La différence est que, lorsque je mentionne un canal, l’icône qui se trouve à droite de mon message change. Cela me permet de voir qu’on est bien sur une visibilité canal. On a bien reçu la notification dans la barre des tâches et dans la partie « Activité ».

De la même manière, on peut mentionner une équipe. Dans ce cas, je saisis le caractère « @ » suivi du nom de l’équipe que je souhaite notifier et j’écris mon message. Là aussi, j’ai bien la notification dans la bannière et l’icône spécifique à droite de mon message.

Astuce Teams #2 : Restaurer un fichier supprimé dans Teams

Comment peut-on restaurer un fichier qu’on aurait par erreur supprimé d’une équipe Teams ?

Dans une équipe Teams, pour accéder aux fichiers d’un canal, cliquez sur le canal qui vous intéresse. Ensuite, vous cliquez sur l’onglet « Fichiers » qui se trouve à droite de l’onglet « Publications ». Vous retrouverez ici tous les fichiers que vous avez partagés au sein d’un canal d’une équipe.

Pour supprimer un fichier, c’est plutôt simple. Vous sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez supprimer et vous cliquez ensuite sur « Supprimer ». Il y a bien évidemment un message de confirmation de suppression de fichier mais il peut arriver qu’on supprime par erreur.

Si c’est le cas, pas de panique. Vous ne pourrez effectivement pas restaurer vos fichiers directement dans Microsoft Teams. Par contre, vous allez pouvoir accéder aux sites Sharepoint sur lesquels sont stockés vos fichiers depuis Microsoft Teams. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Ouvrir dans Sharepoint ». On accède alors à la bibliothèque où sont stockés les fichiers du canal sur lequel j’étais.

Dans le menu de gauche, vous allez pouvoir accéder à la corbeille du site. Il faut savoir que dans Sharepoint, un élément supprimé reste par défaut pendant 93 jours dans la corbeille de site.

Vous allez pouvoir sélectionner les fichiers que vous souhaitez restaurer puis cliquez sur « Restaurer » dans le menu au-dessus des fichiers. Il faut savoir que les fichiers vont être automatiquement restaurés à l’emplacement d’origine.

Lorsque je vais retourner dans mon canal Teams, je vais aller dans un autre onglet (par exemple « Publications ») pour actualiser mon onglet « Fichiers ». Je change ensuite à nouveau d’onglet pour revenir sur « Fichiers ». Mes fichiers ont bien été automatiquement ajoutés au canal de mon équipe.

Astuce Teams #3 : Ajouter un connecteur Trello à Teams

Comment brancher un connecteur Trello dans une équipe Microsoft Teams ?

Tout d’abord, il faut savoir que Trello s’intègre très bien à Microsoft Teams. Il existe un connecteur, un onglet, et également une application Microsoft Teams qui intègre un bot conversationnel et différents onglets de type tableau de bord. Donc cette application est assez intéressante à utiliser.

Ce qui va nous intéresser ici, c’est le connecteur Trello. Pour brancher un connecteur Trello, il faut aller dans une équipe sur un canal et cliquez sur les trois petits points. Ensuite, cliquez sur « Connecteurs ». Microsoft Teams va alors vous proposer une liste de connecteurs disponibles, dont le connecteur Trello.

Je clique donc sur le bouton « Configurer » en face de Trello. Dans la fenêtre, vous allez devoir vous connecter avec votre compte Trello. Une fois que vous êtes authentifié, vous allez choisir le tableau de bord sur lequel vous souhaitez recevoir les notifications.

Par défaut, les notifications sont activées sur les cartes créées, les cartes déplacées, les commentaires et l’ajout d’un membre à une carte. Il y a également d’autres options disponibles que vous pouvez paramétrer. Par exemple, vous pouvez recevoir des notifications sur les tableaux, sur les listes ou encore sur les listes de contrôle. N’oubliez pas d’enregistrer vos paramètres.

Mon connecteur est alors branché sur mon canal. J’ai reçu une notification qui me le confirme. Je vais ensuite aller sur Trello et le tableau de bord que j’avais sélectionné. J’ajoute une carte et je retourne sur Microsoft Teams. Je vois alors que j’ai reçu un message « Card created – « nom de la carte ». Par contre, les messages de Trello sont toujours en anglais…

Ce qui est vraiment intéressant, c’est que depuis cette carte, je peux ajouter un commentaire directement depuis Microsoft Teams. Donc j’écris mon commentaire, et lorsque je me rends sur mon tableau dans Trello, je m’aperçois que le commentaire a bien été pris en compte. Il existe d’autres options comme la possibilité de mettre une date d’échéance, de déplacer une carte ou de se rendre directement sur le tableau Trello.

