Xray : Devriez-vous choisir ce plugin de test pour votre organisation ?

Xray-test-management-jira-plugin-addon
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Qu’est-ce que Xray ?

Xray pour Jira est un outil complet de gestion des tests manuels et automatisés. Il permet de manager le cycle de vie complet des phases des tests :

  • Préparation et planification des campagnes
  • Conception des tests en lien avec les exigences (manuels et automatisés)
  • Exécution des tests et suivi de l’avancement en temps réel
  • Reportings standards et personnalisables, y compris export des données de test

Se focaliser sur l’essentiel : Les tests

La qualité de votre logiciel est garantie par votre équipe de testeurs. Et l’outil à mettre en place au sein de votre structure doit être adéquatement benchmarké, pour permettre à votre équipe d’optimiser son temps (trouver aisément son reste à faire, valider les User Stories, suivre son avancement, cloisonner le traitement des demandes en fonction des membres de l’équipe, ou non …) afin de se focaliser sur l’essentiel : les tests !

Pourquoi suis-je de prime abord réfractaire à l’outil ?

L’utilisation d’Xray requiert la manipulation d’une multitude de demande spécifique :

  • Test plan
  • Test Set
  • Pré-condition
  • Sous tâche d’exécution
  • Test
  • Test exécution

Il est important de maitriser l’ensemble de ces contextes pour éviter un effet « usine à gaz », lors du déploiement de l’outil en lien avec votre ou vos projets d’exigences. L’anecdote qui suit illustre ce qui se passe, lorsque le paramétrage de Xray n’est pas maitrisé.

Lors d’une de mes anciennes expériences en tant que recetteur, Jira était en place, et la société avait décidé de décommissionner HPQC ( ALM) pour basculer sur Xray pour Jira. Xray devenait donc le cœur de notre référentiel de test, et comme aucun référent n’avait été désigné ni formé, le paramétrage fût laborieux.

C’est un fait : l’outil Xray n’est pas préconfiguré comme la plupart des autres outils de tests type, ALM, Squash, etc. Par exemple, vous pouvez oubliez votre arborescence de plan de test. Elle existe sous Xray mais ne sera pas l’élément central de votre outil.

La mise en place de l’outil sans paramétrage rigoureux, sans connaissance de sa logique de fonctionnement, et sans vision commune à provoqué une perte de temps, d’argent, et de motivation, pour l’intégralité des équipes.

L’absence de conduite de changement nous à également fait perdre des automatismes à chaque évolution de paramétrage.

Pour autant, nous étions convaincus par les possibilités de reportings de l’outil. Seulement nos indicateurs étaient-ils vraiment à jour si l’équipe de recette était sous l’eau avec un outil mal paramétré et rendu complexe à manipuler ?

Alors pourquoi Xray peut-il finalement vous convenir ?

Tout d’abord le prix, le nerf de la guerre. Xray est tout de même moins cher que certains de ses concurrents (ALM). Heureusement ce n’est pas le seul argument qui plaide en sa faveur. Il ne faudrait d’ailleurs pas que ce genre de critère purement financier devienne l’élément le plus déterminant dans votre stratégie d’outillage de test.

Le premier point fort d’Xray est son excellente intégration à Jira. Vous pourrez ainsi gérer vos tests dans la suite logicielle qui suit vos User Stories et vos développements.

Le deuxième point fort d’Xray, est sa capacité d’adaptation à votre organisation et à vos processus. Les différents items Xray sont gérés comme les demandes de Jira. Il vous est donc possible de définir vos propres workflows (cycle de vie), vos propres écrans et vos propres champs personnalisés.

Tout est optimisable sur l’outil Xray, mais pour cela il faut déployer l’outil de manière « structurante ». C’est-à-dire qu’il vous faudra privilégier la simplicité d’utilisation et anticiper l’intégration à vos données existantes. Il serait contreproductif de venir polluer les User Stories avec une multitude de liens Xray par exemple.

Il est également nécessaire d’opter pour un paramétrage simpliste (le plus lean possible) et réduire au minimum les types de demandes à utiliser.

Exemples de questions à se poser :

  • La sous tâche d’exécution que propose Xray apporte-t-elle vraiment de la valeur à mon processus de test ?
  • Avons-nous besoin du type de demande test set + test plan ou l’un des types de demandes suffit-elle ?
  • Faut-il intégrer l’environnement de test dans le projet des exigences, ou au contraire faire un projet distinct ?
  • Comment optimiser au fil de l’eau (les tableaux de bord, les champs personnalisés, les types de demandes …) afin de couvrir les besoins des recetteurs et du pilotage ?

Par sa souplesse de configuration, Xray peut répondre point par point à vos besoins. Par contre, ceci requiert à mon sens une bonne réflexion préalable à sa mise en place.

Xray, un outil puissant sous réserve de bien s’en servir

Xray est un plugin très riche en options (voire trop) mais comme il est optimisable de A à Z, ce sera à vous de faire les bons choix au début de sa mise en production.

Conseil : « Pour être grand, il faut apprendre à être petit« .

Il est donc judicieux lors de la mise en place de cet outil de définir une vision commune :

  • au sein de l’intégralité de votre/ vos équipes (PO, devs, intégration…) et plus consciencieusement avec votre/vos équipes de tests.

Mais aussi :

  • Contacter des intervenants externes spécialisés sur ce plugin pour mettre en production l’outil au sein de votre société.
  • Mettre en place une véritable conduite du changement ou à minima, des points de synchronisation avec vos équipes de recette, pour leur indiquer les changements à venir.

Xray peut devenir un véritable atout pour la gestion de vos demandes :

  • Il permet à l’ensemble de votre équipe informatique de suivre l’avancement des tests,
  • Il donne à votre équipe de recette une visibilité plus importante en étant au cœur de votre instance Jira (ce qui favorisera l’investissement des équipes et les échanges entre les équipes de test et de développement).

Xray est donc un bel outil à condition que son paramétrage soit bien étudié pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.

Confluence ou Jira : quelle est la meilleure solution pour documenter ses user stories ?

confluence-ou-jira-documenter-user-stories
confluence-ou-jira-documenter-user-stories

Lorsque l’on travaille dans une équipe Agile en utilisant les outils de la suite Atlassian et notamment Jira Software et Confluence, l’une des questions qui revient le plus souvent est de savoir s’il vaut mieux documenter ses user stories sur l’un ou l’autre des deux outils.

Une chose est sûre : documenter les user stories dans les deux outils est contre-productif. Vous auriez à renseigner deux fois les mêmes informations. Et en cas de changement, vous devrez surtout ne pas oublier de mettre à jour les deux outils ou bien vous risqueriez la confusion pour votre équipe.

Alors lequel choisir ?

#Team Confluence pour documenter ses users stories

Si vous êtes un adepte de  l’organisation

Confluence est un wiki d’entreprise et un gestionnaire de contenu. Il permet de définir des pages structurées contenant du texte, des images, des vidéos, des mockups, …

Pour documenter vos fonctionnalités, Confluence propose un modèle de page nommé « Caractéristiques produit ».

Le fait de travailler au niveau de la fonctionnalité permet de donner un contexte commun aux user stories la composant.

Page Confluence-caractéristiques produit-contexte pour les user stories

On peut ainsi définir la version et les intervenants sur cette fonctionnalité mais aussi la lier à une epic coté Jira. L’état du document permet à l’équipe de savoir immédiatement si on peut travailler sur cette version du document ou si c’est encore un brouillon.

Renseignez ensuite les objectifs, le contexte et les hypothèses de manière simple et directe afin que votre équipe puisse les comprendre aisément.

Caractéristique user stories dans Confluence

On peut ensuite traduire les différentes exigences fonctionnelles en user stories Jira. Celles-ci sont d’abord décrites dans Confluence puis créées dans Jira via le mécanisme de création rapide en sélectionnant le titre de la user story (voir ci-dessous).

Lien user story Jira dans une page confluence

La user story est ainsi directement créée dans Jira et un lien est fait vers la page Confluence d’où elle a été créée. On a ainsi facilement accès au contexte de la user story depuis celle-ci. Celui-ci est structuré comme on veut en rajoutant par exemple des informations de design préliminaire (mockups, copies d’écran, …).

Toutes les user stories et leurs états sont donc ainsi visibles depuis la page Confluence.

#Team Jira pour documenter ses user stories

Si vous préférez un peu moins de structure

Jira est un outil de gestion du travail qui va stocker toutes les user stories, les epics, les tâches et sous-tâches de votre projet. Pour certaines équipes, il peut être pénible de devoir passer de Jira à Confluence sans cesse lorsqu’elles sont en train de travailler sur une user story particulière. Donc ces équipes ont tendance à ne travailler qu’avec Jira et pas du tout Confluence. La user story contient donc toutes les informations nécessaires et suffisantes à sa mise en œuvre. L’avantage, c’est qu’on sait à tout moment depuis le tableau (scrum ou kanban) dans quel état se trouve la user story. On peut aussi savoir qui travaille dessus en ce moment et toutes les autres informations propres à la demande Jira.

L’un des soucis de cette approche est que, même si toute l’information est centralisée directement dans la user story, la structuration de cette information est beaucoup moins développée que dans Confluence. On a tendance à tout remplir dans le champ Description. Et de ce fait, l’expérience utilisateur peut être amoindrie s’il doit parcourir une centaine de lignes d’exigences fonctionnelles. Jira ne permet pas de définir une valeur par défaut qui donnerait une structure pour la description avant la version 8.16 Data Center.

Atlassian permet aux administrateurs des versions 8.16 de Jira Data Center d’ajouter des contextes avec une valeur par défaut à différents types de demandes et projets (comme on peut déjà le faire avec les champs personnalisés).

On peut malgré ça créer des champs personnalisés ou utiliser des plugins pour contrer ce problème. Par exemple, on peut définir une liste de conditions d’acceptance ou créer un champ de priorités pour implémenter la méthode MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have).

En conclusion

Confluence et Jira ont tous deux des avantages et des inconvénients pour la gestion des user stories. Le principal est de choisir une méthode qui convienne le mieux à votre équipe. Si votre équipe préfère avoir des exigences bien structurées avec des informations complètes, partez sur Confluence. Vous ferez donc le lien vers les user stories créées dans Jira. Si elle ne veut pas passer d’un outil à l’autre et qu’elle veut avoir toute l’information centralisée à un seul endroit, quitte à ce que celle-ci soit un peu moins bien structurée, partez sur Jira tout seul.

Gestion et suivi de production avec Jira Software chez Aledia

Créée en 2011, Aledia est une startup implantée sur le bassin grenoblois. Aledia développe actuellement les prototypes de la prochaine génération d’écrans LED grâce à une technologie de rupture. Fin 2020, Aledia a levé des fonds pour un total de 120 millions d’euros.  Thierry Valentin est responsable du projet d’outillage du prototypage des écrans avant leur industrialisation. Jira Software et SmartView étaient au cœur du projet. Ce témoignage a été recueilli par Mathieu Truchot, consultant Atlassian chez SmartView, sur ce projet exceptionnel à tous niveaux.

Thierry Valentin / Aledia

Mathieu : Commençons par l’actualité d’Aledia avant de parler de votre projet. En 2020, Aledia a réussi à continuer sa croissance malgré la crise.

Thierry : En effet, nous sommes passés de 20 à plus de 100 salariés en quatre ans. Notre technologie est issue de recherches menées au Commissariat à l’Énergie Atomique et aux énergies alternatives (CEA). Notre cœur de métier, c’est la technologie LED pour les écrans. 

Mathieu : En quoi votre technologie LED est-elle innovante ? 

Thierry : Les LED éclairent en bleu, puis on ajoute des filtres de couleur. Mais notre technologie produit chaque couleur grâce à des filaments de quelques microns de diamètre. La densité obtenue est exceptionnelle (des milliers sur quelques centimètres carrés d’écran).

Mathieu : Où en est votre développement industriel ?

