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La Power Platform est une brique logicielle qui vient avec la suite Microsoft 365. Elle est composée de 4 outils : Power BI, Power Apps, Power Automate et depuis plus récemment Power Virtual Agent.

Ces outils offrent des connecteurs vers l’ensemble des services Office 365 mais également vers des outils tiers comme Trello pour la gestion de tâches, Google Apps, Jira etc…

L’idée de Microsoft est de faire construire rapidement des rapports, des processus, des applications par les Power users. C’est-à-dire des utilisateurs issus du métier qui ont un attrait pour la technologie.

Je vais vous présenter un cas d’usage par outil pour vous montrer comment ceux-ci peuvent améliorer facilement la collaboration dans votre entreprise. J’élude volontairement Virtual Agent car je n’ai aucun retour d’expérience dessus.

Analyze – Power BI

Power BI permet de créer des tableaux de bord. Pour la petite histoire, c’est à la base un add-in d’Excel. Le cas d’usage qui revient très régulièrement, c’est le fameux tableau croisé dynamique. À titre personnel, je trouve que c’est très compliqué à modéliser dans Excel.

Power BI vous permet également de vous connecter à différentes sources de données (des centaines de connecteurs) et de les croiser entre elles. Vous pouvez également partager vos rapports dans des espaces sécurisés (comme des équipes Teams ou des sites SharePoint). Je trouve ce dernier point particulièrement intéressant du point de vue de la collaboration. Dans une équipe Teams, les membres de l’équipe peuvent utiliser la gestion documentaire, des fils de conversation, des prises de notes commune, etc. Ils peuvent également avoir accès à des tableaux de bord relatifs à leur contexte en un clic.

Act – Power Apps

Power Apps permet de créer des applications métiers « low code » (sans développement) pour ordinateur ou smartphone. L’idée est de développer rapidement une application métier et éviter ainsi de gros investissements en développement.

Un cas d’usage courant est le développement d’une application de type formulaire qui permet aux utilisateurs de saisir leur activité. On peut connecter l’application à énormément de sources de données. Par exemple, à une liste SharePoint qui va stocker les différents enregistrements. À l’instar de Power BI, on peut intégrer l’application dans une équipe Teams en 2 clics. L’outil est également particulièrement adapté à la démarche agile. On a rapidement un produit que les utilisateurs peuvent manipuler. À chaque itération, les utilisateurs peuvent voir un réel changement.

Attention cependant, la force de Power Apps réside dans sa simplicité. Il n’est pas fait pour développer des applications complexes type ERP. Au-delà d’un certain nombre d’écrans, de composants ou de sources de données, il devient très compliqué de maintenir l’application.

Automate – Power Automate

Power Automate (anciennement Flow), permet d’automatiser des processus. L’idée est d’avoir un déclencheur (manuel ou automatique) suivi par une liste de traitements. Comme pour le reste de la suite Power Platform, il existe une grande quantité de connecteurs pour le déclenchement et pour les traitements.

Un cas d’usage assez courant, lié à la collaboration, est le suivant : l’envoi d’un email à une adresse définie (déclencheur automatisé) qui entraine la création d’une tâche dans Planner (traitement 1) puis envoie un message dans une équipe Teams avec un lien vers la tâche (traitement 2). On voit souvent dans les entreprises des scénarios d’actions manuelles (perte en qualité) et répétitives (perte de temps). Power Automate est fait pour répondre à ce genre de problèmes.

Virtual Agent

En complément Virtual Agent d’enrichir votre expérience de collaboration avec des chatbots.

Quelle gouvernance avoir avec les outils de Power Platform ?

L’approche à avoir pour appréhender ces outils, c’est que ce sont les données qui gouvernent la stratégie informatique. Et les outils sont là pour manipuler ces données de la manière dont on le souhaite (règle des 3 A) :

• Analyze : pour générer des indicateurs clés à partir de ces données avec Power BI.
• Act : pour enrichir les référentiels de données par les utilisateurs du métier avec Power Apps.
• Automate : pour automatiser des processus liés à ces données avec Power Automate.

