Certification Qualiopi et Microsoft Office 365

Comment Microsoft 365 peut vous aider dans votre démarche Qualiopi ?

A compter du 1er janvier 2022, la certification « Qualiopi » sera un prérequis obligatoire pour les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou mutualisés.

Le but de la certification Qualiopi est de valider la qualité du processus d’action de développement des compétences. L’audit Qualiopi repose sur 7 critères contenant eux-mêmes des indicateurs (32 au total). C’est un moment qu’il faut préparer en amont. Si vous n’avez pas encore commencé, il n’est pas trop tard. Nous allons voir ensemble comment les outils Microsoft 365 peuvent vous aider, au moins partiellement, à remplir ces critères.

Attention, Microsoft 365 n’est pas la solution magique tout en un pour obtenir la certification Qualiopi. Il ne répond pas non plus à l’intégralité des indicateurs du référentiel ! L’idée est d’utiliser au mieux les capacités de la suite pour remplir un maximum d’indicateurs.

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Critère 1 : information des publics sur les prestations, délais d’accès, résultats obtenus

L’indicateur 2 du Référentiel Qualiopi demande au prestataire de diffuser des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.  

Pour cela, il est primordial de recueillir des informations sur les formations passées : taux de satisfaction, nombre de participants… Deux outils de Microsoft 365 peuvent être intéressants pour générer les preuves de cet indicateur.

Dans un premier temps, Forms peut vous permettre de facilement recueillir ces « indicateurs de résultats ». Comment ? Vous pouvez mettre à disposition des stagiaires des formulaires (via un QR Code affiché dans votre support de formation en fin de formation, par exemple).

Dans un deuxième temps, une fois que vous avez recueilli ces informations, l’idée est de les structurer dans des tableaux. Cela vous permettra de les afficher sous forme de graphiques pour les mettre à disposition du public. L’outil idéal pour cela est Power BI. Il vous permettra de créer des rapports interactifs qui affichent les données que vous souhaitez mettre à disposition. Vous pouvez les intégrer sur votre site internet par exemple.

NB : les mêmes outils peuvent également aider pour la mise en conformité avec l’indicateur 3 : informer sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

Critère 2 : identification précise des objectifs des prestations lors de la conception des actions

Afin de cocher l’indicateur 5 du Référentiel Qualiopi : Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation, il peut être intéressant de s’appuyer sur SharePoint.

En effet, une bibliothèque SharePoint vous permettra de mettre à disposition des modèles de documents. Par exemple, vous pouvez créer des fiches pratiques qui définissent les objectifs de chaque formation. SharePoint va permettre de stocker et d’avoir une historisation du contenu de ces fiches pratiques. Il permet également de les partager avec le public.

NB : SharePoint peut également permettre de stocker / partager les ressources demandées dans l’indicateur 6 : Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires. Ainsi que l’indicateur 7 : Le prestataire s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.

Concernant l’indicateur 8 : Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation. Forms peut permettre de mettre à disposition du public des quiz, QCM, etc. Cela permet de déterminer si le niveau des stagiaires est adapté à la formation visée.

Critère 3 : adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires

A l’instar du critère précédent, SharePoint peut permettre le stockage / partage des informations sur le déroulement des formations pour l’indicateur 9 : Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

Pour l’indicateur 11 : Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation. L’outil le plus adapté est Forms qui permet de mettre à disposition du public des formulaires d’évaluation en fin de formation. Il est, ici aussi, intéressant de coupler des données issues de questionnaires avec des outils de reporting comme Power BI.

SharePoint peut aussi aider à la validation de l’indicateur 16 :  Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification. Vous pouvez déposer dans un site Sharepoint les différentes pièces justificatives à fournir à l’autorité de certification. Cela vous assure un accès facile et une historisation du contenu.

Critère 4 : adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement des prestations lors de la mise en œuvre des actions

L’indicateur 17 du Référentiel Qualiopi : Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…). Il porte sur la logistique associée à l’organisation des formations. Deux outils peuvent vous aider pour cela. Vous pouvez utiliser Sharepoint pour stocker et partager les CVs et les supports méthodologiques (les moyens humains). Le contexte Covid-19 a également mis en évidence les possibilités de formation à distance. Teams permet justement de gérer ce type de sessions. Dans une réunion Teams, il est notamment possible de créer des salles. Cela vous permet de séparer les stagiaires en plusieurs groupes de travail. C’est un option qui vous sera très utile au moment de passer de la théorie à la pratique.

Concernant l’ensemble des éléments demandés pour l’indicateur 18 : Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…). Vous pouvez les stocker dans un site SharePoint dédié.

Il en va de même pour les ressources de l’indicateur 19 : Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

Critère 5 : qualification et professionnalisation des personnels chargés des prestations

Pour l’indicateur 21 du Référentiel Qualiopi : Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations. Vous avez besoin d’un outil qui vous permet de suivre les compétences de vos équipes. Cela peut se faire au travers de documents (historisés). Ceux-ci peuvent être les CVs, les diplômes et certifications, ou encore les plans de développement des compétences. Vous pouvez stocker et organiser ces documents dans SharePoint.

L’indicateur 22 : Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre est selon moi une extension du 21. En effet, vous pouvez également stocker / historiser les plans de compétences du personnel avec les autres documents associés (CVs et certifications par exemple).

Critère 6 : inscription du prestataire dans son environnement socio-économique

L’indicateur 24 demande que Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements. SharePoint et/ou Teams sont des supports d’échange, de stockage et de présentation. Ils sont parfaits pour les différents éléments de veille ou les preuves participations à différents salons, conférences, Meetup…

L’indicateur 25 : Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements. Il peut reposer sur les mêmes outils car il est très ressemblant au 24.

Concernant l’indicateur 27 : Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel. Avec SharePoint, vous pouvez stocker les différentes pièces justificatives qui permettent de démontrer la conformité des sous-traitants au référentiel.

Critère 7  : mise en œuvre d’une démarche d’amélioration par le traitement des appréciations et des réclamations

Le recueil des différentes appréciations demandées par l’indicateur 30 peut se faire via des formulaires Forms (Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées).

Il peut aussi être intéressant d’implémenter un mécanisme de relance basé sur Power Automate. Cela permet de consolider cette collecte de données dans un ou plusieurs rapports Power BI.

Concernant l’indicateur 31 : Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation. La saisie des difficultés rencontrées peut se faire via un formulaire Forms. Couplé à Power Automate, cela permet de gérer les notifications et de suivre le traitement des demandes.

Pour l’indicateur 32 : Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations. Le suivi des réclamations peut également se faire avec du reporting Power BI qui permettra d’identifier facilement les causes des difficultés.

En conclusion : Microsoft 365 peut vous aider dans votre démarche Qualiopi

Enfin, pour Qualiopi comme pour le reste de vos activités, il est intéressant d’utiliser Power Automate en complément de SharePoint. Cela vous permettra d’automatiser les tâches manuelles et répétitives qui peuvent être génératrices d’erreur.

Dans le cas de Qualiopi, la création de répertoires associés aux différentes sessions de formation planifiées peut aisément être automatisée. Par exemple, vous créez une nouvelle formation dans une liste SharePoint. À ce moment-là, une arborescence de dossiers dans une bibliothèque SharePoint se crée également.

Vous l’aurez compris, Microsoft 365 n’est pas votre sésame pour obtenir la certification Qualiopi. En revanche, vous pouvez exploiter au maximum le potentiel de la suite. Je pense notamment à l’interconnexion permise par ses outils. Cela vous aidera à améliorer fortement votre démarche qualité et donc à valider un bon nombre d’indicateurs Qualiopi.

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