Astuce Teams #4 : Partager dans Outlook depuis Teams

Comment partager dans Outlook depuis Microsoft Teams ?

Quand vous êtes dans une conversation dans une équipe Teams, on vous partage du contenu qu’il peut être intéressant de capitaliser. Pour ce faire, vous pouvez faire des capitalisations directement depuis Microsoft Teams en utilisant l’option « Enregistrer ». Mais vous pouvez aussi partager du contenu à des personnes via des mails.

Par exemple, une publication m’intéresse et j’aimerais bien la partage à quelqu’un via un email. Pour réaliser cette action, je vais cliquer à droite de la publication sur les trois petits points pour pouvoir accéder aux options. Je clique ensuite sur « Partager dans Outlook ». Une fenêtre pop-up apparaît avec le fil et le contenu de la discussion. Je vais écrire l’email de la personne avec laquelle je souhaite partager le contenu et je clique sur « Envoyer ». Un mail va ainsi être généré et envoyé à la personne avec laquelle je souhaite partager l’information.

L’avantage de l’envoyer par mail, c’est que même si le message est supprimé de Microsoft Teams, vous aurez une copie de ce message dans vos mails. Si vous utilisez la fonction « Enregistrer », alors si le message est supprimé de Teams, vous n’aurez plus accès au contenu.

Si je souhaite voir à quoi ressemble le mail, il me suffit de me rendre dans ma boîte mail Outlook, dans « Éléments envoyés ». Je vais y retrouver le mail qui a été généré par Microsoft Teams.

Astuce Teams #5 : Le mode multi-fenêtres dans Teams

Au mois de mai 2020, une nouveauté est apparue dans Microsoft Teams. C’est la fonctionnalité multi-fenêtres.

Pour pouvoir l’utiliser, il faut se placer sur le module « Conversations ». Ensuite, il faut choisir une conversation avec une personne ou un groupe. Attention, cela ne fonctionne ni avec les conversations de réunion ni avec les conversations lié à un chatbot.

Je vais dans la conversation et quand je survole la ligne, j’ai une petit icône qui est apparue. Quand je place ma souris dessus, j’ai un texte pop-up qui m’indique que je peux séparer la conversation pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Je peux aussi y accéder en cliquant sur les trois petits points puis choisir « Séparer la conversation pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre ». Et j’ai également l’icône qui apparaît en haut à droite de la conversation.

Si je clique sur l’icône, ma conversation apparaît dans une nouvelle fenêtre. Je peux en parallèle utiliser mes équipes, mes réunions, etc., et avoir la fenêtre de conversation qui est ouverte.

De plus, il existe encore un autre moyen d’accéder à cette fonctionnalité. Je peux depuis une équipe, survoler l’image d’une personne, double cliquer dessus, et la fenêtre de conversation s’ouvrira dans une fenêtre séparée.

Enfin, depuis l’automne 2020, les réunions Teams sont également ouvertes dans une nouvelle fenêtre automatiquement.

La Power Platform de Microsoft et notamment Power Apps promet de réaliser facilement des applications « low code ». Le slogan de Microsoft sur leur outil est « Aujourd’hui, tout le monde peut créer et partager des applications ‘’low code’’ avec Microsoft Power Apps ». Au cours de différents projets, j’ai pu identifier certaines forces et faiblesses de l’outil. Parmi les forces, on peut entre autres noter :

• Pas de perte de temps à créer des infrastructures (base de données, serveurs web, etc…) comme dans un projet de développement classique,
• Prise en main de l’outil et développement de fonctionnalités hyper rapides,
• Possibilité de faire de la correction en direct pendant une démonstration.

Et côté faiblesses :

• Impossibilité de développer à plusieurs sur une même application en même temps,
• Difficulté de maintenir une application complexe.

Fort de ce constat, je trouve que l’outil est particulièrement adapté aux méthodes agiles, je vous détaille pourquoi en reprenant les 4 valeurs du Manifeste agile.

Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils

L’idée de Microsoft, c’est de permettre aux utilisateurs finaux de pouvoir créer leurs propres applications facilement. Qui de mieux que l’utilisateur final pour définir ce dont il a besoin ? Dans les faits, on s’aperçoit que ce n’est pas si simple que ça. En effet, quelques éléments peuvent apporter de la complexité technique au produit (interaction avec d’autres outils du SI, subtilité de certains composants). Une combinaison qui, je trouve, marche bien, est de créer les applications de concert entre utilisateur final et développeur. Cela peut se traduire de plusieurs manières, le développeur crée et l’utilisateur final teste. Ou encore l’utilisateur final crée et le développeur apporte un appui technique sur les blocages rencontrés. En tous cas jouer la complémentarité, en équipe utilisateur +  développeur.