En complément, on peut utiliser les outils les uns indépendamment des autres. Cependant, je trouve que leur force réside dans leur complémentarité.

J’ai implémenté un cas d’usage qui illustre cela. L’idée est de modérer la création des équipes Teams avec la Power Platform afin d’éviter le chaos dans les équipes Teams.

Les utilisateurs saisissent dans une application Power Apps les informations de l’équipe qu’ils veulent créer (nom de l’équipe, publique/privée, les membres de l’équipe, etc…). L’enregistrement du formulaire déclenche un flux Power Automate. Ce flux demande l’approbation à un intervenant de la DSI qui autorise ou refuse la création de l’équipe. En fonction de son choix, l’équipe est créée ou un message de refus est envoyé au demandeur. En complément, Power BI permet de faire un suivi sous forme de tableau de bord des approbations en cours ou réalisées, mais également des différentes équipes créées.

 Les Power Users doivent pouvoir manipuler la suite Power Platform. On s’aperçoit avec le recul que ce n’est pas si simple que ça, principalement pour deux raisons :

• La première est purement technique. Pour un non-développeur, ce n’est pas si simple que ça d’intégrer un web service REST dans Power Automate ou encore d’appréhender les différents événements des composants Power Apps.

• La seconde est plus organisationnelle. Les DSI (c’est particulièrement vrai dans les PME ou ETI) souhaitent avoir le contrôle sur l’intégralité des applicatifs de l’entreprise pour garantir le bon fonctionnement et la cohérence du système d’information. Cela s’applique donc également à la Power Platform. Et l’élément qui accentue ce phénomène est la complexité du licensing. Si la DSI gère le budget des licences, il est tout à fait compréhensible que celles-ci veuillent avoir le contrôle sur les applications créées.

En synthèse, la Power Platform permet d’apporter rapidement de la valeur ajoutée à la collaboration de votre entreprise. Cependant, s’ils sont faciles à prendre en main, les outils de la suite Platform peuvent vite nécessiter une expertise technique et/ou organisationnelle (travail sur les sources de données, les connecteurs vers des outils tiers, la logique d’intégration au système d’information, les bonnes pratiques d’usages par les différents types de collaborateur et la gouvernance). N’hésitez pas à vous faire accompagner par des sociétés spécialisées sur le sujet pour en tirer pleinement profit dans la durée.

En cette période de crise sanitaire du COVID 19, l’utilisation de Microsoft Teams a explosé. L’outil permet entre autres d’échanger par chat, de faire des visioconférences, ou encore de gérer des équipes via le module du même nom. Vous ne le savez peut-être pas mais dans son module « Equipes », Teams s’appuie sur un autre outil de la suite Office 365, SharePoint.

Prenons un exemple pour illustrer ça. Je crée une équipe Teams privée que je nomme « IT » avec 2 canaux « Général » et « Veille techno ». Quand je crée mon équipe, automatiquement un groupe Office 365 privé est créé, et par conséquent, un site d’équipe SharePoint avec les mêmes personnes que celles définies dans l’équipe Teams. En réalité, la relation entre Teams et SharePoint est encore plus forte que ça. Ce que je pense stocker dans mon équipe Teams est en réalité stocké dans SharePoint. Teams n’est « qu’une interface », l’outil qui stocke tout est SharePoint. Pour l’équipe que j’ai créée, je vais donc avoir un site d’équipe SharePoint appelé « IT ». Dans la bibliothèque « Documents », je vais retrouver mes 2 canaux Teams sous forme de répertoires. Pour faire une métaphore, on peut comparer cette situation à une voiture, Teams serait la carrosserie, la partie visible de la voiture, et SharePoint serait le moteur, sans qui la voiture ne pourrait pas avancer.