Thierry : Notre technologie arrive à maturité. Tout est en phase pour lancer le produit en 2022. La dernière pierre à l’édifice : la construction du site de production à Champagnier (Isère).

Le choix de Jira Software

Mathieu : Pourquoi avez-vous ajouté la “brique” logicielle Jira ?

Thierry : Nous suivons la production des prototypes d’écran grâce à Jira Software. Au départ, nous utilisions Excel et le mail. Nous en avons vite vu les limites. Puis un premier outil de gestion de l’activité est arrivé : Productys Explorer. Le logiciel est simple à utiliser. Ça se complique lorsqu’on doit rajouter des ateliers de fabrication et des étapes de production. Productys Explorer n’avait pas la flexibilité requise. Puis Jira est arrivé.

Mathieu : Pourquoi Jira Software ?

Thierry : Caroline Simonin connaissait les outils informatiques de ticketing. C’est elle qui a lancé le projet. Ensuite, on a fait beaucoup de développements (scripting & automatisations) pour adapter Jira à notre besoin et notre environnement.

Mathieu : À quoi vous sert Jira Software ?

Thierry : Jira est une étape vers la production et un véritable outil de gestion de production. Jira sert à amorcer le virage entre la recherche et développement (R&D) et l’ingénierie. Le projet a été l’occasion de se poser les bonnes questions en amont de cette industrialisation. SmartView nous a aidés en adaptant Jira à ces activités très spécifiques. L’objectif était de structurer tout en gardant la souplesse dont les équipes R&D ont besoin.

Mathieu : De la souplesse et une utilisation depuis de multiples sites…

Thierry : Oui. Une anecdote : avant Jira, les utilisateurs devaient sortir des salles blanches au CEA pour accéder au bon réseau. On apprécie de consulter Jira où que ce soit, avec les bonnes règles de sécurité. 

De la R&D à l’ingénierie avec Jira

Mathieu : Après les prototypes, est-ce que Jira sera également utilisé dans l’usine de production de Champagnier ?

Thierry : Notre métier, c’est le semi-conducteur. Dans les usines, le pilotage de la production est réalisé en temps réel par le MES (Manufacturing Execution System). Le logiciel MES gère les équipements, les pannes machines, les liens avec les collaborateurs, etc. Jira n’est pas un MES. 

Mathieu : Mais Jira reste le premier pas vers l’usine ?

Thierry : Oui, Jira c’est la moitié du chemin vers le MES. On travaille chacune des briques du MES. Jira nous a permis de rationaliser chaque étape de fabrication dans les ateliers. Ce processus a enclenché un changement de mentalité : de la recherche à l’industrialisation. 

Mathieu : Vous envisagez d’autres usages pour Jira ?

Thierry : Jira peut être utilisé pour d’autres applications :

  • Dans l’usine : pendant le déploiement du MES. Le MES est une technologie mature, mais lourde à implémenter.
  • Côté projets : pour la gestion de projet et le ticketing classique.

Jira pour la gestion et le suivi de la production des usines

Mathieu : Vous travaillez dans l’innovation mais vous restez prudents…

Thierry : Oui, je ne crois que ce que je vois. On a démarré avec ta visite et une discussion : comment on voit les choses, ce qu’apporte Jira. Ensuite, on a bâti un “Test Case” (projet pilote) du monde d’Aledia avec Jira. C’était une version simple du Jira actuel. Avant même de signer avec SmartView, tu nous as montré ce que le produit peut apporter à notre activité. Cette démo a été déterminante dans mes choix.

Mathieu : Qu’est ce qui t’a fait pencher pour Jira Software à ce moment-là ?

Thierry : On a identifié 3 ou 4 logiciels. SmartView a une approche différente. Ils ont vraiment pris le temps de comprendre les besoins et le contexte d’Aledia. C’est le travail de séduction de SmartView qui nous a fait choisir Jira. 

Mathieu : Une fois le choix réalisé, votre implémentation de Jira a beaucoup évolué…

Thierry : Oui. Dès la mise en route, on était loin du fonctionnement standard de Jira, avec beaucoup de spécificités liés à notre activité. Nous avons parfois été légers sur les cahiers des charges, mais cela a été l’occasion de creuser ensemble les besoins et les meilleures solutions pour y répondre. J’ai beaucoup aimé l’accompagnement tout au long du projet. D’ailleurs, j’ai de nouvelles questions pour toi ! 

Mathieu : Jira tournait déjà en début d’été à votre siège à Echirolles. Comment avez-vous réalisé sa mise en production ?

Thierry : Lors des premières démos, après quelques semaines de projet, Jira ne convenait pas aux utilisateurs. Nous avons dû changer notre fusil d’épaule et réaliser rapidement une deuxième version de l’outil plus simple et ergonomique. J’ai vraiment apprécié le soutien de l’équipe SmartView lors de cette remise à plat du projet. 

Le retour client du déploiement de Jira Software pour du suivi de production

Mathieu : Vous avez déployé Jira sans expérience préalable. Et si c’était à refaire ?

Thierry : Je le referais sans hésiter pour deux raisons :

  1. On a pu poser et rationaliser nos flux de production dans l’optique de la mise en place d’un MES. Cela a été l’occasion de remettre en cause nos processus et habitudes de travail, en supprimant notamment des étapes inutiles.
  2. J’irais plus loin avec les utilisateurs dès la première version. Les gens n’ont pas le temps : “Ça exige trois clics, mais j’ai besoin d’en faire un seul.” Je peaufinerais la présentation aux utilisateurs dès la phase de cadrage du projet. Le métier de nos utilisateurs, c’est le semi-conducteur. Culturellement, les outils informatiques ne sont pas leur truc !

Mathieu : Aledia utilise Jira Software pour faire du suivi de production, c’est un univers éloigné du ticketing. Nous avons mené la première réunion d’expression de besoins. Puis le confinement a démarré… le travail à distance a-t-il été un frein au projet ?

Thierry : Comprendre notre jargon, voir sur site comment on travaille, c’est essentiel. Covid et confinement n’aident pas ! Nous aurions aimé avoir plus d’occasions de rencontre entre l’équipe SmartView et les utilisateurs.

Mathieu : D’autres conseils pour avancer plus facilement avec Jira ?

Thierry : Toutes les tâches de maintenance ou d’ajustements sur Jira affectent directement notre activité. Donc le support SmartView continue d’être déterminant. Pour une utilisation classique, on m’a dit : “Jira, c’est une demi-journée de support par semaine”. Mais  quand on personnalise Jira, on doit faire marcher les automatisations, les scripts et accompagner les utilisateurs. Nous avions minimisé les ressources nécessaires. Encore une fois, nous n’utilisons pas Jira de manière classique.

Le suivi du projet par les consultants SmartView

Mathieu : Qu’avez-vous le plus apprécié chez SmartView ?

Thierry : En bref :

  • Quand nous sommes revenus en arrière, SmartView a continué à nous suivre. 
  • Mathieu et Manuel sont restés ultra dispos pour nous accompagner, même pendant la période des fêtes de fin d’année. 
  • SmartView nous a même dépannés en attendant le renouvellement du contrat de support. 
  • SmartView fait un vrai suivi de l’activité et on se sent soutenus.
  • Certaines de nos demandes étaient très alambiquées et ça n’a pas empêché d’avancer. Tous les points ouverts ont été résolus.

Mathieu : Un dernier mot ?

Thierry : 30 ans que l’industrie de la LED n’avait rien changé. Aujourd’hui, notre travail sur les prototypes est déterminant. Aledia fait bouger les lignes. On réduit la taille des LED et on augmente leur brillance grâce aux nano-fils. On a une offre qui tient la route et on est dans la course…

Mathieu : Manuel et moi avons eu beaucoup de plaisir à réaliser le projet. Nous remercions les équipes d’Aledia pour leur confiance.

L’œil de l’administrateur Jira

Nous avons fait face à deux défis sur ce projet : 

  • Le secteur d’activité. Il s’agissait de notre première expérience dans les semi-conducteurs, dont les métiers sont très spécifiques et éloignés du domaine informatique dans lequel nous avons l’habitude d’intervenir. Pour bien comprendre les besoins, nous avons dû nous y plonger, ou du moins, nous avons fait de notre mieux pour comprendre les différentes activités du cycle de production, même si certaines activités restent encore pour nous très mystérieuses (notamment l’épitaxie).
  • La flexibilité du cycle de production. De par la nature même de cette phase de prototypage, le contenu et l’ordonnancement des étapes de production de chaque lot de production sont potentiellement spécifiques. Nous ne pouvions donc pas reprendre une utilisation classique des workflows de Jira Software. Nous avons un peu renversé le fonctionnement classique de l’outil en représentant les différentes étapes de production par des types de sous-tâches spécifiques, qui pouvaient être facilement réordonnancées par les utilisateurs. La difficulté majeure a ensuite été de coordonner et d’automatiser la validation et l’avancement de ces sous tâches, via l’utilisation des plugins ScriptRunner et Automation for Jira.

Pourquoi SmartView ?

Pourquoi-smartview-recrutement-profils-IT
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Comment montrer qui est vraiment notre entreprise à de futures recrues ? Comment faire ressortir le côté humain des équipes ? Voici les deux côtés de la pièce :

  • Stéphane Genin explique la démarche vue par un associé qui dirige SmartView. Stéphane détaille la stratégie et le plan ambitieux de recrutement de consultants IT en région parisienne, à Lyon et Montpellier. Les spécialités sont Atlassian, Microsoft 365, Agile et Business Intelligence… avec un intérêt d’élargir les spécialités dans l’IT. 
  • Liz Misbach est consultante Atlassian. Liz revient sur ces six cinq chez SmartView. Elle donne un autre éclairage aux personnes qui comme elle doutent. 

Après parution, un autre collaborateur a souhaité s’exprimer. Le principe reste la même : nous publions tels quels les propos d’Elie Théocari en fin d’article.

On dit que l’herbe est souvent plus verte ailleurs. Alors ?

Pourquoi SmartView : vision d’une collaboratrice

Liz sortait de deux expériences professionnelles malheureuses quand elle a rejoint SmartView. Son témoignage est livré mot pour mot ici. Alors Liz, est-ce que l’herbe est vraiment plus verte à SmartView ?

Je suis arrivée chez SmartView il y a 5 ans, grâce à la recommandation d’un ancien collègue. À l’époque, je sortais de deux expériences professionnelles difficiles. Je me questionnais sur ma capacité à intégrer à nouveau une entreprise qui vous promet monts et merveilles, pour découvrir plus tard à quel point le management humain est déplorable (vous connaissez sans doute ce management de la peur qui consiste à vous répéter inlassablement que « personne n’est indispensable »…).

Ce qui m’a tout de suite frappée, c’est l’honnêteté et la vision de mon responsable Stéphane Genin (associé chez SmartView). C’est la première fois que j’entendais parler de « l’entreprise libérée ». Et après avoir lu des livres sur ses conseils, j’ai vraiment adhéré aux principes de responsabilisation, d’autonomie et de confiance accordés aux salariés. Venant d’un univers start-up, il était vraiment important pour moi de (re)trouver ces valeurs dans une entreprise. Et je n’ai pas été surprise de constater que notre Directeur et associé, Christophe Monnier, est également très actif dans le milieu des start-up et de la création d’entreprise à Montpellier.

Alors, si quelqu’un me demandait « pourquoi SmartView ? », je lui répondrais que l’entreprise et ses associés placent vraiment l’humain au cœur de leur projet. Bien entendu, comme dans toute entreprise, rien n’est parfait à 100%.

Mais savoir que notre avis est écouté et entendu, que chacun cherche des solutions aux problèmes quand ils se présentent pour évoluer ensemble, c’est aujourd’hui un luxe selon moi dans une entreprise. Car ce n’est pas un énième discours marketing pour faire passer l’entreprise comme vertueuse alors que le management serait bien différent derrière les portes. Et cette réalité-là est importante, au moins pour moi.