Un logiciel opérationnel plus qu’une documentation exhaustive

Le gros avantage de Power Apps selon moi, c’est la rapidité avec laquelle on peut créer des fonctionnalités et les mettre à disposition des utilisateurs. Cela permet d’effectuer des itérations très courtes ou sprint (jusqu’à la journée) et d’avoir de manière régulière un logiciel fonctionnel.

Cette rapidité est accentuée par le fait que la dette technique est très faible. La plupart des connecteurs sont déjà préconfigurés, le plate-forme Power Apps est prête à l’emploi. On est en environnement cloud, il n’y a pas besoin de passer du temps à créer d’infrastructure et tout paramétrer (base de données, serveur web, temps d’installation). Le cloud permet de se concentrer sur l’essentiel : le métier ; et de créer de la valeur pour le celui-ci de manière aussi frugale que possible (approche agile Lean).

La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle

Une autre possibilité de Power Apps que j’utilise très régulièrement, c’est la démonstration directement depuis le studio de développement. Le succès de Teams et des autres outils de visioconférence amplifie cette pratique. Cela permet de récolter le feedback des utilisateurs et de faire des adaptations en direct en quelques secondes. Effet waouh garanti !

L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan

La simplicité de l’outil permet une adaptation au changement aisée. Pas besoin de semaines de formation ou de gros transfert de compétences pour être autonome sur Power Apps. Pas besoin de connaissance d’un langage de programmation spécifique. Le risque lié à un départ ou changement de développeur est donc assez contenu.

Les changements de fonctionnalité et des besoins en cours de route sont possibles et même bienvenus s’ils permettent d’augmenter la valeur créée pour le métier (on développe les produits pour les utilisateurs métiers, et pas juste pour se faire plaisir entre informaticiens). Power Apps permet l’expérimentation lorsqu’elle est utile au produit / au projet ; il permet de prototyper à moindre coût et rapidement (par exemple dans des démarches d’innovation Design Thinking ou pour un Minimum Viable Product en Lean Startup). En outre, ce prototypage peut se faire sur des applications déjà existantes sans impacter les utilisateurs. Ceux-ci ne disposeront de l’évolution que lorsque le développeur publiera sa version.

En conclusion, Power Apps est un outil pertinent pour les méthodes agiles

Power Apps s’adapte donc très bien aux approches agiles. Attention cependant, il faut utiliser l’outil comme il faut pour éviter les dérives (applications trop complexes notamment). Des bonnes pratiques restent à définir et mettre en place dans l’entreprise pour réduire ces risques, sans brider sa puissance et sa souplesse pour autant.

Vous avez une question concernant la Power Platform ?

La Power Platform est une brique logicielle qui vient avec la suite Microsoft 365. Elle est composée de 4 outils : Power BI, Power Apps, Power Automate et depuis plus récemment Power Virtual Agent.

Ces outils offrent des connecteurs vers l’ensemble des services Office 365 mais également vers des outils tiers comme Trello pour la gestion de tâches, Google Apps, Jira etc…

L’idée de Microsoft est de faire construire rapidement des rapports, des processus, des applications par les Power users. C’est-à-dire des utilisateurs issus du métier qui ont un attrait pour la technologie.

Je vais vous présenter un cas d’usage par outil pour vous montrer comment ceux-ci peuvent améliorer facilement la collaboration dans votre entreprise. J’élude volontairement Virtual Agent car je n’ai aucun retour d’expérience dessus.

Analyze – Power BI

Power BI permet de créer des tableaux de bord. Pour la petite histoire, c’est à la base un add-in d’Excel. Le cas d’usage qui revient très régulièrement, c’est le fameux tableau croisé dynamique. À titre personnel, je trouve que c’est très compliqué à modéliser dans Excel.

Power BI vous permet également de vous connecter à différentes sources de données (des centaines de connecteurs) et de les croiser entre elles. Vous pouvez également partager vos rapports dans des espaces sécurisés (comme des équipes Teams ou des sites SharePoint). Je trouve ce dernier point particulièrement intéressant du point de vue de la collaboration. Dans une équipe Teams, les membres de l’équipe peuvent utiliser la gestion documentaire, des fils de conversation, des prises de notes commune, etc. Ils peuvent également avoir accès à des tableaux de bord relatifs à leur contexte en un clic.

Act – Power Apps

Power Apps permet de créer des applications métiers « low code » (sans développement) pour ordinateur ou smartphone. L’idée est de développer rapidement une application métier et éviter ainsi de gros investissements en développement.

Un cas d’usage courant est le développement d’une application de type formulaire qui permet aux utilisateurs de saisir leur activité. On peut connecter l’application à énormément de sources de données. Par exemple, à une liste SharePoint qui va stocker les différents enregistrements. À l’instar de Power BI, on peut intégrer l’application dans une équipe Teams en 2 clics. L’outil est également particulièrement adapté à la démarche agile. On a rapidement un produit que les utilisateurs peuvent manipuler. À chaque itération, les utilisateurs peuvent voir un réel changement.