On peut donc travailler sur le même contenu à la fois dans Teams et dans SharePoint. Mais alors quel outil utiliser ? Je vais vous expliquer les cas où vous devez privilégier l’un plutôt que l’autre.

Gérer son contenu documentaire avec Teams

Teams a de sacrés arguments à faire valoir. L’outil est un bureau de travail virtuel où l’on va à la fois pouvoir :

• Chatter avec vos collaborateurs et vos clients
• Participer à des réunions audio ou vidéo
• Collaborer sur du contenu (documentaire par exemple) en temps réel

Tout ça de manière fluide ! De mon ressenti, l’utilisation de la gestion documentaire par le biais de Teams est hyper efficace. On a l’impression d’être dans un explorateur de fichiers local.

Teams possède également un système de mentions qui permet de notifier facilement des utilisateurs qu’un contenu est ajouté ou mis à jour. Je trouve cette fonctionnalité très intéressante car elle permet d’éviter les emails inutiles. On n’est que trop souvent esclave de notre messagerie.

Les systèmes d’onglets et de connecteurs permettent également d’ajouter de la valeur à vos équipes. Cela permet d’intégrer des applicatifs externes comme des outils de gestion de tâches (Planner, Trello), de prise de notes (OneNote), de ticketing (Jira), de reporting (Power BI)… La liste est plutôt longue.

Gérer sa documentation à l’aide de Sharepoint

Cependant, lorsque l’on veut avoir une pratique documentaire un peu plus avancée, on arrive vite aux limites de Teams. Je vous donne quelques exemples parmi les plus parlants.

Je gère des fichiers dans un canal Teams et je supprime un de ces fichiers par erreur. Impossible de récupérer ce fichier directement depuis Teams. Pas de panique cependant, il existe une corbeille qui stocke ce fichier pendant 30 jours. Cette corbeille est accessible depuis le site SharePoint associé à l’équipe.

Autre exemple plus problématique, je veux donner un accès en lecture seule aux documents de mon équipe à certains utilisateurs. Teams ne gère que 2 niveaux d’accès : « propriétaire » (qui a contrôle total sur l’équipe) et « membre » (qui peut ajouter, modifier, supprimer uniquement du contenu). Je ne parle pas du niveau « invité » qui est assez similaire au « membre ». SharePoint permet une granularité des droits plus fine et permet de gérer par exemple cet accès en lecture seule.

Le dernier exemple concerne l’ajout de métadonnées. Pour ajouter de la valeur, par exemple pour optimiser la recherche, il peut être intéressant d’ajouter des métadonnées aux documents. Cela peut être le typage de ces documents (« Devis », « Facture », etc…), la définition d’une date d’échéance, la définition d’une personne validant le document. L’ajout de métadonnées est un mécanisme standard de SharePoint et est impossible dans Teams.

On peut également opposer quelques éléments négatifs à SharePoint :

• L’interface en mode Web n’est pas idéale pour gérer les documents de manière fluide.
• Il faut un certain temps de customisation pour avoir un site « présentable ».

Dernier point, on peut imaginer pour une équipe donnée une utilisation hybride de Teams et de SharePoint. Attention cependant à l’adoption, le fait de basculer d’un outil à l’autre offre en général une mauvaise expérience utilisateur.

Alors, Teams ou Sharepoint ?

En synthèse, quel outil utiliser ?

Si vous avez besoin de gérer votre contenu de manière simple, alors il vaut mieux passer par Teams qui est facile à prendre en main.

Si vous avez besoin de fonctionnalités un peu plus avancées comme l’apposition de métadonnées ou des accès en lecture seule alors il vaut mieux basculer sur SharePoint.

Vous souhaitez savoir comment améliorer la qualité documentaire avec Office 365 ? Lisez cet article !

Quels sont les points importants d’une bonne gestion documentaire ? SharePoint Online (Office 365) est utilisé dans les entreprises pour la collaboration et le travail d’équipe.