Je retrouve également les valeurs fondatrices de l’entreprise au quotidien dans mon travail.

Fierté : la fierté de voir l’entreprise croître année après année, de voir le travail effectué en avant-vente avec de nouveaux clients. Mais aussi celle d’entendre nos clients ravis de nos prestations qui nous recommandent à d’autres entreprises ou qui nous rappellent quelques années après la fin d’une prestation.

Initiative : j’ai pu continuer à travailler sur la partie marketing et communication de l’entreprise qui est au départ mon cœur de métier. J’ai pu refaire plusieurs fois le site internet quand je le souhaitais pour l’améliorer. Et cela, sans que cela ne demande des approbations longues en temps ou en négociation. On nous laisse ainsi prendre des initiatives qui concernent la vie de l’entreprise.

Solidarité : à chaque fois que j’ai eu des problématiques techniques que je n’arrivais pas à résoudre, j’ai toujours pu compter sur l’aide de mes collègues très rapidement, même s’ils étaient pourtant pris de leur côté. Et si un de nos collègues travaillant pour une autre offre a besoin d’aide, nous répondons présent.

Honnêteté : nous n’hésitons pas à dire à nos clients « non ». Nous n’essayons pas de vendre à tout prix des solutions et plugins coûteux et nous n’hésiterons pas à leur dire s’ils ne vont pas dans la bonne direction. Nous sommes honnêtes avec le client et on ne lui dira pas ce qu’il souhaite entendre mais ce qui nous paraît juste pour son projet. On vend la réalité de ce qu’on fait.

Pourquoi SmartView : vision d’un dirigeant

Stéphane souhaitait expliquer la démarche, la stratégie, sa fierté de servir au quotidien des PME comme des groupes du CAC40. Alors Stéphane, qu’est ce qui rend l’herbe verte à SmartView ?

Pourquoi grandir et recruter des profils IT ?

Nous voulons être une grande entreprise dans l’innovation logicielle, pas une grosse entreprise. SmartView ne s’est pas fixé d’objectif de croissance en chiffres. L’objectif est de grandir en positionnement, en réputation, en valeur perçue par nos clients. Nous cherchons à amplifier l’élan dans lequel nous nous trouvons.

Cette vision est rendue possible par la croissance solide de l’entreprise. SmartView est listé pour la 5e année au palmarès des Champions de la Croissance “Les Echos”

Pourquoi sommes-nous en phase de recrutement de consultants IT

En 2020, la période a d’abord été incertaine pour tous à cause de la pandémie. Ensuite, nous avons pris conscience de plusieurs fondamentaux :

  1. Les clients tiennent à SmartView. Pourquoi ? Lors du 1er confinement, ils se sont inquiétés pour notre santé. Des clients grands comptes nous ont listés parmi leurs fournisseurs prioritaires (nous travaillons autant avec les grands groupes du CAC40 que les PME)
  1. Tous les clients auxquels nous avons demandé des témoignages ont accepté : Aromandise, CDC Habitat, MBDA, un des principaux groupes bancaires français, un leader mondial dans le matériel électrique et la gestion de l’énergie, etc.
  1. Nos 4 équipes (Agile, Atlassian, Business Intelligence et Microsoft) travaillent ensemble sur de plus en plus de projets, en complémentarité sur leurs expertise. Les clients apprécient de plus en plus nos compétences croisées. Sur le marché, les domaines IT sont souvent scindés en silo (Atlassian et Microsoft, BI et agile par exemple). Cette organisation reflète leurs SI qui ne sont pas des monolithes. Ce sont des ensembles de technologies et d’outils entremêlés et complexes qui doivent interagir pour être efficients. Relier les expertises et trouver des passerelles entre savoirs est une nécessité et c’est une singularité de SmartView sur son marché. Cela est rendu possible par la taille humaine de l’entreprise. En témoigne le projet de mesure de la transformation agile.
  1. SmartView est plus visible qu’auparavant. L’écosystème Atlassian a changé : outils stratégiques, augmentation de prix. L’écosystème Microsoft fait émerger un nouveau profil métier entre business et data analyst avec la Power Platform au sein de l’offre Microsoft 365 (ex Office 365). Les gens se demandent : qui est SmartView ? SmartView n’est pas une SSII généraliste de plus. Nos clients ont pris conscience de la valeur ajoutée de SmartView comme accélérateur de transformation. Cette tendance s’accentue : nous sommes impliqués sur des projets IT plus stratégiques. Les missions opérationnelles (ex : “Comment outiller mon process IT”) sont complétées par du conseil stratégique (ex : “quelles exigences pour mon process IT”).
  2. La mixité sociale dans l’IT est une réalité chez SmartView : quasi parité homme-femme, collaborateurs issus de cultures différentes, etc.

Quels enjeux pour SmartView ?

Traditionnellement, SmartView répond aux sollicitations de ses propres clients. Comment devenir plus proactifs ? Comment anticiper les besoins et les demandes des clients pour mieux les servir, et leur faire gagner du temps dans leur propre transformation, leur donner un avantage concurrentiel, mieux servir ses concitoyens pour le Service Public  ? 

  1. Renforcer le contact auprès des clients

Le 1er enjeu est d’aller à la rencontre de l’écosystème. Nous souhaitons passer plus de temps à partager notre vision sur la transformation, notre vision de l’entreprise. 

Nous voulons allouer plus de temps à la partie plus stratégique (à côté de l’opérationnel). Une nouvelle personne rejoint l’équipe commerciale pour lui donner du temps. Cette démarche va encore générer de la demande de la part des clients. 

  1. Élargir encore notre équipe de consultants IT

Le 2e enjeu est d’avoir plus de disponibilités pour nos clients. Nous accélérons ainsi notre développement sur les thèmes existants comme sur les nouveaux sujets. Les clients apprécient SmartView pour ce que nous sommes (nos valeurs, notre capacité à dire “non”, nos points de vue réellement objectifs et neutres vis-à-vis des solutions éditeurs). Les talents qui rejoignent SmartView enrichissent notre expertise. 

Quels profils IT recrutons-nous ?

Au-delà du savoir-faire, c’est la personnalité qui nous intéresse le plus, les “soft skills”. Le savoir-faire reste important et évolue en permanence. Le savoir-être est essentiel dans un rôle de conseil basé sur la compréhension des besoins et la confiance mutuelle. Ce qui compte c’est ce que ces personnes vont apporter de neuf, comment encore mieux servir nos clients grands comptes par exemple. Nous souhaitons élargir encore notre périmètre au sein des DSI (notre focus actuel) et aussi accompagner les directions métiers en partenariat avec les DSI. Les compétences des nouvelles recrues permettent d’offrir de nouvelles missions. 

Comment ces recrutements vont-ils enrichir nos équipes IT ?

Les profils IT recherchés sont larges : du consultant fonctionnel à l’ingénieur très technique (développeur). Nous souhaitons trouver des solutions techniques pour nos clients sans mettre la technique au cœur des enjeux ; la technique et les outils sont des moyens, au service des besoins, pas l’inverse. Nous recherchons la capacité d’un collaborateur à s’adapter aux besoins des clients. Nous cherchons également à élargir nos équipes sur l’agilité et la Business Intelligence.

Nous connaissons notre marché, nous pouvons encore nous développer. Nous grandissons grâce aux personnes qui nous rejoignent. Ces consultants IT adhèrent à nos valeurs pour mieux représenter SmartView.

Dans la pratique, des nouvelles recrues apportent d’autres façons de voir, participent à la vie de l’entreprise. Depuis sa création en 2010, SmartView évolue dans une dynamique de croissance maîtrisée. Et l’humain reste au cœur de la démarche.  

Recrutement-smartview-carrières-job-IT

Pourquoi SmartView : vision d’un collaborateur

Elie Théocari a fait plusieurs métiers au sein d’une très grosse ESN (Entreprise de Service du Numérique).  Elie explique pourquoi il a changé pour SmartView. Ici encore, son témoignage est retranscrit tel quel. Elie, SmartView est à prendre ou à laisser ?

Je suis un consultant SmartView à Montpellier depuis plus d’un an, dans l’équipe Agile Product Management (un gros mot pour dire qu’on est une équipe de formateurs et coachs autour de l’agilité). Et je vais essayer de vous expliquer pourquoi j’ai fait, et je fais encore, le choix de SmartView.

Avant SmartView

J’ai travaillé pendant près de neuf ans dans une très grosse ESN, à Montpellier également, dans laquelle j’ai fait un peu de tout : du développement, de la gestion de projets, du test, de la conception fonctionnelle et technique, du Scrum Master, du Product Owner pour le compte de clients tiers, du coaching…

Une expérience en ESN très enrichissante d’un point de vue professionnel comme personnel. Tout n’a pas été parfait, mais j’ai vécu des choses très intéressantes, j’ai beaucoup progressé, techniquement et humainement, au contact de collègues et d’équipes dont je garderai pour la plupart un excellent souvenir.

Pourquoi alors suis-je parti ?

L’envie de passer à autre chose. L’ESN dans laquelle j’ai “grandi” m’a apporté son lot de satisfactions, mais aussi de frustrations. Faire le tour de France (Marseille, Toulouse, Paris, Lille (!)…) alors que nous avions des agences locales partout avec des consultants tout aussi compétents que moi. Travailler exclusivement pour des clients gros comptes, très difficiles à faire bouger et qui ont des valeurs auxquelles je n’adhère pas toujours. Avoir un turn-over important, voir les gens disparaître les uns après les autres et être remplacés au pied levé par d’autres qui arrivaient en nombre.

J’ai quitté mon emploi sans avoir signé quoi que ce soit d’autre ailleurs. Je me suis laissé le temps de chercher, en me disant que je ne signerai pas dans une autre ESN pour éviter de retomber dans les mêmes travers. Trois mois plus tard, je signais chez SmartView, j’y suis toujours aujourd’hui et c’est une entreprise que je recommande sans hésiter.

Chez SmartView

Nous sommes une petite entreprise (une trentaine de collaborateurs), dont une petite moitié à Montpellier. Il est très facile de discuter avec tout le monde jusqu’au plus haut niveau de la pyramide (qui ne compte que deux étages chez nous), de dire quand on est d’accord, quand on n’est pas d’accord, de proposer de faire les choses différemment et de lancer un débat.

J’ai été intégré à une équipe composée de trois autres personnes, avec plus d’ancienneté que moi professionnellement parlant, y compris dans le domaine de l’agilité. Mais nous faisons tous des propositions, nous prenons tous des initiatives, et il n’y a pas une personne qui a plus de poids que les autres sous prétexte qu’elle est responsable d’offre ou qu’elle a vingt ans d’expérience derrière elle. Nous avons revu du sol au plafond notre démarche de formation en moins d’un an et demi, le quoi, le comment, pour apporter un vrai plus aux apprenants : tout le monde a été dans une démarche constructive alors que chacun avait déjà, forcément, des habitudes et une zone de confort sur le sujet.

Nous travaillons pour des clients principalement locaux, créons une relation honnête avec eux. Nous ne vendons pas juste pour vendre, nous savons dire à un client quand nous ne pensons plus être capables de lui apporter plus que ce que nous avons déjà apporté, et nous savons refuser une mission même juteuse ou une demande de formation quand nous estimons que les conditions ne sont pas réunies pour la remplir correctement, sans être jugés.

Depuis mon embauche, j’ai travaillé exclusivement avec des entreprises de moins de 500 salariés, avec une vraie volonté d’aller de l’avant à tous les étages, dans des métiers très différents et tous intéressants, ce qui est une vraie source de motivation pour moi.

Notre direction nous fait confiance. Nous avons tous été en télétravail pendant plus d’un an sans qu’un manager ne nous appelle toutes les heures, ou même tous les jours, pour savoir précisément ce qu’on fait. Nous ne sommes pas micro-managés ou traqués. Nous sommes maîtres de nos horaires de travail, tant que cela reste en bonne intelligence. Nous pouvons tous prendre des décisions à notre niveau pour faire progresser l’entreprise.