Attention cependant, la force de Power Apps réside dans sa simplicité. Il n’est pas fait pour développer des applications complexes type ERP. Au-delà d’un certain nombre d’écrans, de composants ou de sources de données, il devient très compliqué de maintenir l’application.

Automate – Power Automate

Power Automate (anciennement Flow), permet d’automatiser des processus. L’idée est d’avoir un déclencheur (manuel ou automatique) suivi par une liste de traitements. Comme pour le reste de la suite Power Platform, il existe une grande quantité de connecteurs pour le déclenchement et pour les traitements.

Un cas d’usage assez courant, lié à la collaboration, est le suivant : l’envoi d’un email à une adresse définie (déclencheur automatisé) qui entraine la création d’une tâche dans Planner (traitement 1) puis envoie un message dans une équipe Teams avec un lien vers la tâche (traitement 2). On voit souvent dans les entreprises des scénarios d’actions manuelles (perte en qualité) et répétitives (perte de temps). Power Automate est fait pour répondre à ce genre de problèmes.

Virtual Agent

En complément Virtual Agent d’enrichir votre expérience de collaboration avec des chatbots.

Quelle gouvernance avoir avec les outils de Power Platform ?

L’approche à avoir pour appréhender ces outils, c’est que ce sont les données qui gouvernent la stratégie informatique. Et les outils sont là pour manipuler ces données de la manière dont on le souhaite (règle des 3 A) :

• Analyze : pour générer des indicateurs clés à partir de ces données avec Power BI.
• Act : pour enrichir les référentiels de données par les utilisateurs du métier avec Power Apps.
• Automate : pour automatiser des processus liés à ces données avec Power Automate.

En complément, on peut utiliser les outils les uns indépendamment des autres. Cependant, je trouve que leur force réside dans leur complémentarité.

J’ai implémenté un cas d’usage qui illustre cela. L’idée est de modérer la création des équipes Teams avec la Power Platform afin d’éviter le chaos dans les équipes Teams.

Les utilisateurs saisissent dans une application Power Apps les informations de l’équipe qu’ils veulent créer (nom de l’équipe, publique/privée, les membres de l’équipe, etc…). L’enregistrement du formulaire déclenche un flux Power Automate. Ce flux demande l’approbation à un intervenant de la DSI qui autorise ou refuse la création de l’équipe. En fonction de son choix, l’équipe est créée ou un message de refus est envoyé au demandeur. En complément, Power BI permet de faire un suivi sous forme de tableau de bord des approbations en cours ou réalisées, mais également des différentes équipes créées.

 Les Power Users doivent pouvoir manipuler la suite Power Platform. On s’aperçoit avec le recul que ce n’est pas si simple que ça, principalement pour deux raisons :

• La première est purement technique. Pour un non-développeur, ce n’est pas si simple que ça d’intégrer un web service REST dans Power Automate ou encore d’appréhender les différents événements des composants Power Apps.

• La seconde est plus organisationnelle. Les DSI (c’est particulièrement vrai dans les PME ou ETI) souhaitent avoir le contrôle sur l’intégralité des applicatifs de l’entreprise pour garantir le bon fonctionnement et la cohérence du système d’information. Cela s’applique donc également à la Power Platform. Et l’élément qui accentue ce phénomène est la complexité du licensing. Si la DSI gère le budget des licences, il est tout à fait compréhensible que celles-ci veuillent avoir le contrôle sur les applications créées.

En synthèse, la Power Platform permet d’apporter rapidement de la valeur ajoutée à la collaboration de votre entreprise. Cependant, s’ils sont faciles à prendre en main, les outils de la suite Platform peuvent vite nécessiter une expertise technique et/ou organisationnelle (travail sur les sources de données, les connecteurs vers des outils tiers, la logique d’intégration au système d’information, les bonnes pratiques d’usages par les différents types de collaborateur et la gouvernance). N’hésitez pas à vous faire accompagner par des sociétés spécialisées sur le sujet pour en tirer pleinement profit dans la durée.

Je le concède, le titre est un peu racoleur. J’utilise Excel régulièrement mais je pense qu’il est primordial, avant de l’utiliser, de comprendre la complexité de l’outil et les dérives que cela entraine. Et ensuite, quand je l’utilise, suis-je sûr qu’Excel est bien la meilleure solution ?

Un outil très puissant

Je pense ne choquer personne en affirmant qu’Excel est un outil très (très) puissant. Tableaux croisés- dynamiques, graphiques, fonctions, macros VBA… De nombreuses entreprises l’utilisent comme application métier pour des cas d’usages divers. Mais alors pourquoi c’est « mal » ?