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Je le concède, le titre est un peu racoleur. J’utilise Excel régulièrement mais je pense qu’il est primordial, avant de l’utiliser, de comprendre la complexité de l’outil et les dérives que cela entraine. Et ensuite, quand je l’utilise, suis-je sûr qu’Excel est bien la meilleure solution ?

Un outil très puissant

Je pense ne choquer personne en affirmant qu’Excel est un outil très (très) puissant. Tableaux croisés- dynamiques, graphiques, fonctions, macros VBA… De nombreuses entreprises l’utilisent comme application métier pour des cas d’usages divers. Mais alors pourquoi c’est « mal » ?

À mon sens, il y a plusieurs raisons à cela. Comme je ne vais pas écrire un roman, je vais aujourd’hui vous présenter les trois raisons qui me semble les plus importantes, les détailler, et proposer une solution autour de Microsoft 365 pour chaque problème :

• Sécurité
• Maintenabilité
• Shadow IT

La sécurité sur Excel

La première problématique concerne la sécurité.

Pour illustrer mon raisonnement, rien de mieux qu’un exemple concret (et basé sur des faits réels). Il y a quelques années, je développais des applications web et je commence sur un projet pour une collectivité. Celle-ci calculait les cotisations de ses membres (on parle de centaines de millions d’euros) avec UN fichier Excel contenant une macro bien complexe… le tout déposé sur un partage réseau. Deux mois de développement à transcrire et reporter les méthodes de calcul dans une application web ! Un fichier est par définition volatile.

Cela veut dire, pour ce fichier, qu’une personne malveillante (ou pas d’ailleurs) y ayant accès peut le supprimer. À la rigueur, on peut éventuellement gérer ce cas avec une bonne stratégie de sauvegarde, sous réserve de détecter la suppression à temps.

Un autre scénario possible, plus difficile à détecter, est que cette même personne peut modifier le contenu du fichier. Si le fichier est stocké sur un disque dur ou un partage réseau, il est difficile de tracer l’historique et de revenir à la bonne version.

Troisième cas, probablement le pire, la personne peut faire une copie du fichier et l’envoyer par email (encore une application trop utilisée ;). Ici, non seulement on a 2 versions du même fichier, mais en plus on perd la confidentialité.

Peut-on simplement sécuriser un fichier Excel par un mot de passe ?

Alors oui on peut protéger un fichier Excel par mot de passe. Mais un simple mot de passe, partagé qui plus est, est-il réellement suffisant pour sécuriser un fichier ? Sans éliminer Excel, des bonnes pratiques collaboratives de gestion documentaire permettent de corriger la plupart des problèmes (par exemple l’utilisation d’un outil offrant des fonctionnalités de gestion de versions et de partage comme SharePoint, avec une authentification forte).

Pour aller plus loin, il est souvent possible de remplacer un fichier Excel par une autre solution. En réalité, tout dépend du but du fichier et de l’usage qui en est fait. La Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate) de Microsoft permet de répondre à pas mal de besoins. S’il s’agit par exemple de saisir et agréger des données, Power Apps peut très bien correspondre.

La maintenabilité des fichiers Excel

La deuxième problématique est celle de la maintenabilité.

Cette situation est probablement arrivée à beaucoup d’entre nous : on récupère un fichier Excel avec une macro, et, en l’ouvrant, on a un message d’erreur incompréhensible. Quelqu’un, on ne sait pas qui, on ne sait pas quand, a développé une macro sur le fichier pour faire on ne sait pas quoi. Avec ça, on est bien avancé pour résoudre le problème…

Et puis on a toujours le même problème de versions. On a autant de versions potentielles de la macro qu’on a de copies du fichier.

Autre exemple qui illustre le problème de maintenabilité : le comptable de l’entreprise utilise un fichier Excel pour faire ses tableaux croisés dynamiques. Il part à la retraite, un autre comptable arrive et doit manipuler les données et formules issues du fichier Excel de son prédécesseur. Pas forcément évident pour s’y retrouver.