Nous ne cherchons pas à atteindre un “taux d’utilisation” de nos “ressources” qui crève le plafond. En période de COVID, les personnes qui étaient en période d’essai (dont moi) ont été conservées, les personnes qui ont été au chômage partiel ont touché 100% de leur salaire. Nous avons tous le temps d’améliorer nos pratiques, nos outils, nos postures.

Nous avons le temps de participer à des séminaires, des conférences, des jurys pour des écoles, de regarder des vidéos ou de lire des articles pour progresser, d’organiser des retours d’expérience pour en faire profiter tout le monde, de prendre un café entre collègues. Nous avons évidemment, comme partout, des impératifs de production, mais qui ne sont pas incompatibles avec le fait de faire des choses qui nous paraissent importantes.

Alors, pourquoi SmartView ?

Alors non, tout n’est pas parfait non plus. On peut se retrouver sans mission. On peut travailler sur des missions parfois moins intéressantes. On peut être “dans le jus” sur une certaine période. On peut ne pas toujours bien communiquer entre nous, et certaines informations peuvent “se perdre”. On peut avoir une idée un jour et la laisser tomber une semaine plus tard pour une autre qui a germé. On est répartis dans trois villes et il y a des personnes qu’on voit moins que d’autres.

Mais en toute franchise, ce qui n’est pas parfait aujourd’hui, on a la latitude pour travailler dessus. Ce qui n’est pas parfait aujourd’hui, nous en sommes tous responsables et pouvons tous contribuer à l’améliorer. Chacun peut proposer, chacun peut agir, chacun peut faire de SmartView l’environnement qu’il souhaite pour développer sa carrière et s’épanouir.

Certains parmi nous n’aiment pas le mot ESN ; pourtant, nous sommes bien une entreprise de services. Moi-même, je pensais avoir fait une croix sur les ESN. Alors, pourquoi SmartView ? Tout simplement parce que SmartView correspond à l’idée que je me fais d’une entreprise qui veut contribuer à la société que je souhaite pour demain : respectueuse, juste, ouverte, moins axée sur le chiffre et plus axée sur l’impact.

Ah oui, et nous avons un baby-foot. Bref… rejoignez-nous !

Aller plus loin

Changer de job dans l’IT ? Changer de métier dans l’informatique ? Changer de région pour Paris, Lyon ou Montpellier ? Vous avez de l’expérience sur Atlassian, Microsoft 365, Agile ou Business Intelligence ? Dans d’autres domaines de l’IT ?

Si on partageait nos expériences ? Prenez contact ici. Nous sommes basés à Paris, Lyon et Montpellier. 

PS : Avez-vous remarqué que nous écrivons ces textes sans “.e” et “é/ée” ? Pourquoi ajouter des mots au féminin quand la mixité fait partie au quotidien dans l’entreprise ? SmartView inscrit la mixité au cœur de sa responsabilité sociétale et environnementale (RSE). Pour en juger, allez à la découverte de ces femmes, les consultantes, les ingénieures, les cheffes de projet, les mères via la page LinkedIn de SmartView.

“Nos 3 enjeux IT : digital, data et agilité”

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Entretien avec le responsable de l’architecture applicative et du support au sein d’une compagnie d’assurance française.

Un déploiement IT sans douleur, des utilisateurs satisfaits, notre invité partage son expérience d’un projet Jira mené avec SmartView. Notre invité évoque également l’un des enjeux IT de son entreprise : la donnée. Ce grand professionnel de l’IT travaille pour une compagnie d’assurance, filiale d’un groupe bancaire français. Entretien avec Stéphane Genin.

Le nom et la société de notre invité sont restés anonymes en respect des règles de son entreprise.

Stéphane : Avant de commencer, pouvez-vous nous parler de votre entreprise ?

Invité : Nous sommes une société d’assurance au sein d’un groupe bancaire de dimension internationale. Nos produits ont pour cible le marché des particuliers et des entreprises.

Stéphane : Quel est votre rôle ?

Invité : J’appartiens à la direction informatique et processus. C’est une combinaison de MOA et MOE à la Direction des systèmes d’information et des processus. Je m’occupe de l’architecture applicative et du support. On accompagne tous les projets en amont comme en aval, de la conception jusqu’au déploiement et la mise en production.

Stéphane : Avez-vous un enjeu qui vous est propre ?

Invité : L’enjeu est clairement la documentation informatique. On produit des dossiers d’architecture. L’espace documentaire n’était pas parfait. Comme mon entreprise prend de l’ampleur, on ne s’y retrouvait pas trop en termes de documentation.

Stéphane : Quel était votre souci concernant la documentation IT ?

Invité : L’équipe se consacre au travail de terrain donc documenter un projet n’est pas sa tasse de thé ! On ne voulait pas accroître la difficulté. On a mené une étude pour trouver un outil efficace de documentation. Le maître mot était partage et collaboration.

Stéphane : Comment s’est déroulé le projet ?

Invité : On a lancé un appel d’offres, SmartView a été retenu pour nous accompagner. La prestation a dépassé nos attentes ! Avec SmartView, on a établi les bases du projet. On devait concevoir l’architecture derrière l’outil collaboratif Confluence. Le projet a suscité de l’intérêt d’autres services de l’entreprise. ​Le projet n’a pas été partagé au niveau du groupe.

Stéphane : Et finalement, le périmètre a été élargi…

Invité : Oui, le projet a dévié. On a produit toute une gouvernance : suivi de dette technique, suivi du SI, comité d’architecture. Face à l’engouement, le référentiel d’architecture est arrivé par la suite. L’équipe constituée pour poser le référentiel d’architecture a permis de créer des espaces pour d’autres entités de la direction.

Stéphane : Et au niveau des applicatifs IT ?

Invité : On a ensuite intégré Jira. L’approche de SmartView a beaucoup plu. SmartView a apporté des solutions pragmatiques et a su répondre au besoin de manière assez simple.

Stéphane : Dans la pratique ?

Invité : Le projet était bien préparé. La mise en production s’est déroulée sans encombre. C’est si rare des intégrations IT qui ne font pas trop de bruit !

Stéphane : La clé du succès de cette intégration ?

Invité : C’est l’écoute et le partage. Inconsciemment, les problématiques se sont estompées “miraculeusement”. Nous avons laissé un espace d’expression. Les choses ont pu ainsi se repositionner facilement. Ça m’a beaucoup plu ! C’est pour cela que mon entreprise continue à travailler avec SmartView.

Stéphane : Je suis très touché. Ça me fait plaisir. Ce que vous mettez en avant est le plus important : laisser les gens s’exprimer, et plutôt les accompagner que les guider.

Invité : L’accompagnement à la conduite du changement reste la partie la plus difficile comme à chaque fois. Le sujet est délicat. Il faut bien se préparer.
Avec SmartView, le projet a été une belle réussite. Leur équipe connaît bien le métier du développement, ITIL fait partie du sujet.

Stéphane : Vous semblez surpris d’un tel succès ?

Invité : Dans la pratique, beaucoup d’éditeurs ou d’intégrateurs arrivent avec un outil, le reste du projet passe au second plan ! On a commencé par l’écoute et le partage, donc la mise en production s’est bien passée… Quand je regarde ce qui a foisonné derrière… même les retours négatifs se sont résorbés !

Stéphane : Qu’est ce que ça a changé pour la suite ?

Invité : On a pas mal de travaux sur les processus qui vont induire du changement. J’en ai parlé à ma hiérarchie. ITIL va être au cœur. Je vais justement voir ce que SmartView propose.

enjeux IT-data et digital-smartview

Stéphane : Votre entreprise est en pleine croissance. Comment l’IT continue t’il à accompagner l’entreprise dans cette croissance ?

Invité : L’axe n°1 est la partie digitale autour d’un parcours client fiable et plus proche, permettant de mieux interagir.

Stéphane : Donc l’UX (User Experience) va être au cœur des préoccupations de votre entreprise. Quel est le 2e enjeu IT ?

Invité : L’axe n°2 est la partie Data : devenir “data-centric”, produire de la donnée et la remettre au cœur du système. C’est un enjeu à la fois informatique et business ; maîtriser la donnée permet d’être plus agile.

Stéphane : Qu’est ce que vous attendez de cette “agilité” ?

Invité : D’abord, l’agilité va nous permettre d’être plus proche des clients. Ensuite, on veut gagner en agilité, en digitalisation. Plusieurs programmes ​ont été lancés dont la construction d’une plateforme Data pour apporter de la valeur à nos offres de service.

Stéphane : D’accord, Quel est votre 3e enjeu IT ?

Invité : Le 3e axe a pour but d’accroître l’agilité du système d’information, sa flexibilité. Cela doit s’accompagner :

  • de l’industrialisation des processus de développement, d’intégration, de déploiement…
  • de nouveaux métiers comme les “DevOps” qui permettent de maintenir l’humain au premier plan

Stéphane : Comment donner du sens à ces termes souvent décriés (Datacentric, agile, DevOps…) ?

Invité : On n’est pas très fan des buzzwords dans mon entreprise. L’approche s’articule autour de notre projet data. On pourrait lancer un appel d’offres pour ajouter une grosse plateforme data… mais ce n’est pas du tout notre approche. On raisonne à partir de la stratégie. Pour commencer, on va étudier les divers cas d’usages. On va voir ensuite quelles solutions apporter en complétant le SI. Si ajouter des éléments au SI n’est pas suffisant, on ira plus loin.

Stéphane : Et qu’en est-il de l’agilité censée améliorer la qualité de vos services ?

Invité : On déploie la méthode agile en fonction de nos moyens humains. On s’appuie sur les méthodes qui existent, on ne les réinvente pas. Si on manque de compétences, on pourra se faire accompagner par des “coachs agiles”. Le “Product Owner” (PO) est garant du produit, c’est lui qui fixe des priorités. On doit mettre en place des équipes autour du rôle de “Scrum Masters”. Déployer des méthodes agiles prend du temps. L’existant (le “legacy” technique) représente parfois un frein sur le “time to market”. Sur le Digital, mon entreprise a déjà toute une organisation agile qui est suivie par des “coachs agiles”.

Sur le DevOps, il y a un volet outillage avec une approche pragmatique. C’est important de déployer rapidement de manière industrielle. A ce jour, nous n’avons pas encore de collaborateurs attachés aux postes de “DevOps” ou “DevSecOps” (pour intégrer la sécurité au processus).

Stéphane : Trois beaux axes de travail ! Comment voyez-vous l’avenir ?

Invité : Un avenir motivant ! Nous avons beaucoup de choses à creuser. En tant que responsable d’équipe, j’ai plein de sujets innovants, qui font fonctionner la matière grise. Nous avons un enjeu fort de croissance. On doit faire une introspection assez importante : est-ce que le SI est prêt à répondre à ces enjeux ou doit-il être ajusté ?

Stéphane : Pour conclure, un mot sur SmartView ?

Invité : Pragmatique. Quand je pense à SmartView, son pragmatisme en est la clé. Réactif également. Ça correspond à ma vision des choses et au fonctionnement de mon entreprise.

Stéphane : Merci pour le compliment. Je te remercie de m’avoir accordé de ton précieux temps.

Entretien réalisé par Stéphane Genin, associé chez SmartView

La Gazette du Cloud #1 – Les nouveautés des produits Cloud Atlassian

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La gazette du cloud-jira-confluence-atlassian

L’objectif de cette nouvelle chronique est de présenter rapidement et simplement les dernières nouveautés des produits Cloud Atlassian livrées sur les dernières semaines. Pour une vision exhaustive de la feuille de route des produits Cloud, c’est ici.

Nous nous concentrerons ici sur les fonctionnalités ayant eu un impact sur le quotidien de nos clients utilisateurs des solutions.

