On a vu au travers des articles précédents, ce qu’était la démarche FinOps et quel était l’intérêt qu’elle avait avec Microsoft 365. Je vous propose dans cet article de matérialiser comment on peut allier la démarche FinOps et Microsoft 365 avec 3 cas concrets.
Cas 1 : le reliquat de licences non affectées… et non utilisées
C’est le sujet le plus simple sur les licences et pourtant trop souvent négligé par les entreprises. Par exemple, sur une année N, j’ai 300 licences Business Standard, car au moment de l’engagement j’ai 300 utilisateurs. La vie des entreprises est faite de fluctuation d’effectifs parfois à la hausse, parfois à la baisse. Et il n’est pas anecdotique à chaque renouvellement de challenger le stock de licences pour l’optimiser au plus juste.
Faisons un calcul simple : imaginons que j’ai 15 licences Business Standard de plus que les licences affectées. Cela fait :
15 x 11,70€ x 12 mois = 2106 € sur une année.
NB : S’ajoutent à ça, et je le vois souvent, les comptes utilisateurs qui restent actifs même plusieurs mois après le départ de la personne. C’est de la perte nette.
Je le rappelle ici car ce n’est pas une évidence. L’entreprise achète un stock de licences, pas une affectation. Ici, notre entreprise a acheté 300 licences Business Standard. Point. La conséquence, c’est que les licences des collaborateurs partis peuvent être réutilisées en cours d’engagement pour d’autres utilisateurs.
Cas 2 : La licence Business Standard et le pack Office
On passe sur un scénario un peu plus difficile à analyser. Reprenons l’exemple précédent, avec nos licences Business Standard, que l’entreprise a mis à disposition de ses collaborateurs. C’est probablement notre best-seller et elle a l’avantage d’avoir un fonctionnement simple (ce n’est pas le cas des 610 abonnements différents). La licence fournit :
- Un ensemble de services en ligne (Outlook, Sharepoint, OneDrive, Teams, Planner, etc…) qui correspondent à l’intégralité des services de la licence Business Basic.
- 5 installations du pack Office par utilisateur.
On peut donc aisément extrapoler la différence entre les 2 licences Business Basic et Business Standard. Il suffit de mesurer l’utilisation (ou l’installation) du pack Office pour les comptes en Business Standard.
Là encore, les économies ne sont pas anecdotiques. Imaginons ici, que sur les 285 Business Standard (on exclut les 15 licences non affectées), 20 utilisateurs n’ont pas installé leur pack Office. Ça arrive souvent. Par exemple, dans des ESN avec des ingénieurs utilisant quasi exclusivement du matériel client. Ou encore avec des travailleurs manuels qui vont se connecter sur Microsoft 365 une fois par semaine voire par mois pour consulter des emails.
20 x (11,70€-5,60€) x 12 mois = 1464 €.
Cas 3 : Copilot pour Microsoft 365 et les résumés de réunions Teams
Un autre cas lié à l’IA générative, qui est sur toutes les lèvres en ce moment. Le cas d’usage emblématique sur Microsoft 365, c’est le résumé automatique de réunions Teams. Et en effet, c’est un usage qui apporte énormément de valeur. Sauf qu’on peut le faire avec 2 licences différentes :
- Microsoft Teams Premium
- Copilot pour Microsoft 365
Donc si le seul cas d’usage de vos utilisateurs avec l’IA générative, ce sont les résumés de réunions Teams (plus éventuellement du Copilot Chat sans accéder aux données de Microsoft 365) alors la Teams Premium est une meilleure option. Pour un prix 3 fois moins cher.
Toujours la même arithmétique, disons pour 15 utilisateurs concernés :
15 x (28,10€ – 9,40€) x 12 = 3366 €
Dans le sens inverse, mesurer ce qu’il se passe sur votre tenant peut permettre d’identifier les champions sur l’IA générative et leur affecter les licences Copilot qui ne seraient pas déjà affectées.
Bonus : les boites aux lettres partagées
Petit bonus avant de conclure, parce que je le vois très souvent. Il y a souvent des comptes techniques, non nominatifs qui consomment des licences. Alors qu’ils pourraient très bien être uniquement des listes de distribution ou des boites aux lettres partagées.
Conclusion
En conclusion, la démarche FinOps sur Microsoft 365 peut s’avérer très complexe mais elle est dans la majorité des cas génératrice de grosses économies (20% du budget licences en moyenne chez nos clients). Dans notre cas, notre entreprise avec 300 utilisateurs arrive à une économie annuelle de 6936€, en ne regardant que ces cas très simples. Pour avoir une visualisation plus exhaustive, nous avons outillé cette démarche pour Microsoft 365 avec 365Metrics, qui vous permet gratuitement de faire l’analyse de votre tenant.
Si vous n’êtes pas convaincu(e), nous vous donnons rendez-vous lors de notre webinaire sur le sujet le 11 décembre 2025.