Il y a plusieurs moyens de résoudre ces problèmes.
D’abord concernant les fichiers avec macros ; beaucoup de projets de développement ces dernières années ont consisté à transformer un fichier Excel avec macro en une application. Pour les tableaux croisés dynamiques et les tableaux de bord, Power BI est l’outil fait pour ça. Pour la petite histoire, c’est d’ailleurs au départ un complément d’Excel.

Le Shadow IT

Dernière problématique, et probablement la plus courante, la génération de Shadow IT (création de système d’information non piloté par l’organisation).

Ce point est d’ailleurs extrêmement compliqué à identifier pour une DSI étant donné qu’une simple licence Office suffit à créer des applications métier à part entière

Je vous partage un autre exemple vécu qui me paraît intéressant pour illustrer le problème.
Une entreprise possède différents sites à travers la France et des agents des services techniques itinérants effectuent des interventions sur les différents sites. Une application est à leur disposition pour saisir les comptes-rendus d’intervention (catégorie, temps passé, etc..). Cependant, certains agents ne parviennent pas à utiliser correctement l’application (notamment par manque de connectivité réseau) et saisissent donc leurs comptes-rendus dans un fichier Excel.

À la fin du mois le directeur des services techniques consulte les tableaux de bords issus de l’application. Les données qu’il possède sont donc totalement fausses car elles ne sont pas ressaisies dans l’application.
Sans aller jusqu’à des problèmes aussi critiques, les cas sont nombreux, où la DSI met à disposition une application et comme cette application ne répond pas, ou pas totalement au besoin des utilisateurs, elle est alors remplacée ou complétée par un fichier Excel.

La clé pour résoudre ce problème est d’impliquer les métiers dans l’intégration de nouvelles applications. Ce sont les plus à même de comprendre et détailler leurs besoins !
Dans mon exemple, le problème d’adoption de l’outil officiel venait du fait qu’on ne peut pas l’utiliser hors connexion. Une application Power Apps sur mobile pourrait probablement répondre à ce besoin.

En conclusion, Excel est un outil très puissant mais victime de son succès.
Microsoft 365 propose des outils, notamment autour de la Power Platform, permettant d’éviter les dérives et les écueils qui pourraient être générés par l’utilisation d’Excel. J’espère que dorénavant vous vous assurerez de vous poser les bonnes questions avant d’utiliser Excel.

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Nouvelle interface d’administration pour SharePoint Online

La nouvelle interface d’administration centrale de SharePoint Online dans Office 365 correspond davantage au nouveau visuel de l’expérience moderne. Mais surtout, elle possède de nouvelles fonctionnalités. Il est possible par exemple de visualiser les collections de sites modernes, c’est-à-dire les nouveaux sites de communication et d’équipe.

Quel rôle est nécessaire afin de pouvoir accéder à la nouvelle interface d’administration ?

Il vous faut le rôle d’administrateur SharePoint ou être administrateur de votre Tenant Office 365.

Quelles sont les nouveautés apportées dans cette nouvelle interface d’administration ?

Parmi les nouveautés, 3 volets composent désormais la page d’accueil de la nouvelle interface d’administration de SharePoint Online :

1. Centre de Reporting : cette partie vous présente l’activité sur SharePoint sous forme de rapports d’activité de 7 à 180 jours sur les fichiers, les pages et les utilisateurs SharePoint. Vous pouvez également obtenir des informations précieuses sur le partage externe et l’utilisation de l’option de synchronisation.
2. Centre de messagerie : dans cette section, vous pouvez lire les annonces officielles qui concernent les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour dans SharePoint. Cela vous permet de gérer les modifications apportées à venir. Chaque ligne vous donne un aperçu d’une modification et de la manière dont cela peut affecter vos utilisateurs.
3. Etat d’intégrité des services : cette section vous permet de vérifier que l’état du service SharePoint Online est correct et d’être notifié s’il rencontre un actif consultatif ou incident.