Atlassian Cloud : Jira Core + Software + Service Management

La nouvelle vue des demandes Jira a été généralisée au 31 mars 2021, sans possibilité de retour à l’ancien affichage.

Quelque peu déroutante pour les utilisateurs historiques de la version serveur, cette nouvelle interface se veut plus ergonomique et épurée pour les utilisateurs.

L’ensemble des champs sont désormais réunis à droite de l’écran, l’affichage des sous tâches et des tickets liés est ainsi optimisé.

Il n’y a plus de distinction entre les écrans d’édition et de visualisation. Désormais, l’ensemble des champs est accessible en modification « in line » sans passer par le menu « modifier ».

Les plus de cette nouvelle vue des demandes dans Jira :

La possibilité « d’épingler » des champs pour chaque utilisateur

Dans la nouvelle vue des demandes, il est désormais possible d’épingler des champs, ce qui permet à chaque utilisateur de choisir les champs à afficher en tête de liste, même quand ils sont vides.

L’intégration avec les automations

Un champ automation est désormais visible sur toutes les demandes. Il permet d’identifier facilement les dernières règles d’automatismes exécutées sur la demande, et éventuellement de déclencher facilement des règles manuelles.

La correction que l’on attendait tous 

Les transitions récursives apparaissent désormais bien dans la nouvelle vue, via un bouton « actions ».

Pour voir la documentation en anglais sur à propos de la nouvelle vue des demandes, c’est par ici.

Jira Service Management (Cloud)

Atlassian a livré plusieurs nouveautés sur Jira Service Management Cloud. Entre autres, des intégrations d’anciens plugins à son produit de service desk et des améliorations pour les agents et les utilisateurs du portail.

Intégration de Insight dans les offres Premium et Entreprise

Insight est un outil qui vous permet d’intégrer votre CMDB (Configuration Management Database) à Jira. Il vous permet de construire par exemple une cartographie applicative ou de suivre votre parc de matériel (avec des possibilités d’auto-inventaire).

Anciennement édité comme plugin par Mindville, l’application a été racheté en 2020 par Atlassian. Elle est maintenant intégrée dans les offres Cloud Premium et Cloud Entreprise de Jira Service Management.

Mauvaise nouvelle pour les clients Cloud Standard, il n’est plus possible de souscrire à Insight comme à un plugin. L’upgrade vers l’offre Premium ou Entreprise est donc obligatoire.

Intégration de Halp 

Autre application récemment acquise par Atlassian, Halp est un outil qui vous permet de créer et traiter des demandes de supports directement à partir de Slack et de Microsoft Teams. Cet outil est désormais intégré dans les offres Cloud de Jira Service Management, y compris en Cloud Standard.

Approbations des demandes par email

Jusqu’à présent les approbations des demandes via Jira Service Management devaient se faire obligatoirement via le portail utilisateur. La possibilité d’insérer les boutons d’approbation directement dans les emails transmis aux approbateurs est en cours de déploiement par Atlassian.

Personnalisation des champs du portail utilisateur 

Il est désormais possible d’ajouter certains champs système sur le portail utilisateurs (priorité, responsable…). Chaque utilisateur peut de son côté personnaliser les champs qu’il souhaite voir afficher, à partir de la liste prédéfinie par les administrateurs.

Modification en lot (Bulk edit) à partir des files d’attentes de Jira Service Management

Vous pouvez désormais réaliser certaines actions de masse directement à partir des files d’attentes de Jira Service Management. Il n’y a donc plus besoin de passer par la recherche avancée et le JQL dans Jira.

Cette sélection est par nature incomplète. N’hésitez pas à nous indiquer dans les commentaires les fonctionnalités récemment livrées qui ont eu un impact sur vos activités !

La place des solutions Atlassian au sein de la DSI de CDC HABITAT

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CDC Habitat - la place des solutions Atlassian

Filiale à 100% de la Caisse des Dépôts, le Groupe CDC Habitat gère 500.000 logements. Anthony Romain est PMO Opérationnel. Il a en charge les applicatifs au sein de la DSI (Direction des Systèmes d’Information). Aurélie Assouline revient sur son actualité et la place des solutions Atlassian au sein de la DSI : servir des utilisateurs sur plusieurs continents, améliorer la disponibilité des systèmes d’information, intégrer de nouveaux SI, ou bien encore s’interfacer avec les partenaires.

Aurélie : Bonjour Anthony, “Teams” nous permet d’enfin nous revoir ! Commençons par l’actualité…

Anthony : Bonjour Aurélie. Le groupe est dans une phase de croissance ce qui impacte fortement la DSI. Nous venons de mener un projet d’uniformisation du SI – Trajectoire 2022. Les 13 ESH (Établissement Social pour l’Habitat) ont fusionné sur le même ERP IKOS. Nous allons ouvrir certaines de nos applications à notre réseau de partenaires et organiser la convergence des SI de 6 sociétés dans les Territoires d’Outre-Mer (SIDOM). Ces extensions de périmètre génèrent du trafic sur l’assistance fonctionnelle des utilisateurs finaux (environ 3000 tickets par mois) et sur l’assistance technique (environ 7000 tickets par mois).

Aurélie : Plus de 10.000 appels par mois rien que pour le support utilisateur, c’est impressionnant.

Anthony : Actuellement 250 agents traitent les tickets de niveau 1 via Jira Service Management (anciennement Jira Service Desk). On utilise aussi une licence Jira Software pour les 450 utilisateurs qui traitent nos dossiers entre les équipes du backoffice avec la Tierce Maintenance Applicative (TMA) en place sur nos socles applicatifs majeurs.

Aurélie : Vos utilisateurs sont nombreux et sont basés sur plusieurs continents…

Anthony : Absolument, nous avons environ 5000 utilisateurs. La convergence du SI des SIDOM est en cours, donc des utilisateurs des territoires d’Outre-Mer pourraient nous solliciter. 

Le périmètre des solutions Atlassian

Aurélie : Quel rôle joue les solutions Atlassian et notamment l’outil de Ticketing sur cette phase de croissance de la DSI ?

Anthony : Le Ticketing Jira est mis à contribution sur les différents projets d’uniformisation du SI et sur la maintenance des applications existantes. Jira joue donc un rôle majeur. C’est l’outil qui nous permet de communiquer avec l’ensemble des parties prenantes : utilisateurs finaux, les équipes en charge de l’assistance utilisateur (Niveau 1 service d’assistance métier), responsables d’application ou projet, et prestataires de la TMA. Jira permet d’échanger de manière fluide, c’est la courroie de transmission.

Aurélie : Le périmètre de Jira a évolué…

Anthony : Depuis 2020, nous avons mis en place un portail Jira Service Management pour les Service d’Assistance Métier (SAM). Il permet aux utilisateurs finaux d’adresser leur demande d’assistance fonctionnelle. Et depuis janvier 2021, notre Centre De Service Informatique (CDS) utilise Jira Service Management pour permettre aux utilisateurs finaux de remonter des incidents ou des demandes (accès au SI, matériels, installation logiciel…).

Aurélie :  Mais votre périmètre applicatif est bien plus large ?

Anthony : En effet, le périmètre applicatif du domaine Organisation Planification et Contrôle (OPC) de la Direction des Applications inclut :

  • la Suite Atlassian (Jira Service Management et Jira Software, Bitbucket et Confluence)
  • Sciforma : notre progiciel de PPM (planification et suivi de projets et de portefeuille de projets)

Aurélie : Avez-vous un sujet propre à votre rôle de gestion projet (“PMO”) ?

Anthony : On gère très bien le Ticketing d’un côté et le mode projet de l’autre. Mais le passage du Build au Run reste un sujet qu’on peut encore mieux maîtriser.

Aurélie : Comment utilisez-vous les autres solutions Atlassian, Confluence et Bitbucket ?

Anthony : L’outil collaboratif et de partage de documents au sein de CDC Habitat est Jalios. Une seule de nos équipes de la DSI utilise Confluence sur un usage de documentation technique qui pré-existait à la mise en œuvre de Jalios. Et nous utilisons Bitbucket pour la gestion de configuration pour lequel une extension de son périmètre est à l’étude. On veut partir sur de bonnes bases sur la bonne infrastructure IT.

Le rôle de SmartView chez CDC Habitat

Aurélie : Quel rôle joue SmartView ?

Anthony : Depuis mon arrivée dans le groupe en 2017, SmartView effectue une prestation de service sur l’accompagnement et le conseil. Afin de répondre aux sollicitations de nos clients externes (directions métiers) et internes (DSI), nous travaillons avec SmartView pour trouver les solutions les plus adaptées. Puis SmartView réalise ensuite l’intégration de l’application. 

Aurélie : Comment se déroulent les prestations SmartView ?

Anthony : Nous travaillons avec SmartView en mode collaboratif. Valérie Simonnet fait réellement partie de l’équipe. On travaille en bonne intelligence. Le service rendu est reconnu comme étant de qualité. Nos clients sont satisfaits. C’est nickel !

Aurélie : En quoi la relation avec SmartView vous aide au quotidien ?

Anthony : Valérie intervient en toute confiance. Ça permet de s’assurer que le service est rendu à nos utilisateurs et que l’application est maîtrisée. Quand on a un problème sur Jira par exemple, je sais que je peux compter sur SmartView pour trouver des solutions et être dépanné le plus rapidement possible. Aujourd’hui c’est une collaboration qui me va bien.

Le choix de Jira Data Center

Aurélie : Pourquoi avez-vous choisi la version Data Center de Jira ?

Anthony : Suite à des problèmes récurrents de performance nous avons décidé de passer en mode Data Center en 2018. On s’appuie actuellement sur 3 nœuds applicatifs. On en a profité pour faire évoluer la base de données de Oracle à PostgreSQL. En juin 2020, nous avons fait une montée de version. SmartView nous a aidé à optimiser les performances de Jira. Aujourd’hui nous avons éradiqué toutes les indisponibilités de l’appli. Enfin, on s’est dit qu’il fallait travailler différemment pour faciliter la prise en main de l’outil par les utilisateurs finaux et récemment, on a intégré l’authentification unique (Single Sign On ou SSO). On a fait le ménage parmi la centaine de projets. Data Center permet l’archivage de projets et de demandes ce qui a amélioré les performances de l’indexation. Ces fonctionnalités nous ont beaucoup aidés.

Aurélie : Haute disponibilité, authentification unique, vous y avez gagné en passant sur la version Data Center de Jira…

Anthony : La migration de la base de données a été compliquée. Maintenant que c’est fait, ça marche bien. Encore un sujet où travailler avec Smartview et Valérie a permis d’être tranquille. Il y a une confiance réciproque. Les sujets sont traités et bien traités. Un sujet qui reste encore un peu instable est la synchronisation de nos utilisateurs avec l’AD sur lequel nous continuons d’investiguer.

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La migration du server vers le Data Center

Aurélie : Pouvez-vous préciser ce qui vous a paru compliqué ?

Anthony : Oui, des caractères spéciaux étaient mal interprétés lors de la migration ce qui avait corrompu certaines données. Il a donc fallu qu’on reprenne les tickets Jira à la main pendant le week-end avec SmartView ! À ce moment-là j’ai appris qu’il valait mieux faire des dumps de base plutôt que des exports. J’appelle cela un “trou dans la raquette applicatif”. Là encore, SmartView a aidé à trouver la solution de manière très satisfaisante.

Aurélie : Vous m’avez fait confiance sur la bascule de Jira Server vers Data Center. Envisagez-vous à présent de basculer également Bitbucket et Confluence sur Data Center ?

Anthony : Non, la plateforme n’est pas suffisamment sollicitée à ce jour. La bascule vers Data Center a un coût au niveau maintenance pour vérifier les 3 nœuds. Quand un nœud pose problème, il faut identifier celui qui est concerné.

Aurélie : La version de Data Center courant 2021 permet de simplifier la supervision, grâce à une vue d’ensemble des nœuds et des logs associés. À ce propos, vous voulez dire que le rapport bénéfice/complexité des solutions Atlassian en mode Data Center n’est pas satisfaisant ?