À mon sens, il y a plusieurs raisons à cela. Comme je ne vais pas écrire un roman, je vais aujourd’hui vous présenter les trois raisons qui me semble les plus importantes, les détailler, et proposer une solution autour de Microsoft 365 pour chaque problème :

• Sécurité
• Maintenabilité
• Shadow IT

La sécurité sur Excel

La première problématique concerne la sécurité.

Pour illustrer mon raisonnement, rien de mieux qu’un exemple concret (et basé sur des faits réels). Il y a quelques années, je développais des applications web et je commence sur un projet pour une collectivité. Celle-ci calculait les cotisations de ses membres (on parle de centaines de millions d’euros) avec UN fichier Excel contenant une macro bien complexe… le tout déposé sur un partage réseau. Deux mois de développement à transcrire et reporter les méthodes de calcul dans une application web ! Un fichier est par définition volatile.

Cela veut dire, pour ce fichier, qu’une personne malveillante (ou pas d’ailleurs) y ayant accès peut le supprimer. À la rigueur, on peut éventuellement gérer ce cas avec une bonne stratégie de sauvegarde, sous réserve de détecter la suppression à temps.

Un autre scénario possible, plus difficile à détecter, est que cette même personne peut modifier le contenu du fichier. Si le fichier est stocké sur un disque dur ou un partage réseau, il est difficile de tracer l’historique et de revenir à la bonne version.

Troisième cas, probablement le pire, la personne peut faire une copie du fichier et l’envoyer par email (encore une application trop utilisée ;). Ici, non seulement on a 2 versions du même fichier, mais en plus on perd la confidentialité.

Peut-on simplement sécuriser un fichier Excel par un mot de passe ?

Alors oui on peut protéger un fichier Excel par mot de passe. Mais un simple mot de passe, partagé qui plus est, est-il réellement suffisant pour sécuriser un fichier ? Sans éliminer Excel, des bonnes pratiques collaboratives de gestion documentaire permettent de corriger la plupart des problèmes (par exemple l’utilisation d’un outil offrant des fonctionnalités de gestion de versions et de partage comme SharePoint, avec une authentification forte).

Pour aller plus loin, il est souvent possible de remplacer un fichier Excel par une autre solution. En réalité, tout dépend du but du fichier et de l’usage qui en est fait. La Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate) de Microsoft permet de répondre à pas mal de besoins. S’il s’agit par exemple de saisir et agréger des données, Power Apps peut très bien correspondre.

La maintenabilité des fichiers Excel

La deuxième problématique est celle de la maintenabilité.

Cette situation est probablement arrivée à beaucoup d’entre nous : on récupère un fichier Excel avec une macro, et, en l’ouvrant, on a un message d’erreur incompréhensible. Quelqu’un, on ne sait pas qui, on ne sait pas quand, a développé une macro sur le fichier pour faire on ne sait pas quoi. Avec ça, on est bien avancé pour résoudre le problème…

Et puis on a toujours le même problème de versions. On a autant de versions potentielles de la macro qu’on a de copies du fichier.

Autre exemple qui illustre le problème de maintenabilité : le comptable de l’entreprise utilise un fichier Excel pour faire ses tableaux croisés dynamiques. Il part à la retraite, un autre comptable arrive et doit manipuler les données et formules issues du fichier Excel de son prédécesseur. Pas forcément évident pour s’y retrouver.

Il y a plusieurs moyens de résoudre ces problèmes.
D’abord concernant les fichiers avec macros ; beaucoup de projets de développement ces dernières années ont consisté à transformer un fichier Excel avec macro en une application. Pour les tableaux croisés dynamiques et les tableaux de bord, Power BI est l’outil fait pour ça. Pour la petite histoire, c’est d’ailleurs au départ un complément d’Excel.

Le Shadow IT

Dernière problématique, et probablement la plus courante, la génération de Shadow IT (création de système d’information non piloté par l’organisation).

Ce point est d’ailleurs extrêmement compliqué à identifier pour une DSI étant donné qu’une simple licence Office suffit à créer des applications métier à part entière

Je vous partage un autre exemple vécu qui me paraît intéressant pour illustrer le problème.
Une entreprise possède différents sites à travers la France et des agents des services techniques itinérants effectuent des interventions sur les différents sites. Une application est à leur disposition pour saisir les comptes-rendus d’intervention (catégorie, temps passé, etc..). Cependant, certains agents ne parviennent pas à utiliser correctement l’application (notamment par manque de connectivité réseau) et saisissent donc leurs comptes-rendus dans un fichier Excel.

