Gestion et suivi de production avec Jira Software chez Aledia

Créée en 2011, Aledia est une startup implantée sur le bassin grenoblois. Aledia développe actuellement les prototypes de la prochaine génération d’écrans LED grâce à une technologie de rupture. Fin 2020, Aledia a levé des fonds pour un total de 120 millions d’euros.  Thierry Valentin est responsable du projet d’outillage du prototypage des écrans avant leur industrialisation. Jira Software et SmartView étaient au cœur du projet. Ce témoignage a été recueilli par Mathieu Truchot, consultant Atlassian chez SmartView, sur ce projet exceptionnel à tous niveaux.

Thierry Valentin / Aledia

Mathieu : Commençons par l’actualité d’Aledia avant de parler de votre projet. En 2020, Aledia a réussi à continuer sa croissance malgré la crise.

Thierry : En effet, nous sommes passés de 20 à plus de 100 salariés en quatre ans. Notre technologie est issue de recherches menées au Commissariat à l’Énergie Atomique et aux énergies alternatives (CEA). Notre cœur de métier, c’est la technologie LED pour les écrans. 

Mathieu : En quoi votre technologie LED est-elle innovante ? 

Thierry : Les LED éclairent en bleu, puis on ajoute des filtres de couleur. Mais notre technologie produit chaque couleur grâce à des filaments de quelques microns de diamètre. La densité obtenue est exceptionnelle (des milliers sur quelques centimètres carrés d’écran).

Mathieu : Où en est votre développement industriel ?

Thierry : Notre technologie arrive à maturité. Tout est en phase pour lancer le produit en 2022. La dernière pierre à l’édifice : la construction du site de production à Champagnier (Isère).

Le choix de Jira Software

Mathieu : Pourquoi avez-vous ajouté la “brique” logicielle Jira ?

Thierry : Nous suivons la production des prototypes d’écran grâce à Jira Software. Au départ, nous utilisions Excel et le mail. Nous en avons vite vu les limites. Puis un premier outil de gestion de l’activité est arrivé : Productys Explorer. Le logiciel est simple à utiliser. Ça se complique lorsqu’on doit rajouter des ateliers de fabrication et des étapes de production. Productys Explorer n’avait pas la flexibilité requise. Puis Jira est arrivé.

Mathieu : Pourquoi Jira Software ?

Thierry : Caroline Simonin connaissait les outils informatiques de ticketing. C’est elle qui a lancé le projet. Ensuite, on a fait beaucoup de développements (scripting & automatisations) pour adapter Jira à notre besoin et notre environnement.

Mathieu : À quoi vous sert Jira Software ?

Thierry : Jira est une étape vers la production et un véritable outil de gestion de production. Jira sert à amorcer le virage entre la recherche et développement (R&D) et l’ingénierie. Le projet a été l’occasion de se poser les bonnes questions en amont de cette industrialisation. SmartView nous a aidés en adaptant Jira à ces activités très spécifiques. L’objectif était de structurer tout en gardant la souplesse dont les équipes R&D ont besoin.

Mathieu : De la souplesse et une utilisation depuis de multiples sites…

Thierry : Oui. Une anecdote : avant Jira, les utilisateurs devaient sortir des salles blanches au CEA pour accéder au bon réseau. On apprécie de consulter Jira où que ce soit, avec les bonnes règles de sécurité. 

De la R&D à l’ingénierie avec Jira

Mathieu : Après les prototypes, est-ce que Jira sera également utilisé dans l’usine de production de Champagnier ?

Thierry : Notre métier, c’est le semi-conducteur. Dans les usines, le pilotage de la production est réalisé en temps réel par le MES (Manufacturing Execution System). Le logiciel MES gère les équipements, les pannes machines, les liens avec les collaborateurs, etc. Jira n’est pas un MES. 

Mathieu : Mais Jira reste le premier pas vers l’usine ?

Thierry : Oui, Jira c’est la moitié du chemin vers le MES. On travaille chacune des briques du MES. Jira nous a permis de rationaliser chaque étape de fabrication dans les ateliers. Ce processus a enclenché un changement de mentalité : de la recherche à l’industrialisation. 

Mathieu : Vous envisagez d’autres usages pour Jira ?

Thierry : Jira peut être utilisé pour d’autres applications :

  • Dans l’usine : pendant le déploiement du MES. Le MES est une technologie mature, mais lourde à implémenter.
  • Côté projets : pour la gestion de projet et le ticketing classique.

Jira pour la gestion et le suivi de la production des usines

Mathieu : Vous travaillez dans l’innovation mais vous restez prudents…

Thierry : Oui, je ne crois que ce que je vois. On a démarré avec ta visite et une discussion : comment on voit les choses, ce qu’apporte Jira. Ensuite, on a bâti un “Test Case” (projet pilote) du monde d’Aledia avec Jira. C’était une version simple du Jira actuel. Avant même de signer avec SmartView, tu nous as montré ce que le produit peut apporter à notre activité. Cette démo a été déterminante dans mes choix.

Mathieu : Qu’est ce qui t’a fait pencher pour Jira Software à ce moment-là ?

Thierry : On a identifié 3 ou 4 logiciels. SmartView a une approche différente. Ils ont vraiment pris le temps de comprendre les besoins et le contexte d’Aledia. C’est le travail de séduction de SmartView qui nous a fait choisir Jira. 