Anthony : J’en suis satisfait… Je cherche la petite bête ! On a fait le choix de Jira Data Center pour être d’équerre sur la maintenance. Sur les aspects techniques seuls, je n’ai pas à ce jour de justification pour passer Confluence et Bitbucket sur 2 ou 3 nœuds. De nouvelles fonctionnalités sur Confluence ou Bitbucket seraient une vraie motivation pour nous faire migrer sur Data Center. 

La sécurité des données au sein de la DSI

Aurélie : Restons sur les aspects techniques. Avec de multiples sites en métropole et Outre-Mer, comment assurez-vous la sécurité des systèmes d’information et des solutions Atlassian ?

Anthony : Nous validons systématiquement les demandes de changements et d’évolution dans une instance dédiée. Le Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI) donne son avis et nous aide à avancer. Active Directory (AD) est la porte d’entrée unique des utilisateurs Jira notamment. Chaque utilisateur doit être présent dans l’annuaire groupe.

Le mot de la fin

Aurélie : Comment voyez-vous l’avenir ?

Anthony : Il reste du travail pour unifier les systèmes d’information. On suit notre ligne directrice avec l’Outre-Mer et les partenaires. Cela demande pas mal de réflexion et d’imagination pour trouver des solutions. 

Aurélie : Pensez-vous que la méthode agile puisse aider ?

Anthony : Le Groupe a mené quelques projets en mode “agile”. L’agilité est un moyen pour faire face à la croissance. On utilise déjà les termes scrum ou sprint. Mais mettre en place l’agilité de manière transverse (métier et DSI) va bien au-delà. 

Aurélie : Que diriez-vous pour conclure ?

Anthony : Je suis très satisfait des outils et solutions Atlassian. Notre collaboration avec SmartView se passe très bien. J’espère la poursuivre le plus longtemps possible. On verra ce que l’avenir nous réserve !

Aurélie :  C’était un vrai plaisir de nous faire profiter de votre expérience. Je vous remercie Anthony !

Jira Data Center chez MBDA – Retour d’expérience client

Jira Data Center - retour expérience client MBDA - SmartView partenaire Atlassian France

Franck Amaury travaille dans le département des systèmes d’information de MBDA, leader européen dans le secteur aéronautique & spatial et de l’industrie de l’armement.
Franck revient sur la mise en place de Jira Data Center dans l’entreprise et comment l’outil est utilisé au quotidien. Hébergement cloud privé, sécurité des données, déploiement de Jira : Franck livre son point de vue d’expert IT lors d’une interview exclusive à Aurélie Assouline de SmartView.

Franck Amaury – MBDA

Aurélie : C’est rare que vous vous exprimiez publiquement, merci de l’honneur que vous nous faites.

Franck : On met peu en avant le nom de MBDA. C’est un exercice qui m’intéresse. Je suis un homme de terrain, pas un grand communicant qui prend volontiers la parole.

Aurélie : Vous avez rempli de multiples missions au sein du département systèmes d’information (“IS” en anglais) ?

Franck : En 20 ans, j’ai eu 3 vies : PLM* [Product Lifecycle Management], puis les applis web et l’annuaire d’entreprise, et depuis fin 2018 les outils informatiques pour notre propre usage tel que l’ITSM* [IT Service Management] (Helpdesk). La solution Jira d’Atlassian est apparue car l’outil du concurrent était en fin de vie. Je suis arrivé juste après le choix de l’outil Jira. Une solution a été retenue mais le partenaire a arrêté l’hébergement. C’est ainsi qu’on a choisi SmartView pour intégrer Jira.

Aurélie : Quel périmètre couvre Jira Data Center ?

Franck : Jira couvre l’ensemble de l’entreprise, à la fois notre propre usage et nos clients internes. Au démarrage Jira a été déployé pour mon département Système d’Information (IS), on ouvre maintenant son usage à l’ensemble de l’entreprise. Excel a ses limites, on a besoin de quelque chose de plus stable, l’outil permet de répondre aux besoins des clients.

Aurélie : Et la sécurité ?

Franck : Les règles strictes de sécurité diffèrent suivant le type de données. On distingue les données restreintes qui ne sortent pas du datacenter et tout le reste. 

Aurélie : Pensez-vous au Cloud pour les données qui sortent du data center ?

Franck : Nos données sont hébergées dans un cloud privé français. Ces données ne sont pas aussi sensibles. En interne, on encourage les utilisateurs : attention, c’est dans le cloud, ne pas mettre de données sensibles (URL, adresses IP, détails de failles de sécurité…). Nous faisons un accompagnement de nos clients internes pour les sensibiliser. Notre objectif reste de partager des infos avec des partenaires extérieurs. 

Aurélie : Et la sécurité pour vos données internes ?

Franck : En interne, les données sont restreintes dans l’enceinte de MBDA. Certains clients internes ont fait le choix d’une plateforme locale (“on premise”) qui ne sortira pas du réseau. 

Toutes nos installations passent par l’officier de sécurité à qui nous exposons nos projets. C’est un dialogue, on ne cache pas la réalité.

Aurélie : Quel est votre enjeu actuel au niveau de Jira Data Center ?

Franck : Pour le SI, Jira est un outil vu comme innovant, qui répond à des attentes du quotidien. Jira marche bien, il est bien conçu, stable et répond mieux aux besoins qu’un fichier Excel. On a une info à un instant t, on partage l’écran et on voit la même chose, on partage des notes, des commentaires… Jira permet de fluidifier l’échange entre les gens.

Aurélie : Le périmètre de Jira Data Center s’étend, que faites-vous pour accompagner son déploiement ?

Franck : Aujourd’hui nous sommes dans une phase de communication sur l’outil. Nous présentons Jira en interne, on explique nos contraintes. Le département IS a des ressources limitées (contraintes budgétaires). On essaye de ne pas faire tout et n’importe quoi. Les gens vont adhérer à Jira. On offre un service aux autres départements de MBDA : on va mettre en place une souscription interne. “Compte-tenu de la taille de votre équipe, les services Jira vont vous coûter telle somme”. 

Aurélie : Comment gérez-vous les relations avec vos partenaires IT ?

Franck : On a des pics d’activité réguliers avec notre partenaire (nouvelles instances, nouvelles configurations particulières). Le cycle se présente comme une vague. La confiance envers nos partenaires et leurs professionnels est fondamentale. J’apprécie avec SmartView qu’ils ne poussent pas à la consommation. Si ça demande beaucoup d’énergie ou de temps, ils me disent : ça n’en vaut pas la peine !

Aurélie : Qu’est ce qui vous motive à continuer à travailler avec SmartView ?

Franck : D’abord la compétence. SmartView a une connaissance poussée des outils. S’ils n’ont pas la réponse immédiatement, ils reviennent avec la bonne réponse. Ensuite la dimension humaine de l’entreprise : c’est plus simple car j’ai toujours le même interlocuteur, c’est important.

Aurélie : Pouvez-vous en dire plus sur la place de Jira Data Center au sein du groupe MBDA ?

Franck : Aujourd’hui, Jira répond à de petits projets de gestion de tâches (“Task Management”). Les utilisateurs voudront aller plus loin. Par exemple, MBDA qui a des projets en Inde a arrêté les déplacements à cause de la pandémie. Mais grâce à Jira, ils continuent à suivre les opérations.

Aurélie : Que pensez-vous du système de licence à l’année proposé par Jira Data Center ?

Franck : Le principe de l’abonnement nous aide. Nos clients ont besoin d’un support pour le déploiement de nouveaux workflows. SmartView peut revenir au coup par coup pour aider à la conception des projets Jira pour une entité en particulier. L’enjeu du département IS est de lisser la charge afin de ne pas être submergé de demandes diverses et variées. Jira va devenir l’équivalent de la messagerie d’entreprise et certainement prendre la place de Excel pour la gestion de tâches.

Jira Data Center et gestion de projet agile chez MBDA

Aurélie : Utilisez-vous les méthodes agiles pour la gestion de projets ?

Franck : Notre département innovation prône l’agilité. Mais on se rend compte que ça ne marche pas partout. L’IS est dans des modes de gestion de projets entre le traditionnel cycle en V et l’agilité. On va utiliser les méthodes agiles sur des projets précis de plus petite envergure. 

On est dans un métier où la durée de vie d’un produit est de 30 ans. Donc on est très loin du marché grand public des smartphones avec une nouveauté par mois ! 

En interne, j’ai fait une présentation en mode Kanban et un interlocuteur veut de ce fait travailler sur l’agile. 

Je connais les principes du manifeste agile. Mais je n’ai pas encore mis en œuvre l’agilité dans un projet. Je sais que Jira intègre des fonctionnalités pour gérer un projet agile (Kanban et Scrum).

Aurélie : Quel fait marquant retenez-vous d’années de collaboration avec SmartView ?

Franck : Nous avons fait confiance à SmartView dans la gestion des licences. En juillet 2019, votre conseil Aurélie était : prenez 3 ans car Atlassian augmente ses tarifs. On a fait le max pour faire 2 ans pour la nouvelle commande de licences. On aurait pu dire : “on ne vous croit pas”. J’ai apprécié votre bienveillance sur la partie contractuelle avec le changement du prix. Vous mettez d’abord en avant l’intérêt du client. Vous m’avez dit : dans votre contexte, voilà les changements, attention à ces détails. C’est presque parole d’Évangile, votre but n’est pas de vendre un maximum de licences Atlassian possibles. Les licences, c’est un peu la jungle pour ceux qui ne sont pas spécialistes du sujet.

Aurélie : MBDA n’utilise qu’un seul plug-in pour Jira Data center et c’est très bien. C’est ce qu’on met en avant chez SmartView. 

Franck : j’en ai fait l’expérience. Plus on ajoute de plug-in, moins c’est évident. Quand on choisit de mettre en place un plug-in, il faut en mesurer les impacts (coût, maintenance).

Aurélie : N’est-ce pas difficile de dire non à des demandes récurrentes de plug-in pour Atlassian ? Venant du développement logiciel, vous n’avez pas peur de la complexité alors que d’autres vont jusqu’à écrire des scripts ?

Franck : on se bat même en interne. 

L’outil Jira est très riche et très bien conçu. Il a des concepts qui lui sont propres (ex : Advanced Roadmaps), j’en apprends tous les jours. SmartView nous aide à démystifier. C’est une boîte à outils. Les gens se disent : “on prend l’outil Jira” mais il doit être configuré. D’autres nous disent : “moi je connais Jira mais je n’ai pas retrouvé la fonctionnalité”, car un plug-in était installé ! La solution en place n’est peut être pas celle connue dans d’autres entreprises. Au quotidien, “Jira c’est facile”… Oui mais l’outil peut tout faire. Et quand tu commences à faire du workflow, ça devient complexe. J’ai besoin personnellement de bâtir la gouvernance autour de l’outil lui-même. SmartView nous aide à appréhender tous ces concepts.

Aurélie : Avez-vous également exploré les autres outils Atlassian tels que Confluence ?

Franck : On utilise SharePoint. C’est la politique de l’entreprise d’utiliser Microsoft avec une équipe dédiée à son exploitation.

Aurélie : Que retenez-vous de SmartView ?

Franck : Je suis très satisfait du partenariat avec SmartView. J’espère que ça va encore durer de nombreuses années. L’outil Jira est très bien. Il faut l’appréhender, accompagner les utilisateurs en interne dans l’entreprise, on ne peut pas leur donner les clés “comme ça”. Le plus flagrant est Dashboard et Board. Si on ne les comprend pas, on ne peut rien en faire.

Aurélie : Pourtant les tableaux de bord ont une véritable utilité dans l’entreprise…

Franck : À nos clients internes, on doit dire : on peut créer des Dashboards, mais on a besoin de comprendre votre métier. On est déjà dans le mode agile pour expliquer car on n’a pas le choix. J’espère qu’on va continuer longtemps avec Jira sans que Atlassian n’augmente trop ses tarifs sinon ça va tous nous porter préjudice !