À la fin du mois le directeur des services techniques consulte les tableaux de bords issus de l’application. Les données qu’il possède sont donc totalement fausses car elles ne sont pas ressaisies dans l’application.
Sans aller jusqu’à des problèmes aussi critiques, les cas sont nombreux, où la DSI met à disposition une application et comme cette application ne répond pas, ou pas totalement au besoin des utilisateurs, elle est alors remplacée ou complétée par un fichier Excel.

La clé pour résoudre ce problème est d’impliquer les métiers dans l’intégration de nouvelles applications. Ce sont les plus à même de comprendre et détailler leurs besoins !
Dans mon exemple, le problème d’adoption de l’outil officiel venait du fait qu’on ne peut pas l’utiliser hors connexion. Une application Power Apps sur mobile pourrait probablement répondre à ce besoin.

En conclusion, Excel est un outil très puissant mais victime de son succès.
Microsoft 365 propose des outils, notamment autour de la Power Platform, permettant d’éviter les dérives et les écueils qui pourraient être générés par l’utilisation d’Excel. J’espère que dorénavant vous vous assurerez de vous poser les bonnes questions avant d’utiliser Excel.

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Nouvelle interface d’administration pour SharePoint Online

La nouvelle interface d’administration centrale de SharePoint Online dans Office 365 correspond davantage au nouveau visuel de l’expérience moderne. Mais surtout, elle possède de nouvelles fonctionnalités. Il est possible par exemple de visualiser les collections de sites modernes, c’est-à-dire les nouveaux sites de communication et d’équipe.

Quel rôle est nécessaire afin de pouvoir accéder à la nouvelle interface d’administration ?

Il vous faut le rôle d’administrateur SharePoint ou être administrateur de votre Tenant Office 365.

Quelles sont les nouveautés apportées dans cette nouvelle interface d’administration ?

Parmi les nouveautés, 3 volets composent désormais la page d’accueil de la nouvelle interface d’administration de SharePoint Online :

1. Centre de Reporting : cette partie vous présente l’activité sur SharePoint sous forme de rapports d’activité de 7 à 180 jours sur les fichiers, les pages et les utilisateurs SharePoint. Vous pouvez également obtenir des informations précieuses sur le partage externe et l’utilisation de l’option de synchronisation.
2. Centre de messagerie : dans cette section, vous pouvez lire les annonces officielles qui concernent les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour dans SharePoint. Cela vous permet de gérer les modifications apportées à venir. Chaque ligne vous donne un aperçu d’une modification et de la manière dont cela peut affecter vos utilisateurs.
3. Etat d’intégrité des services : cette section vous permet de vérifier que l’état du service SharePoint Online est correct et d’être notifié s’il rencontre un actif consultatif ou incident.

>> Vous avez besoin de plus d’informations sur un avis ou un incident ? Cliquez simplement dessus pour ouvrir la page État du Service du centre d’administration d’Office 365.

Le centre de Reporting  permet de connaître les sites les plus visités et le contenu le plus consulté avec une présentation intuitive et graphique. J’adhère personnellement à cette fonctionnalité et je vous invite à la découvrir !

Menu contextuel de l’interface d’administration Sharepoint Online 

Sur le menu contextuel affiché à gauche, vous retrouverez les informations traditionnellement présentes dans la console d’administration SharePoint Online d’Office 365 concernant la liste des collections de sites.

Ainsi, dans cette liste (que l’on peut désormais exporter vers Excel), vous retrouverez :

• la quantité d’espace de stockage utilisé par collection de sites,
• le nom des administrateurs de collection de sites,
• le modèle utilisé,
• les dates de dernière utilisation et de création.

Il est important de préciser que vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes. Par exemple, si le site est utilisé par un Office Groupe, vous pourrez ajouter son adresse web.Vous pouvez aussi ajouter le nombre de fichiers chargés dans les bibliothèques (la colonne Fichiers vus ou édités indique les statistiques d’utilisation). De plus, vous pouvez ajouter les statistiques de consultation des pages de site… Enfin, vous pouvez également créer des nouvelles collections de site. Parmi celle-ci, vous avez le site d’équipe moderne, le site de communication moderne ou le site classique.

Gestion de site : envoyer un courrier aux administrateurs

Si vous avez un message à diffuser aux administrateurs d’une ou plusieurs collections de site vous pouvez cocher les collections de site concernées et cliquer sur « Envoyer un courrier aux administrateurs ».

Cette option de diffusion d’un message commun aux administrateurs de différentes collections de site me semble très intéressante et évite d’envoyer le même message à plusieurs reprises aux différents destinataires.

Sites supprimés

La page des sites supprimés n’est autre que la corbeille qui permet de voir les sites supprimés. Ceux-ci sont conservés durant 30 jours. Les mêmes colonnes que celles décrites précédemment sont visibles. Cette page permet également de restaurer des sites.