>> Vous avez besoin de plus d’informations sur un avis ou un incident ? Cliquez simplement dessus pour ouvrir la page État du Service du centre d’administration d’Office 365.

Le centre de Reporting  permet de connaître les sites les plus visités et le contenu le plus consulté avec une présentation intuitive et graphique. J’adhère personnellement à cette fonctionnalité et je vous invite à la découvrir !

Menu contextuel de l’interface d’administration Sharepoint Online 

Sur le menu contextuel affiché à gauche, vous retrouverez les informations traditionnellement présentes dans la console d’administration SharePoint Online d’Office 365 concernant la liste des collections de sites.

Ainsi, dans cette liste (que l’on peut désormais exporter vers Excel), vous retrouverez :

• la quantité d’espace de stockage utilisé par collection de sites,
• le nom des administrateurs de collection de sites,
• le modèle utilisé,
• les dates de dernière utilisation et de création.

Il est important de préciser que vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes. Par exemple, si le site est utilisé par un Office Groupe, vous pourrez ajouter son adresse web. Vous pouvez aussi ajouter le nombre de fichiers chargés dans les bibliothèques (la colonne Fichiers vus ou édités indique les statistiques d’utilisation). De plus, vous pouvez ajouter les statistiques de consultation des pages de site… Enfin, vous pouvez également créer des nouvelles collections de site. Parmi celle-ci, vous avez le site d’équipe moderne, le site de communication moderne ou le site classique.

Gestion de site : envoyer un courrier aux administrateurs

Si vous avez un message à diffuser aux administrateurs d’une ou plusieurs collections de site vous pouvez cocher les collections de site concernées et cliquer sur « Envoyer un courrier aux administrateurs ».

Cette option de diffusion d’un message commun aux administrateurs de différentes collections de site me semble très intéressante et évite d’envoyer le même message à plusieurs reprises aux différents destinataires.

Sites supprimés

La page des sites supprimés n’est autre que la corbeille qui permet de voir les sites supprimés. Ceux-ci sont conservés durant 30 jours. Les mêmes colonnes que celles décrites précédemment sont visibles. Cette page permet également de restaurer des sites.

L’expérience utilisateur

Pour finir, la dernière page vous offre la possibilité de paramétrer vos collections de sites, de choisir l’expérience Classique et/ou Moderne de vos expériences utilisateur par collection de sites et enfin, de paramétrer l’autorisation des notifications pour les utilisateurs concernant les mises à jour des News et des documents. De nouvelles fonctionnalités vont venir compléter progressivement cette page.

NB : Pour information cette interface n’est pas complète, les autres fonctionnalités existantes dans l’ancienne interface sont en cours de déploiement. Si vous voulez en savoir plus, je vous invite à consulter l’article réalisé par Mr. Gokan Ozcifci  sur ce sujet.

Sites Concentrateurs (Hub Sites) 

Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité de l’intranet qui a pour but de rassembler des sites connexes de différents types :

• site d’équipe
• de communication…

Vous pouvez ainsi regrouper les actualités et les activités, simplifier la recherche et créer une cohésion avec la navigation partagée et l’apparence.

De plus, vous pouvez associer plusieurs sites d’équipe et sites de communication. Cela vous permet de modéliser et promouvoir un intranet qui reflète la façon dont vos collaborateurs s’organisent. Les sites Hub fournissent une structure de navigation, un aspect et une convivialité communs, ainsi qu’une recherche sur les sites associés. Ils regroupent également les actualités et les activités des sites associés et affichent le cumul sur la page d’accueil du site Hub.

Enfin, un dernier petit rappel : un site de communication « moderne » est un espace où vous pouvez partager des actualités, présenter un article, un message de diffusion. L’idée d’un site de communication est d’avoir plusieurs éditeurs qui créent et gèrent le contenu et un large public qui lit ce contenu. Cependant, un site de communication n’est pas connecté à un groupe Office 365 contrairement à un site d’équipe moderne.

