Licences Atlassian : conseils Smartview pour optimiser ses budgets en 2022 ?

Le 15 Février 2024 arrive à grand pas. La date d’arrêt du support Atlassian sur son mode historique Server !

Certaines entreprises ont déjà réalisé la migration de leurs instances vers Data Center ou Cloud. D’autres se laissent encore quelques mois de réflexion… Au-delà du projet de réalisation, comment optimiser ses coûts quand on bascule vers un nouveau plan de licences Atlassian ?

Aurélie Assouline fait part de son expérience pour vous livrer quelques conseils.

Les règles : sont-elles toutes bien connues par les clients Atlassian ?

Ces dernières années, le contexte Atlassian a beaucoup évolué : lancement de nouvelles offres et apparition de nouvelles règles. Les produits restent très appréciés par les administrateurs et utilisateurs finaux. Néanmoins, la gestion des licences qui entoure ces produits devient de plus en plus compliquée à appréhender. Certains services achats redoutent un manque de maîtrise de leur budget.

S’appuyer sur un partenaire Atlassian vous permettra d’anticiper au mieux les impacts financiers.

Pour vous guider efficacement dans votre plan de licence Atlassian, voici quelques-unes de ces règles :

  • Les paliers en termes de tranche utilisateurs différent d’un mode à l’autre.
    Veillez à cibler le bon palier, et choisir la souscription la plus adaptée entre l’abonnement Cloud mensuel et annuel. L’un sera forcément financièrement plus avantageux que l’autre !
  • Choisissez dès le départ l’offre Standard, Premium ou Enterprise qui convient le mieux à vos besoins : cela évitera certains écueils et frustrations de la part de vos utilisateurs, et vos services financiers garderont la maîtrise de leurs budgets.
  • Atlassian facilite le passage d’un plan de licence à l’autre, en proposant certaines remises, voire la gratuité de certains produits. Encore faut-il connaître l’existence de ces avantages, basculer au bon moment et éviter de payer un coût de licence en double. En complément, n’oubliez pas la deadline du 30 juin 2023 : au-delà de cette date, les Loyalty Discounts disparaissent.
  • L’abonnement minimum imposé par l’éditeur s’étend sur une période de 12 mois. Pour figer un tarif et éviter de mauvaises surprises, vous avez la possibilité de souscrire aussi sur 24, voire 36 mois sous certaines conditions.
  • La tranche utilisateurs d’un plugin Jira doit toujours correspondre au palier utilisateurs de la licence Jira le plus élevé. Si sur une même instance, vous avez un Jira Software pour 500 utilisateurs et un Jira Service Management pour 50 agents auquel vous souhaitez rattacher le plugin Extension Jira Service Management par exemple, il faudra souscrire le plugin pour 500 utilisateurs, quel que soit votre mode d’hébergement. Dans le cas contraire, vous rencontrerez des soucis d’incompatibilité.
  • Certaines solutions Cloud, tels qu’Atlassian Access ou Opsgenie sont gérées de façon indépendante par les équipes Atlassian. Et d’autres produits semblent n’être disponibles qu’en abonnement mensuel, tels que Bitbucket.
    Veillez à bien vous renseigner sur les modalités de souscription et pensez à « co-termer » vos dates anniversaires quand cela est possible. Cela facilitera la gestion de vos licences et simplifiera les futurs renouvellements.

Maintenant, il y a quelques bonnes pratiques…

Une migration vers Data Center ou le Cloud est aussi une formidable opportunité de revoir ses process et d’optimiser la configuration de ses outils Atlassian. Dans le cas où vous détenez aujourd’hui plusieurs instances Server, avec potentiellement des plugins du Marketplace : ne négligez pas les opérations de fusion ! Sauf si votre budget est extensible, mieux vaudra envisager de fusionner ses instances pour éviter de payer plusieurs licences.

Et bien sûr, auditez vos plateformes existantes : vous découvrirez peut-être que vous avez mis en place différents plugins qui offrent les mêmes fonctionnalités et qui n’auront pas tous besoin d’être repris dans le nouveau mode d’hébergement.

Pourquoi confier la gestion de ces licences à SmartView, partenaire Platinum Atlassian ?

Nous l’avons vu précédemment, il existe de nombreuses règles qui diffèrent d’un mode à l’autre, et il n’est pas toujours facile de s’y retrouver.

Avec près de 10 ans d’expérience, notre équipe commerciale maîtrise les règles de la politique tarifaire de l’éditeur. Chaque collaborateur certifié dispose de l’Atlassian Sales Accreditation.

Confier la gestion de ses licences Atlassian à SmartView représente de nombreux avantages :

  • Un interlocuteur unique, que ce soit pour les licences Atlassian, du Marketplace ou autres éditeurs. De ce fait, les démarches administratives sont simplifiées.
  • Langue française : tous nos clients ne sont pas bilingues et apprécient d’échanger en français.
  • Paiement en euros : le paiement en dollars induit des frais. Il n’y a pas de surprise avec la fluctuation du cours de la devise.
  • Conseil et expertise sur les plugins à souscrire pour répondre à des besoins non couverts par les fonctionnalités standards de la solution mise en place.
  • D’une façon plus large, conseil sur la tranche d’utilisateurs à souscrire.
  • Informations communiquées sur les éventuels changements de politique tarifaire de l’éditeur (annonces du 16/10/2020 et du 13/01/2022 sur les coûts des licences Server et Data Center, du 09/09/2021 sur les produits Cloud), les alertes de sécurité et sur la roadmap Atlassian.
  • Réalisation de projections budgétaires ciblées.

Notre objectif : vous accompagner vers une décision la plus éclairée possible et faciliter le passage de vos licences perpétuelles vers de nouvelles licences annuelles.

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Aurélie Assouline

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