L’expérience utilisateur

Pour finir, la dernière page vous offre la possibilité de paramétrer vos collections de sites, de choisir l’expérience Classique et/ou Moderne de vos expériences utilisateur par collection de sites et enfin, de paramétrer l’autorisation des notifications pour les utilisateurs concernant les mises à jour des News et des documents. De nouvelles fonctionnalités vont venir compléter progressivement cette page.

NB : Pour information cette interface n’est pas complète, les autres fonctionnalités existantes dans l’ancienne interface sont en cours de déploiement. Si vous voulez en savoir plus, je vous invite à consulter l’article réalisé par Mr. Gokan Ozcifci  sur ce sujet.

Sites Concentrateurs (Hub Sites) 

Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité de l’intranet qui a pour but de rassembler des sites connexes de différents types :

• site d’équipe
• de communication…

Vous pouvez ainsi regrouper les actualités et les activités, simplifier la recherche et créer une cohésion avec la navigation partagée et l’apparence.

De plus, vous pouvez associer plusieurs sites d’équipe et sites de communication. Cela vous permet de modéliser et promouvoir un intranet qui reflète la façon dont vos collaborateurs s’organisent. Les sites Hub fournissent une structure de navigation, un aspect et une convivialité communs, ainsi qu’une recherche sur les sites associés. Ils regroupent également les actualités et les activités des sites associés et affichent le cumul sur la page d’accueil du site Hub.

Enfin, un dernier petit rappel : un site de communication « moderne » est un espace où vous pouvez partager des actualités, présenter un article, un message de diffusion. L’idée d’un site de communication est d’avoir plusieurs éditeurs qui créent et gèrent le contenu et un large public qui lit ce contenu. Cependant, un site de communication n’est pas connecté à un groupe Office 365 contrairement à un site d’équipe moderne.

Les utilisateurs peuvent accéder au site de communication cible s’ils possèdent les autorisations nécessaires.

Migrer vers Office 365… à la quête d’une adoption utilisateur réussie

Microsoft Office 365 fort de ses millions d’utilisateurs actifs dans le monde est la solution collaborative cloud phare incontournable d’aujourd’hui.

Dans beaucoup de nos missions, nous accompagnons nos clients dans la sensibilisation et la démarche d’adoption aux outils Office 365.

La migration : un challenge pour les entreprises

Décider de migrer vers Office 365 est un challenge pour une entreprise. D’abord sur le plan technologique mais surtout en terme d’adoption de la part de vos utilisateurs. Les aspects liés à la migration technique (annuaire, messagerie) ne seront pas les sujets de cet article. Nous allons nous concentrer sur les utilisateurs, leur passé et leur futur avec Office 365. Car il s’agit bien là en effet d’un changement des habitudes pour tendre vers un monde collaboratif efficace et 100% connecté. Ce qu’on appelle le fameux monde du « digital workspace » et de la transformation digitale.

En effet, le postulat de la part de Microsoft est assez simpliste. « Votre abonnement vous donne accès à tout un tas d’outils magiques que l’on vous met à disposition. Vous n’avez rien à installer en terme d’infrastructure, on s’occupe de tout ! Donc allez-y vous pouvez tout utiliser ! Enjoy ! ».

Se poser les bonnes questions

Dans la vraie vie, cela n’est évidemment pas aussi simple. Il n’y a pas de magie. Cela nécessite une démarche et une adaptation « sur mesure » pour chaque entreprise. Les sujets à adresser liés à cette démarche sont nombreux :

Prendre en compte les utilisateurs

• Appréhender les habitudes quotidiennes des personnes, leurs manières de travailler en équipe, ainsi que les spécificités organisationnelles.
• Analyser les outils collaboratifs en place s’il y en a, l’utilisation des partages réseaux, et tous les autres outils du SI. Puis déterminer comment ils pourront s’interconnecter/s’intégrer à des solutions comme Office 365.
• Effectuer une analyse approfondie des habitudes liées à la messagerie. En effet, la quantité gigantesque d’échanges par email est souvent le problème n°1 à éradiquer lorsque l’on aborde la transformation vers les outils collaboratifs. L’email est un outil historique, voire préhistorique, et les habitudes ont la vie dure.
• Déterminer l’existence et l’utilisation d’outils non officiels (ShadowIT), et comprendre quels sont les enjeux et motivations à utiliser ces outils. Souvent il va se cacher des besoins qui seront à implémenter en priorité avec Office 365, sous forme de POC ou Quick Win.
• Former et accompagner des utilisateurs, avec différents profils à considérer. Par exemple, les utilisateurs qui seront très actifs avec les outils de collaboration, ou les personnes qui seront simplement consommateur d’informations ou bien les futurs administrateurs fonctionnels des outils Office 365.
• Comprendre rapidement quels pourront être les freins à l’adoption des outils Office 365
• Embarquer les utilisateurs le plus tôt possible dans l’aventure Office 365 et cela dès l’étude de migration.