Les utilisateurs peuvent accéder au site de communication cible s’ils possèdent les autorisations nécessaires.

Migrer vers Office 365… à la quête d’une adoption utilisateur réussie

Microsoft Office 365 fort de ses millions d’utilisateurs actifs dans le monde est la solution collaborative cloud phare incontournable d’aujourd’hui.

Dans beaucoup de nos missions, nous accompagnons nos clients dans la sensibilisation et la démarche d’adoption aux outils Office 365.

La migration : un challenge pour les entreprises

Décider de migrer vers Office 365 est un challenge pour une entreprise. D’abord sur le plan technologique mais surtout en terme d’adoption de la part de vos utilisateurs. Les aspects liés à la migration technique (annuaire, messagerie) ne seront pas les sujets de cet article. Nous allons nous concentrer sur les utilisateurs, leur passé et leur futur avec Office 365. Car il s’agit bien là en effet d’un changement des habitudes pour tendre vers un monde collaboratif efficace et 100% connecté. Ce qu’on appelle le fameux monde du « digital workspace » et de la transformation digitale.

En effet, le postulat de la part de Microsoft est assez simpliste. « Votre abonnement vous donne accès à tout un tas d’outils magiques que l’on vous met à disposition. Vous n’avez rien à installer en terme d’infrastructure, on s’occupe de tout ! Donc allez-y vous pouvez tout utiliser ! Enjoy ! ».

Se poser les bonnes questions

Dans la vraie vie, cela n’est évidemment pas aussi simple. Il n’y a pas de magie. Cela nécessite une démarche et une adaptation « sur mesure » pour chaque entreprise. Les sujets à adresser liés à cette démarche sont nombreux :

Prendre en compte les utilisateurs

• Appréhender les habitudes quotidiennes des personnes, leurs manières de travailler en équipe, ainsi que les spécificités organisationnelles.
• Analyser les outils collaboratifs en place s’il y en a, l’utilisation des partages réseaux, et tous les autres outils du SI. Puis déterminer comment ils pourront s’interconnecter/s’intégrer à des solutions comme Office 365.
• Effectuer une analyse approfondie des habitudes liées à la messagerie. En effet, la quantité gigantesque d’échanges par email est souvent le problème n°1 à éradiquer lorsque l’on aborde la transformation vers les outils collaboratifs. L’email est un outil historique, voire préhistorique, et les habitudes ont la vie dure.
• Déterminer l’existence et l’utilisation d’outils non officiels (ShadowIT), et comprendre quels sont les enjeux et motivations à utiliser ces outils. Souvent il va se cacher des besoins qui seront à implémenter en priorité avec Office 365, sous forme de POC ou Quick Win.
• Former et accompagner des utilisateurs, avec différents profils à considérer. Par exemple, les utilisateurs qui seront très actifs avec les outils de collaboration, ou les personnes qui seront simplement consommateur d’informations ou bien les futurs administrateurs fonctionnels des outils Office 365.
• Comprendre rapidement quels pourront être les freins à l’adoption des outils Office 365
• Embarquer les utilisateurs le plus tôt possible dans l’aventure Office 365 et cela dès l’étude de migration.

Roadmap, communication et gouvernance

• Etablir une RoadMap réaliste des outils Office 365 qui seront installés au fur et à mesure (au premier déploiement, à horizon 6 mois, à horizon 1 an ….).
• Communiquer de manière simple sur cette RoadMap et les usages associés : « quel outil pour quels usages ».
• Mettre en place une gouvernance de l’information avec une équipe responsable d’établir et faire vivre cette gouvernance.
• Mettre en place les règles d’entreprise par rapport aux données, à la sécurité et aux exigences (contraintes légales par exemple).