Mathieu : Une fois le choix réalisé, votre implémentation de Jira a beaucoup évolué…

Thierry : Oui. Dès la mise en route, on était loin du fonctionnement standard de Jira, avec beaucoup de spécificités liés à notre activité. Nous avons parfois été légers sur les cahiers des charges, mais cela a été l’occasion de creuser ensemble les besoins et les meilleures solutions pour y répondre. J’ai beaucoup aimé l’accompagnement tout au long du projet. D’ailleurs, j’ai de nouvelles questions pour toi ! 

Mathieu : Jira tournait déjà en début d’été à votre siège à Echirolles. Comment avez-vous réalisé sa mise en production ?

Thierry : Lors des premières démos, après quelques semaines de projet, Jira ne convenait pas aux utilisateurs. Nous avons dû changer notre fusil d’épaule et réaliser rapidement une deuxième version de l’outil plus simple et ergonomique. J’ai vraiment apprécié le soutien de l’équipe SmartView lors de cette remise à plat du projet. 

Le retour client du déploiement de Jira Software pour du suivi de production

Mathieu : Vous avez déployé Jira sans expérience préalable. Et si c’était à refaire ?

Thierry : Je le referais sans hésiter pour deux raisons :

  1. On a pu poser et rationaliser nos flux de production dans l’optique de la mise en place d’un MES. Cela a été l’occasion de remettre en cause nos processus et habitudes de travail, en supprimant notamment des étapes inutiles.
  2. J’irais plus loin avec les utilisateurs dès la première version. Les gens n’ont pas le temps : “Ça exige trois clics, mais j’ai besoin d’en faire un seul.” Je peaufinerais la présentation aux utilisateurs dès la phase de cadrage du projet. Le métier de nos utilisateurs, c’est le semi-conducteur. Culturellement, les outils informatiques ne sont pas leur truc !

Mathieu : Aledia utilise Jira Software pour faire du suivi de production, c’est un univers éloigné du ticketing. Nous avons mené la première réunion d’expression de besoins. Puis le confinement a démarré… le travail à distance a-t-il été un frein au projet ?

Thierry : Comprendre notre jargon, voir sur site comment on travaille, c’est essentiel. Covid et confinement n’aident pas ! Nous aurions aimé avoir plus d’occasions de rencontre entre l’équipe SmartView et les utilisateurs.

Mathieu : D’autres conseils pour avancer plus facilement avec Jira ?

Thierry : Toutes les tâches de maintenance ou d’ajustements sur Jira affectent directement notre activité. Donc le support SmartView continue d’être déterminant. Pour une utilisation classique, on m’a dit : “Jira, c’est une demi-journée de support par semaine”. Mais  quand on personnalise Jira, on doit faire marcher les automatisations, les scripts et accompagner les utilisateurs. Nous avions minimisé les ressources nécessaires. Encore une fois, nous n’utilisons pas Jira de manière classique.

Le suivi du projet par les consultants SmartView

Mathieu : Qu’avez-vous le plus apprécié chez SmartView ?

Thierry : En bref :

  • Quand nous sommes revenus en arrière, SmartView a continué à nous suivre. 
  • Mathieu et Manuel sont restés ultra dispos pour nous accompagner, même pendant la période des fêtes de fin d’année. 
  • SmartView nous a même dépannés en attendant le renouvellement du contrat de support. 
  • SmartView fait un vrai suivi de l’activité et on se sent soutenus.
  • Certaines de nos demandes étaient très alambiquées et ça n’a pas empêché d’avancer. Tous les points ouverts ont été résolus.

Mathieu : Un dernier mot ?

Thierry : 30 ans que l’industrie de la LED n’avait rien changé. Aujourd’hui, notre travail sur les prototypes est déterminant. Aledia fait bouger les lignes. On réduit la taille des LED et on augmente leur brillance grâce aux nano-fils. On a une offre qui tient la route et on est dans la course…

Mathieu : Manuel et moi avons eu beaucoup de plaisir à réaliser le projet. Nous remercions les équipes d’Aledia pour leur confiance.

L’œil de l’administrateur Jira

Nous avons fait face à deux défis sur ce projet : 

  • Le secteur d’activité. Il s’agissait de notre première expérience dans les semi-conducteurs, dont les métiers sont très spécifiques et éloignés du domaine informatique dans lequel nous avons l’habitude d’intervenir. Pour bien comprendre les besoins, nous avons dû nous y plonger, ou du moins, nous avons fait de notre mieux pour comprendre les différentes activités du cycle de production, même si certaines activités restent encore pour nous très mystérieuses (notamment l’épitaxie).
  • La flexibilité du cycle de production. De par la nature même de cette phase de prototypage, le contenu et l’ordonnancement des étapes de production de chaque lot de production sont potentiellement spécifiques. Nous ne pouvions donc pas reprendre une utilisation classique des workflows de Jira Software. Nous avons un peu renversé le fonctionnement classique de l’outil en représentant les différentes étapes de production par des types de sous-tâches spécifiques, qui pouvaient être facilement réordonnancées par les utilisateurs. La difficulté majeure a ensuite été de coordonner et d’automatiser la validation et l’avancement de ces sous tâches, via l’utilisation des plugins ScriptRunner et Automation for Jira.

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