Aurélie : Comment voyez-vous l’avenir ?

Franck : Le déploiement de Jira va se faire crescendo. On a installé Jira dans le Cloud et en interne en France, au Royaume Uni et en Italie. Il y a un fort besoin d’accompagner tous les utilisateurs par des formations. C’est l’enjeu des prochaines années. On va surveiller les nouvelles versions. Je n’ai pas l’intention d’utiliser trop de plug-in. On va également interfacer Jira avec les outils de gestion de test.

Aurélie : Avez-vous une logique d’utilisation de Jira Data Center au niveau du groupe MBDA ?

Franck : Travailler dans le secteur de la Défense impose au groupe MBDA d’avoir des infrastructures informatiques distinctes. Donc chaque pays a ses propres instances Jira.

Aurélie : Voyez-vous des risques à standardiser Jira au niveau mondial ?

Franck : Je pense aux développements d’appli personnalisées. On accompagne nos clients qui partagent leur expérience utilisateur : “le bouton doit être en bas” par exemple. Attention, on ne peut pas faire n’importe quoi avec ces outils. On ne veut pas les tordre ! 

Le métier change. Il y a 20 ans je faisais du développement, aujourd’hui plus du tout. Les partenaires comme SmartView vont apporter leurs compétences. Je m’appuie sur les partenaires. On a besoin de leur faire confiance.

Aurélie : J’ai beaucoup appris. Je suis ravie. Je vous remercie beaucoup Franck !

Tempo : pourquoi SmartView est devenu partenaire

Depuis Décembre 2020, SmartView est devenu partenaire d’un éditeur d’une suite de plugins Atlassian, Tempo.

La suite Tempo, c’est un ensemble de plugins : Tempo Timesheets, Tempo Planner, Tempo Budgets et Cost Tracker for Tempo.

Ils permettent de gérer les feuilles de temps, le planning des équipes et les budgets directement dans Jira. Edités depuis 2009, les produits Tempo équipent aujourd’hui plus de 20 000 entreprises à travers le monde.

Tempo Budget - plugin pour Jira - gestion des finances

Pourquoi nous préférons limiter l’utilisation de plugins sur des instances Jira ?

Comme nous l’avons vu précédemment, nous nous efforçons lors de chacune de nos interventions de proposer à nos clients des solutions simples et rapides à utiliser et à administrer. Cela nous permet de limiter autant que possible le nombre de plugins que nous déployons.

De plus, chez SmartView, nous avons à coeur de travailler avec les valeurs et méthodes agiles. Celles-ci guident l’ensemble de nos interventions et bien souvent les organisations de la plupart de nos clients.

Ainsi, il est vrai que les notions de planifications et de suivis des temps  d’une granularité très fine des plugins Tempo nous apparaissaient comme étant peu compatibles avec ces valeurs et méthodes agiles que nous prônions.

Pourtant, force est de constater que les promesses de la suite Tempo paraissent souvent attrayantes pour le Top management et les contrôleurs de gestion. À l’inverse, la mise en place de ce type de plugins de suivi des temps est souvent perçue par les équipes utilisatrices comme une « bureaucratisation » des outils Atlassian. Surtout que ceux-ci peuvent alourdir sensiblement l’utilisation quotidienne de Jira qui est initialement consacré à leurs « vrais métiers » (développement, tests, supports, release…)

La valeur produite par les équipes informatiques qui travaillent sur les outils Atlassian est visible et mesurable à travers les logiciels produits et les services apportés aux autres métiers d’une organisation. Il est cependant souvent très difficile d’en mesurer avec précision les coûts, et surtout de les ventiler correctement et simplement entre les différents projets ou process d’une DSI.

Un outil comme Jira ne peut répondre de façon exhaustive, simple et automatique à ce besoin légitime.

Tempo Planner - Suite de plugins pour Jira- planification des ressources

Notre retour d’expérience client sur la suite de plugins Tempo

Nous avons travaillé de manière presque simultanée avec deux clients utilisateurs de la suite Atlassian. Leurs activités, tailles et organisations sont très différentes mais leurs problématiques ont été similaires :

  • Comment contrôler et valider rapidement les temps facturés par les prestataires ?
  •  Comment distinguer facilement les charges et les immobilisations d’une DSI ?

Pour répondre à ces deux problématiques, nous avons décidé de nous plonger – avec appréhension je dois l’admettre – dans l’univers de Tempo.

À l’issu d’une étude détaillée, nous avons été convaincus que la suite Tempo permettrait de répondre à ces questions.

Le défi de la réussite de mise en œuvre résidait selon nous dans deux facteurs clés de succès :

  • Maîtriser les outils Tempo pour être en mesure de proposer une solution simple et évolutive, et surtout éviter l’effet «usine à gaz ».
  • Réussir l’adoption de la solution par les utilisateurs, en évitant les craintes de contrôle de la part du management et de complexité inhérentes à ce type de projet.

C’est donc pour mieux comprendre les subtilités des concepts Tempo que nous nous sommes initialement rapprochés des équipes de Tempo. Elles ont pris le temps d’analyser avec nous nos cas d’usage. Et elles nous ont aidé à arbitrer au mieux les différents scénarios envisagés :

  • Comment garantir une solution ergonomique pour les utilisateurs finaux, simple et robuste à administrer ?
  • Comment structurer les demandes, comptes et équipes Tempo pour faciliter les saisies de temps ? Le tout, en permettant de produire rapidement des reportings aux niveaux projets, programmes, services et fournisseurs ?
  • Quelle option retenir pour la gestion des TJM des prestataires ? Les intégrer dans Jira et Tempo ou les déporter dans un référentiel externe Excel ou Power BI ?

À l’issue de cette phase de conception, nous avons abouti à deux solutions proches pour nos clients. Celles-ci n’ont évidemment pas été similaires compte tenu des besoins de reporting et des organisations différentes entre nos deux clients.

Tempo Timesheets - Plugins Jira pour suivre le temps automatiquement - feuilles de temps

Mise en oeuvre de la solution Tempo

L’option retenue la plus structurante était de ne pas demander aux utilisateurs de saisir leur temps sur les demandes « opérationnelles » comme les users stories ou les bugs. À la place, nous leur avons proposé de créer  des projets et demandes Jira spécifiques qui correspondent à des unités budgétaires ou types d’activités qu’ils souhaitaient monitorer.

Nous avons ensuite pu réaliser les mises en production. Afin de faciliter l’adoption de la solution, la communication projet a été axée sur deux axes :

  • Pourquoi saisir ses temps dans Tempo ? Nous avons rappelé les enjeux attendus pour l’organisation et les différentes équipes.
  • La simplicité de la saisie des temps dans Tempo. Nous nous sommes appuyés sur l’ergonomie des outils, leurs intégrations à Jira, ainsi que sur des équipes pilotes ambassadrices de la solution.

Enfin, la dernière étape a été  le transfert de compétences. le but était de permettre aux équipes de nos clients d’être autonomes dans l’administration et l’évolution de leurs solutions Tempo.

Nous avons impliqué nos clients dès la phase de cadrage du projet. De cette manière, nos interlocuteurs se sont naturellement approprié les nouveaux concepts et fonctionnalités des plugins Tempo pendant la phase de mise en œuvre.

Nous avons également accordé une attention toute particulière à la documentation des solutions mises en oeuvre. Cette phase est importante car elle permet de garantir la stabilité de la solution. Pour cela, nous leur avons détaillé non seulement les paramétrages réalisés, mais également les raisons des choix d’architectures et leurs impacts.

Quelle conclusion tirer de ces deux expériences ?

Pour suivre les temps d’une DSI, l’intégration de la suite Tempo à Jira est une option intéressante. Cependant, elle doit découler d’un réel besoin et non d’une volonté de contrôle des équipes de la part du management.

De plus, il est nécessaire de favoriser la simplicité et l’ergonomie de la solution afin de ne pas complexifier une instance Jira. Celle-ci doit rester souple, évolutive et aider les équipes sans leur donner plus de travail.

Enfin, dès lors que les équipes sont impliquées et qu’elles comprennent l’intérêt d’un outil de suivi des temps comme Tempo, l’adoption de la solution peut se faire rapidement et facilement à l’échelle d’une DSI de plusieurs centaines de collaborateurs.

Merci à nos clients pour leur confiance, et merci aux équipes Tempo pour leur support !

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez savoir comment mettre en place les plugins Tempo dans votre entreprise.

Pourquoi nous avons choisi Jira Service Management

« Le court-terme et les enjeux de l’IT long-terme de mon entreprise : mon choix de Jira Service Management avec SmartView » 

(english version below)

Interview-smartview-jira

« Je vais parler en toute transparence ». Joli début pour une interview ! Notre invitée travaille pour un leader mondial, spécialisé dans la distribution de matériel électrique et la gestion de l’énergie. Des urgences du court terme à la stratégie à long terme, les conseils IT et l’ITIL, Atlassian Jira et Service Now… La consultante Olga Campeis a recueilli son témoignage sur des sujets brûlants. 30 minutes en compagnie d’une professionnelle de l’IT de haut vol.

En respect des règles de l’entreprise, le nom et la société de notre invitée sont restés anonymes. 

Olga : Nous parlons d’IT. En quoi « l’honnêteté » est-elle essentielle dans votre entreprise ?

Invitée : J’ai des années d’expérience dans la collaboration avec des cabinets de conseil. Un message pour toutes ces sociétés : vendez quelque chose dont le client a besoin ! En tant qu’entreprise, j’ai besoin d’une transparence totale. En tant que manager, j’ai besoin de comprendre ce que nous pouvons faire, ce que nous ne pouvons pas faire. Le plus étonnant ? Ce type de cabinet de conseil est si rare à trouver sur le marché.

La transparence est une grande plus-value de SmartView par rapport aux autres. Un vrai plaisir !

Olga : Parfois, les clients veulent entendre ce qu’ils aiment entendre. Avec votre entreprise, les choses sont différentes. C’est donc un plaisir partagé !

Invitée : Nous avons une approche ouverte. Voici un exemple récent. Un nouveau sujet est apparu. Un membre de l`équipe SmartView a dit « Je n`ai pas la réponse », a proposé de vérifier et est revenu avec la réponse. Je sais que je peux faire confiance à la réponse de ce consultant. Parfois, SmartView propose une option plus souple et plus rentable pour mon entreprise, même si elle gagne moins d’argent ! C’est un véritable changement !

Olga : SmartView fête son 10e anniversaire. Avez-vous un message à faire passer ?

Invitée : Je refuse habituellement les interviews parce que ce n’est pas la politique de l’entreprise. Je suis contente d’apporter également une valeur ajoutée à SmartView. Le nom de votre entreprise est le bon : vous fournissez une vue intelligente. Parce qu’elle apporte beaucoup de valeur. Parce que vous êtes intelligents, pragmatiques et vous apportez des avantages à long terme. 

Covid-19-objectif long-terme avec jira service management

Olga : Merci ! À cause de la Covid-19, est-il réaliste de travailler sur le « long terme » ?

Invitée : Attention, ne vous méprenez pas ! Parfois, nous avons besoin d’une solution rapide, qui donne lieu à des résultats immédiats mais peu convaincants. Cependant, offrir une perspective à long terme est vraiment ce que nous voulons faire… Au moins, nous avançons pas à pas, avec une approche agile. Notre but est de nous rapprocher de l’objectif à long terme que nous nous sommes fixé. 

Olga : Le Service Desk de Jira d’Atlassian fait partie de votre périmètre. Où voyez-vous cette solution dans votre « schéma directeur » IT ?

Invitée : Parfois, les gens pensent que le Ticketing n’est qu’un détail. Le Ticketing, avec la bonne structure, à travers le catalogue de service, les SLA, est la colonne vertébrale IT de l’entreprise. Ce n’est pas uniquement un bloc-notes. C’est la façon par laquelle l’efficacité est obtenue et les processus IT quotidiens sont organisés. 