Mesures, coûts et contraintes

• Mesurer et analyser les usages et l’adoption des outils. Il est important de le faire dès le début du déploiement de la solution Office 365.
• Déterminer la quantité de données à stocker dans Office 365 (notamment par rapport au volume de données existant et également la quantité de données ajouté au fil de l’eau).
• Etablir les coûts liés à la solution Office 365. Il est nécessaire de le faire de la manière la plus précise possible en analysant les services utilisés réellement pour chaque utilisateur afin d’en optimiser les dépenses.
• Vérifier les contraintes techniques tel que le réseau et le débit de la connexion internet par rapport aux besoins réels des échanges collaboratifs (documents, messages, vidéo conférence, etc …).

Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et doit être adaptée pour chaque entreprise lorsqu’elle décide de migrer vers Office 365. Nous avons accompagné nombre d’entreprises dans leur démarche d’étude ou de mise en œuvre d’Office 365 et nous n’avons jamais eu deux cas similaires.

Chaque point pourrait faire à lui seul l’objet d’un article à part entière. Mais le but de celui-ci est de mettre en évidence les questionnements et la complexité pour vos utilisateurs à lancer un projet de migration vers Office 365.

Comprendre la culture d’entreprise

À ces difficultés s’ajoutent aussi des spécificités liées à chaque contexte client. Certains points qui ont été listés seront de véritables casse-têtes lorsqu’il s’agit de multinationales avec plusieurs milliers d’utilisateurs. Dans ce cas, la mise en place d’un mode « Service » et d’une équipe dédiée à tous les aspects de la migration et ensuite à l’accompagnement et au support des utilisateurs est indispensable. Cela n’évitera pas cependant les enjeux de pouvoir qui auront forcément lieu lors de l’arrivée de tels outils collaboratifs.

De manière plus simple, nous sommes aussi confrontés aux spécificités « culturelles » qu’il faut prendre en considération. Ainsi, les processus de type « FastTrack » proposés par exemple par Microsoft pour gérer la migration et l’adoption des équipes vers Office 365, arrive avec des terminologies américaines très (ou trop) enthousiastes tel que l’équipe des  « champions » qui va être équipe pilote pour ensuite devenir « ambassador ».

Nous avions réalisé un projet de migration vers Office 365 pour une entité française d’un groupe Américain. Les concepts évoqués plus haut avaient été mis en œuvre avec un grand succès. Je me souviens m’être aventuré à faire la promotion du concept de « champions » lors du projet suivant avec le responsable d’une société française de 1500 personnes. Celui-ci m’a écouté gentiment avant de me regarder d’un air dubitatif et me répondre « En fait, on va simplement l’appeler ‘équipe pilote’ si ça ne vous embête pas, ça ira très bien pour nous …».

Vous noterez que beaucoup de questionnements peuvent s’appliquer à la démarche d’adoption de n’importe quel autre outil et que certains points sont uniquement du bon sens.

Les utilisateurs au coeur de la migration

Malgré tout, ne négligez aucun sujet de cette liste, certains doivent être traités avec bon sens. Par exemple, pour sensibiliser et embarquer au plus tôt tous les utilisateurs dans la migration vers Office 365, n’hésitez pas à lancer un questionnaire global et réaliser des interviews. Celles-ci peuvent se faire :

• sur les habitudes collaboratives
• les avantages mais aussi les limitations de leurs outils
• ce qui leur fait perdre du temps
• l’outil idéal qu’ils aimeraient avoir pour collaborer
• les fonctionnalités qu’ils ne veulent pas perdre
• le nombre d’emails envoyés par jour.

Plus tôt vos utilisateurs seront écoutés, plus tôt vous aurez une connaissance exhaustive de la situation actuelle. Et, plus important, ils se sentiront forcément concernés dans la démarche de migration, car Il ne faut pas oublier qu’Office 365 ne reste que de l’outillage. Le plus important, c’est de les écouter !