Pourquoi vous ne devez plus utiliser Excel ?

Je le concède, le titre est un peu racoleur. J’utilise Excel régulièrement mais je pense qu’il est primordial, avant de l’utiliser, de comprendre la complexité de l’outil et les dérives que cela entraine. Et ensuite, quand je l’utilise, suis-je sûr qu’Excel est bien la meilleure solution ?

Smartview : Pourquoi vous ne devez plus utilise Excel ?

Un outil très puissant

Je pense ne choquer personne en affirmant qu’Excel est un outil très (très) puissant. Tableaux croisés- dynamiques, graphiques, fonctions, macros VBA… De nombreuses entreprises l’utilisent comme application métier pour des cas d’usages divers. Mais alors pourquoi c’est « mal » ?

À mon sens, il y a plusieurs raisons à cela. Comme je ne vais pas écrire un roman, je vais aujourd’hui vous présenter les trois raisons qui me semble les plus importantes, les détailler, et proposer une solution autour de Microsoft 365 pour chaque problème :

  • Sécurité
  • Maintenabilité
  • Shadow IT

La sécurité sur Excel

Smartview-comment protéger un fichier Excel ?

La première problématique concerne la sécurité.

Pour illustrer mon raisonnement, rien de mieux qu’un exemple concret (et basé sur des faits réels). Il y a quelques années, je développais des applications web et je commence sur un projet pour une collectivité. Celle-ci calculait les cotisations de ses membres (on parle de centaines de millions d’euros) avec UN fichier Excel contenant une macro bien complexe… le tout déposé sur un partage réseau. Deux mois de développement à transcrire et reporter les méthodes de calcul dans une application web ! Un fichier est par définition volatile.

Cela veut dire, pour ce fichier, qu’une personne malveillante (ou pas d’ailleurs) y ayant accès peut le supprimer. À la rigueur, on peut éventuellement gérer ce cas avec une bonne stratégie de sauvegarde, sous réserve de détecter la suppression à temps.

Un autre scénario possible, plus difficile à détecter, est que cette même personne peut modifier le contenu du fichier. Si le fichier est stocké sur un disque dur ou un partage réseau, il est difficile de tracer l’historique et de revenir à la bonne version.

Troisième cas, probablement le pire, la personne peut faire une copie du fichier et l’envoyer par email (encore une application trop utilisée ;). Ici, non seulement on a 2 versions du même fichier, mais en plus on perd la confidentialité.

Peut-on simplement sécuriser un fichier Excel par un mot de passe ?

Alors oui on peut protéger un fichier Excel par mot de passe. Mais un simple mot de passe, partagé qui plus est, est-il réellement suffisant pour sécuriser un fichier ? Sans éliminer Excel, des bonnes pratiques collaboratives de gestion documentaire permettent de corriger la plupart des problèmes (par exemple l’utilisation d’un outil offrant des fonctionnalités de gestion de versions et de partage comme SharePoint, avec une authentification forte).

Pour aller plus loin, il est souvent possible de remplacer un fichier Excel par une autre solution. En réalité, tout dépend du but du fichier et de l’usage qui en est fait. La Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate) de Microsoft permet de répondre à pas mal de besoins. S’il s’agit par exemple de saisir et agréger des données, Power Apps peut très bien correspondre.

La maintenabilité des fichiers Excel

Smartview : le problème de maintenabilité des fichiers Excel-les macros

La deuxième problématique est celle de la maintenabilité.

Cette situation est probablement arrivée à beaucoup d’entre nous : on récupère un fichier Excel avec une macro, et, en l’ouvrant, on a un message d’erreur incompréhensible. Quelqu’un, on ne sait pas qui, on ne sait pas quand, a développé une macro sur le fichier pour faire on ne sait pas quoi. Avec ça, on est bien avancé pour résoudre le problème…

Et puis on a toujours le même problème de versions. On a autant de versions potentielles de la macro qu’on a de copies du fichier.

Autre exemple qui illustre le problème de maintenabilité : le comptable de l’entreprise utilise un fichier Excel pour faire ses tableaux croisés dynamiques. Il part à la retraite, un autre comptable arrive et doit manipuler les données et formules issues du fichier Excel de son prédécesseur. Pas forcément évident pour s’y retrouver.

Il y a plusieurs moyens de résoudre ces problèmes.
D’abord concernant les fichiers avec macros ; beaucoup de projets de développement ces dernières années ont consisté à transformer un fichier Excel avec macro en une application. Pour les tableaux croisés dynamiques et les tableaux de bord, Power BI est l’outil fait pour ça. Pour la petite histoire, c’est d’ailleurs au départ un complément d’Excel.

Le Shadow IT

Smartview : résoudre le problème de shadow IT avec power apps de Microsoft

Dernière problématique, et probablement la plus courante, la génération de Shadow IT (création de système d’information non piloté par l’organisation).

Ce point est d’ailleurs extrêmement compliqué à identifier pour une DSI étant donné qu’une simple licence Office suffit à créer des applications métier à part entière

Je vous partage un autre exemple vécu qui me paraît intéressant pour illustrer le problème.
Une entreprise possède différents sites à travers la France et des agents des services techniques itinérants effectuent des interventions sur les différents sites. Une application est à leur disposition pour saisir les comptes-rendus d’intervention (catégorie, temps passé, etc..). Cependant, certains agents ne parviennent pas à utiliser correctement l’application (notamment par manque de connectivité réseau) et saisissent donc leurs comptes-rendus dans un fichier Excel.

À la fin du mois le directeur des services techniques consulte les tableaux de bords issus de l’application. Les données qu’il possède sont donc totalement fausses car elles ne sont pas ressaisies dans l’application.
Sans aller jusqu’à des problèmes aussi critiques, les cas sont nombreux, où la DSI met à disposition une application et comme cette application ne répond pas, ou pas totalement au besoin des utilisateurs, elle est alors remplacée ou complétée par un fichier Excel.

La clé pour résoudre ce problème est d’impliquer les métiers dans l’intégration de nouvelles applications. Ce sont les plus à même de comprendre et détailler leurs besoins !
Dans mon exemple, le problème d’adoption de l’outil officiel venait du fait qu’on ne peut pas l’utiliser hors connexion. Une application Power Apps sur mobile pourrait probablement répondre à ce besoin.

En conclusion, Excel est un outil très puissant mais victime de son succès.
Microsoft 365 propose des outils, notamment autour de la Power Platform, permettant d’éviter les dérives et les écueils qui pourraient être générés par l’utilisation d’Excel. J’espère que dorénavant vous vous assurerez de vous poser les bonnes questions avant d’utiliser Excel.

Image by janjf93 from Pixabay

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