Les gens mettent en œuvre ITIL et les référentiels de gestion. Mais vous avez vraiment besoin de l’ADN et de la structure appropriés, sinon cela restera uniquement sur le papier. 

Olga : Vous considérez donc les systèmes de ticketing comme un maillon essentiel ?

Invitée : Oui, le ticketing occupe une place importante. « La mise en œuvre à l’aveugle » par l’intermédiaire de processus : produire, produire, produire, produire… mais quelle est la stratégie ? Nous ne pouvons pas avancer sans réfléchir. Quoi que nous fassions, nous nous projetons dans l’avenir. Nous avons obtenu d’excellents résultats avec la mise en place de Jira Service Management* au siège. Et maintenant, de plus en plus de filiales dans le monde entier migrent également sur Jira. 

Olga : Des exemples ?

Invitée : Au siège, un Département nous avait affirmé : « Jira convient aux informaticiens uniquement ». Ils avaient comparé Jira à des services de ticketing externalisés. Puis ils ont été agréablement surpris par le résultat : « Vous êtes sûr que c’est vraiment Jira ? » ont-ils conclu !

Olga : Pourquoi Jira a-t-il fait la différence ?

Invitée : Vous pouvez faire vite et bien. Vous pouvez aussi passer des heures à planifier la solution idéale. Toutefois, la bonne approche consiste à travailler sur les actions correctives, à demander aux utilisateurs actuels et futurs leurs attentes, leurs exigences, leurs contraintes, etc. Pas seulement avec Jira, j’ai déjà utilisé Service Now.

Olga : … et vous n’aimiez pas Jira au début !

Invitée : C’est vrai, Olga, vous avez bonne mémoire ! Service Now était vraiment bien organisé. J’étais aveugle parce que j’essayais de voir Jira à travers le prisme d’autres outils. Merci à SmartView de m’avoir ouvert les yeux ! J’ai fini par devenir  » Madame Jira  » ! Mais mon vrai métier est de sensibiliser la société. J’apporte de nouvelles réponses à des besoins spécifiques ou à la suite d’un audit. J’apprécie l’aide de SmartView. On peut faire des erreurs un peu partout. C’est comme en cuisine, il y a de nombreuses possibilités pour se tromper.

Smartview Paris - Partenaire Jira Atlassian

Olga : La cuisine, belle métaphore. Et si un DSI ou un responsable IT vous posait des questions sur SmartView, que répondriez-vous ?

Invitée : SmartView écoute. Nous exprimons nos besoins aux consultants. Ils travaillent sur les besoins et nous présentent ensuite une solution. Ce que j’aime c’est que SmartView explique les avantages à long terme : maintenance, efficacité, standardisation…

Olga : Si Jira est la colonne vertébrale IT, vous avez un impact considérable… pour le meilleur ou pour le pire ?

Invitée : Le ticketing a un impact sur la façon dont les gens travaillent. Les utilisateurs pourraient devenir schizophrènes si nous ne faisions pas attention. Nous avons besoin de la collaboration des utilisateurs. Certaines entreprises offrent des choses que les clients souhaitent à court terme… mais à long terme, c’est une autre histoire !

Olga : Pourquoi faites-vous référence à SmartView comme un véritable partenaire ?

Invitée : Une partie importante est la communication avec SmartView. Quand vous pensez que les gens s’intéressent à vous, alors la collaboration fonctionne. Quoi que nous fassions, quoi que nous discutions, c’est un partenariat solide. L’une des valeurs de ma société est de prendre plaisir à faire la différence. J’aime travailler avec SmartView. C’est tellement important. Surtout dans le contexte Covid. Chaque fois que j’ai besoin d’une nouvelle proposition d’amélioration, d’une nouvelle fonctionnalité à analyser, je le fais avec joie ! Et je sais que ce sentiment est partagé avec mon partenaire…

Olga : J’apprécie vraiment d’avoir un seul point de contact. Vous vous êtes occupée de tous les besoins. Puis tous les interlocuteurs ont été ajoutés au projet. Nous avons fait les choses plus vite et mieux. Nous savons toutes les deux comment nous travaillons. J’aime beaucoup ça.

Invitée : Le partenariat et la confiance sont perpétuels. Il n’y a pas de bouton ON/OFF

Olga : Et vous avez aussi de formidables compétences en matière d’interview !

Invitée : C’est une question de contexte. Vous savez que je suis vraiment sincère. Je ne peux pas mentir. Je n’aime pas mentir. La transparence est le point fondamental.

Olga : Comment voyez-vous l’avenir ?

Invitée : Je crois qu’après un an de développement continu, j’aimerais d’abord creuser la stratégie et la signification des processus IT au sein de l’entreprise. Je veux identifier les domaines dans lesquels l’outil de ticketing et les services de conseil peuvent apporter une meilleure valeur ajoutée. Nous avions une approche de pompier, maintenant nous devons prendre notre respiration, construire une approche ITSM** fédérée de Jira avec la bonne intégration. 

Au siège, on utilise Jira. D’autres filiales dans le monde possèdent également Jira ou d’autres outils de ticketing. Nous avons besoin d’une plateforme fédérée, connectée et partagée mais sans pour autant compromettre le résultat actuel obtenu par chaque filiale. Cela implique une approche IT à long terme, au niveau mondial, intégrée.

Olga : Merci pour votre temps précieux ! 

Invitée : (le téléphone se met à sonner) Mon prochain appel concerne le catalogue des services. Il va devenir l’épine dorsale de la société. J’agis maintenant dans une perspective à long terme…

Interview réalisée par notre consultante Olga Campeis.

Olga est consultante chez SmartView. Elle travaille principalement avec Jira et Confluence pour fédérer les processus et produire une amélioration continue.

*Jira Service Management : anciennement Jira Service Desk

**ITSM : IT Service Management / Gestion des services informatiques

(English version below)

Mixing short-term and long-term Enterprise IT: my choice for Jira Service Desk with SmartView 

“I will speak honestly.” Nice start for an interview! Our Guest works for a Worldwide Leading Service Provider in the Energy Business. Short-term emergency vs longer-term strategy, IT guidance vs ITIL, Atlassian Jira vs Service Now… Consultant Olga Campeis got insights over many hot topics. 30 minutes well spent with a world-class IT Professional.

To follow company rules, our Guest’s name and company remain anonymous. 

Olga: We are talking about IT. Why is “honesty” essential in your Business?

Guest: I’ve got years of experience in working with Consultancy Firms. One message to all of them: sell something that the customer needs! As a business, I need complete transparency. As a manager, I need to understand what we can do, what we cannot do. The amazing fact? This type of Consultancy Firm is so rare to find on the market.

Transparency is a big value-add for SmartView compared to others. A real pleasure!

Olga: Sometimes clients want to hear what they like to hear. With your Company, things are different. Therefore it is a shared pleasure!

Guest: We have an open approach. Here is a recent example. A new topic came up. Your SmartView team member said “I don’t have the answer”, offered to check and came back with the response. I know I can trust the answer from this Consultant. Sometimes SmartView will come up with a more flexible and cost-effective option for my Company, despite earning less money! It makes a refreshing change!

Olga: Our Company celebrates its 10th Anniversary. Anything to say?

Guest: I typically decline interviews because it is not company policy. I’m glad to bring added value to SmartView as well. Your Company name is the right name: you provide a Smart View. Because it brings a lot of value. Because you are: Smart, Pragmatic and bring long-term Benefits. 

Olga: Thank you! Because of Covid-19, is it realistic to think “Long-Term”?

Guest: Don’t get me wrong! Sometimes, we  do need a quick win, which results in   quick but dirty options. However providing a long-term perspective is really what we want to do… At least, we move forward by a small short step, with an agile approach. Our aim is to get positioned closer to the long-term designed goal. 

Olga: Jira Service Management* from Atlassian is part of your responsibilities. Where do you see this solution in your IT “Grand Plan”?

Guest: Sometimes people think Ticketing is not even interesting to mention. Ticketing, with the right structure, across Service Catalogue, SLA, is the backbone of the Company IT. It is not just a notebook. It is the way efficiency comes and day-to-day IT processes are organized

People implement ITIL and design standards. But you really need the right DNA and structure, otherwise it will only stay on paper. 

Olga: So you see Ticketing Systems as part of the big picture?

Guest: Yes, ticketing has a large footprint. “Blind execution” through processes: deliver deliver deliver… but what is the strategy? We cannot move like headless chickens. Whatever we do, we think about the future. We have great results with our implementation of Jira Service Desk at Headquarters. And now more and more subsidiaries worldwide are moving to Jira too. 

Olga: Any examples?

Guest: At Headquarters, one Department said “Jira is for IT people only”. They benchmarked Jira against externalized Ticketing Systems. They were pleasantly surprised with the result: “Are you sure this is really Jira?”!

Olga: Why did Jira make a difference?

Guest: You can make it quick & dirty. You can as well spend ages on planning the ideal solution. However the right approach is to work on the improvement actions, ask future and current users for their expectations, requirements, constraints, etc. Not just with Jira, I’ve used Service Now previously.

Olga : … and you didn’t like Jira at the start!

Guest: Good memory Olga! Service Now was so well organized. I was ignorant because I was trying to see Jira through the prism of other tools. Thank you SmartView for opening my eyes! I eventually became “Mrs Jira”! But my real job is to bring awareness to the Company. I provide better responses to specific needs or following an audit. I do appreciate SmartView’s help. You can do it wrong everywhere. It is like cooking, there are many ways to get it wrong.

Olga: Cooking, nice analogy. And if a CIO or IT Manager asked about SmartView, what would you respond?

Guest: SmartView do listen. We tell the Consultants our needs. They work on the requirements then they come with a proposal. What I like with the SmartView people, you explain the long-term benefits: maintenance, efficiency, standardization…

Olga: If Jira is the IT backbone, you do have a deep impact… for the better or for the worse?

Guest: Ticketing impacts the way people work. Users could become schizophrenic if we are not careful. We need collaboration with users! Some companies do offer things clients want short term… but long term is a different story!

Olga: Why do you refer to SmartView as a true partner?

Guest: One important part is interpersonal relationship with SmartView. When you think people care, then the chemistry works. Whatever we do, whatever we discuss, it is a solid partnership. One of my Company’s values is to enjoy making a difference. I do enjoy working with SmartView. It is so important. Especially in the Covid context. Whenever I need another improvement initiative, new functionality to analyze, , I do it with joy! And I know this feeling is shared with my business partner…

Olga: I really appreciate having one point of contact. You took all needs. Then all the relationships were added to this. We did things faster and better. We both know how we work. I really enjoy it.

Guest: Partnership and trust is continuous. There is no ON/OFF button

Olga: And you have fantastic interview skills too!

Guest: This is a question of context. You know I am really honest. I cannot lie. I don’t like to lie. Transparency is the main point.

Olga: How do you see the future?

Guest: I believe after one year of continuous development, I’d like to first drain the strategy and the meaning of the IT processes within the Company. I want to identify where both the Ticketing Tool and Consultancy Services may bring better value. We had a fireman’s approach, now we need to take a deep breath, build a federated Jira ITSM** approach with the right integration. At Headquarters, Jira is used but as well other subsidiaries worldwide own Jira or other ticketing tools. We need a federated platform, connected and shared but without ruining the current result achieved by each subsidiary. It means a long-term IT approach, worldwide, integrated.

Olga: Thank you for your precious time! 

Guest: (phone ringing) My next call is about the Service Catalog. It will become the backbone for the Company. I’m acting now with long-term in mind…

Olga Campeis

Olga is a Consultant at SmartView. She works mainly with Jira and Confluence to federate processes and produce continuous improvement.

*Jira Service Management : formerly known as Jira Service Desk

**ITSM : IT Service Management