La Power Platform au service de la collaboration

La Power Platform est une brique logicielle qui vient avec la suite Microsoft 365. Elle est composée de 4 outils : Power BI, Power Apps, Power Automate et depuis plus récemment Power Virtual Agent.

Ces outils offrent des connecteurs vers l’ensemble des services Office 365 mais également vers des outils tiers comme Trello pour la gestion de tâches, Google Apps, Jira etc…

L’idée de Microsoft est de faire construire rapidement des rapports, des processus, des applications par les Power users. C’est-à-dire des utilisateurs issus du métier qui ont un attrait pour la technologie.

Je vais vous présenter un cas d’usage par outil pour vous montrer comment ceux-ci peuvent améliorer facilement la collaboration dans votre entreprise. J’élude volontairement Virtual Agent car je n’ai aucun retour d’expérience dessus.

Microsoft-power-platforms

Analyze – Power BI

Power BI permet de créer des tableaux de bord. Pour la petite histoire, c’est à la base un add-in d’Excel. Le cas d’usage qui revient très régulièrement, c’est le fameux tableau croisé dynamique. À titre personnel, je trouve que c’est très compliqué à modéliser dans Excel.

Power BI vous permet également de vous connecter à différentes sources de données (des centaines de connecteurs) et de les croiser entre elles. Vous pouvez également partager vos rapports dans des espaces sécurisés (comme des équipes Teams ou des sites SharePoint). Je trouve ce dernier point particulièrement intéressant du point de vue de la collaboration. Dans une équipe Teams, les membres de l’équipe peuvent utiliser la gestion documentaire, des fils de conversation, des prises de notes commune, etc. Ils peuvent également avoir accès à des tableaux de bord relatifs à leur contexte en un clic.

Power BI - pour créer et partager des tableaux de bord

Act – Power Apps

Power Apps permet de créer des applications métiers « low code » (sans développement) pour ordinateur ou smartphone. L’idée est de développer rapidement une application métier et éviter ainsi de gros investissements en développement.

Un cas d’usage courant est le développement d’une application de type formulaire qui permet aux utilisateurs de saisir leur activité. On peut connecter l’application à énormément de sources de données. Par exemple, à une liste SharePoint qui va stocker les différents enregistrements. À l’instar de Power BI, on peut intégrer l’application dans une équipe Teams en 2 clics. L’outil est également particulièrement adapté à la démarche agile. On a rapidement un produit que les utilisateurs peuvent manipuler. À chaque itération, les utilisateurs peuvent voir un réel changement.

Attention cependant, la force de Power Apps réside dans sa simplicité. Il n’est pas fait pour développer des applications complexes type ERP. Au-delà d’un certain nombre d’écrans, de composants ou de sources de données, il devient très compliqué de maintenir l’application.

Microsoft power apps

Automate – Power Automate

Power Automate (anciennement Flow), permet d’automatiser des processus. L’idée est d’avoir un déclencheur (manuel ou automatique) suivi par une liste de traitements. Comme pour le reste de la suite Power Platform, il existe une grande quantité de connecteurs pour le déclenchement et pour les traitements.

Un cas d’usage assez courant, lié à la collaboration, est le suivant : l’envoi d’un email à une adresse définie (déclencheur automatisé) qui entraine la création d’une tâche dans Planner (traitement 1) puis envoie un message dans une équipe Teams avec un lien vers la tâche (traitement 2). On voit souvent dans les entreprises des scénarios d’actions manuelles (perte en qualité) et répétitives (perte de temps). Power Automate est fait pour répondre à ce genre de problèmes.

Microsoft-power-automate-envoi d'un email à une adresse définie

Virtual Agent

En complément Virtual Agent d’enrichir votre expérience de collaboration avec des chatbots.

Microsoft Virtual Agent

Quelle gouvernance avoir avec les outils de Power Platform ?

L’approche à avoir pour appréhender ces outils, c’est que ce sont les données qui gouvernent la stratégie informatique. Et les outils sont là pour manipuler ces données de la manière dont on le souhaite (règle des 3 A) :

  • Analyze : pour générer des indicateurs clés à partir de ces données avec Power BI.
  • Act : pour enrichir les référentiels de données par les utilisateurs du métier avec Power Apps.
  • Automate : pour automatiser des processus liés à ces données avec Power Automate.

En complément, on peut utiliser les outils les uns indépendamment des autres. Cependant, je trouve que leur force réside dans leur complémentarité.

J’ai implémenté un cas d’usage qui illustre cela. L’idée est de modérer la création des équipes Teams avec la Power Platform afin d’éviter le chaos dans les équipes Teams.

Les utilisateurs saisissent dans une application Power Apps les informations de l’équipe qu’ils veulent créer (nom de l’équipe, publique/privée, les membres de l’équipe, etc…). L’enregistrement du formulaire déclenche un flux Power Automate. Ce flux demande l’approbation à un intervenant de la DSI qui autorise ou refuse la création de l’équipe. En fonction de son choix, l’équipe est créée ou un message de refus est envoyé au demandeur. En complément, Power BI permet de faire un suivi sous forme de tableau de bord des approbations en cours ou réalisées, mais également des différentes équipes créées.

 Les Power Users doivent pouvoir manipuler la suite Power Platform. On s’aperçoit avec le recul que ce n’est pas si simple que ça, principalement pour deux raisons :

  • La première est purement technique. Pour un non-développeur, ce n’est pas si simple que ça d’intégrer un web service REST dans Power Automate ou encore d’appréhender les différents événements des composants Power Apps.
  • La seconde est plus organisationnelle. Les DSI (c’est particulièrement vrai dans les PME ou ETI) souhaitent avoir le contrôle sur l’intégralité des applicatifs de l’entreprise pour garantir le bon fonctionnement et la cohérence du système d’information. Cela s’applique donc également à la Power Platform. Et l’élément qui accentue ce phénomène est la complexité du licensing. Si la DSI gère le budget des licences, il est tout à fait compréhensible que celles-ci veuillent avoir le contrôle sur les applications créées.

En synthèse, la Power Platform permet d’apporter rapidement de la valeur ajoutée à la collaboration de votre entreprise. Cependant, s’ils sont faciles à prendre en main, les outils de la suite Platform peuvent vite nécessiter une expertise technique et/ou organisationnelle (travail sur les sources de données, les connecteurs vers des outils tiers, la logique d’intégration au système d’information, les bonnes pratiques d’usages par les différents types de collaborateur et la gouvernance). N’hésitez pas à vous faire accompagner par des sociétés spécialisées sur le sujet pour en tirer pleinement profit dans la durée.

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