Roadmap, communication et gouvernance

• Etablir une RoadMap réaliste des outils Office 365 qui seront installés au fur et à mesure (au premier déploiement, à horizon 6 mois, à horizon 1 an ….).
• Communiquer de manière simple sur cette RoadMap et les usages associés : « quel outil pour quels usages ».
• Mettre en place une gouvernance de l’information avec une équipe responsable d’établir et faire vivre cette gouvernance.
• Mettre en place les règles d’entreprise par rapport aux données, à la sécurité et aux exigences (contraintes légales par exemple).

Mesures, coûts et contraintes

• Mesurer et analyser les usages et l’adoption des outils. Il est important de le faire dès le début du déploiement de la solution Office 365.
• Déterminer la quantité de données à stocker dans Office 365 (notamment par rapport au volume de données existant et également la quantité de données ajouté au fil de l’eau).
• Etablir les coûts liés à la solution Office 365. Il est nécessaire de le faire de la manière la plus précise possible en analysant les services utilisés réellement pour chaque utilisateur afin d’en optimiser les dépenses.
• Vérifier les contraintes techniques tel que le réseau et le débit de la connexion internet par rapport aux besoins réels des échanges collaboratifs (documents, messages, vidéo conférence, etc …).

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et doit être adaptée pour chaque entreprise lorsqu’elle décide de migrer vers Office 365. Nous avons accompagné nombre d’entreprises dans leur démarche d’étude ou de mise en œuvre d’Office 365 et nous n’avons jamais eu deux cas similaires.

Chaque point pourrait faire à lui seul l’objet d’un article à part entière. Mais le but de celui-ci est de mettre en évidence les questionnements et la complexité pour vos utilisateurs à lancer un projet de migration vers Office 365.

Comprendre la culture d’entreprise

À ces difficultés s’ajoutent aussi des spécificités liées à chaque contexte client. Certains points qui ont été listés seront de véritables casse-têtes lorsqu’il s’agit de multinationales avec plusieurs milliers d’utilisateurs. Dans ce cas, la mise en place d’un mode « Service » et d’une équipe dédiée à tous les aspects de la migration et ensuite à l’accompagnement et au support des utilisateurs est indispensable. Cela n’évitera pas cependant les enjeux de pouvoir qui auront forcément lieu lors de l’arrivée de tels outils collaboratifs.

De manière plus simple, nous sommes aussi confrontés aux spécificités « culturelles » qu’il faut prendre en considération. Ainsi, les processus de type « FastTrack » proposés par exemple par Microsoft pour gérer la migration et l’adoption des équipes vers Office 365, arrive avec des terminologies américaines très (ou trop) enthousiastes tel que l’équipe des  « champions » qui va être équipe pilote pour ensuite devenir « ambassador ».

Nous avions réalisé un projet de migration vers Office 365 pour une entité française d’un groupe Américain. Les concepts évoqués plus haut avaient été mis en œuvre avec un grand succès. Je me souviens m’être aventuré à faire la promotion du concept de « champions » lors du projet suivant avec le responsable d’une société française de 1500 personnes. Celui-ci m’a écouté gentiment avant de me regarder d’un air dubitatif et me répondre « En fait, on va simplement l’appeler ‘équipe pilote’ si ça ne vous embête pas, ça ira très bien pour nous …».

Vous noterez que beaucoup de questionnements peuvent s’appliquer à la démarche d’adoption de n’importe quel autre outil et que certains points sont uniquement du bon sens.

Les utilisateurs au coeur de la migration

Malgré tout, ne négligez aucun sujet de cette liste, certains doivent être traités avec bon sens. Par exemple, pour sensibiliser et embarquer au plus tôt tous les utilisateurs dans la migration vers Office 365, n’hésitez pas à lancer un questionnaire global et réaliser des interviews. Celles-ci peuvent se faire :

• sur les habitudes collaboratives
• les avantages mais aussi les limitations de leurs outils
• ce qui leur fait perdre du temps
• l’outil idéal qu’ils aimeraient avoir pour collaborer
• les fonctionnalités qu’ils ne veulent pas perdre
• le nombre d’emails envoyés par jour.

Plus tôt vos utilisateurs seront écoutés, plus tôt vous aurez une connaissance exhaustive de la situation actuelle. Et, plus important, ils se sentiront forcément concernés dans la démarche de migration, car Il ne faut pas oublier qu’Office 365 ne reste que de l’outillage. Le plus important, c’est de les écouter !