Teams ou SharePoint : Quel outil pour ma gestion documentaire ?

En cette période de crise sanitaire du COVID 19, l’utilisation de Microsoft Teams a explosé. L’outil permet entre autres d’échanger par chat, de faire des visioconférences, ou encore de gérer des équipes via le module du même nom. Vous ne le savez peut-être pas mais dans son module « Equipes », Teams s’appuie sur un autre outil de la suite Office 365, SharePoint.

Prenons un exemple pour illustrer ça. Je crée une équipe Teams privée que je nomme « IT » avec 2 canaux « Général » et « Veille techno ». Quand je crée mon équipe, automatiquement un groupe Office 365 privé est créé, et par conséquent, un site d’équipe SharePoint avec les mêmes personnes que celles définies dans l’équipe Teams. En réalité, la relation entre Teams et SharePoint est encore plus forte que ça. Ce que je pense stocker dans mon équipe Teams est en réalité stocké dans SharePoint. Teams n’est « qu’une interface », l’outil qui stocke tout est SharePoint. Pour l’équipe que j’ai créée, je vais donc avoir un site d’équipe SharePoint appelé « IT ». Dans la bibliothèque « Documents », je vais retrouver mes 2 canaux Teams sous forme de répertoires. Pour faire une métaphore, on peut comparer cette situation à une voiture, Teams serait la carrosserie, la partie visible de la voiture, et SharePoint serait le moteur, sans qui la voiture ne pourrait pas avancer.

Teams-ou-sharepoint-microsoft

On peut donc travailler sur le même contenu à la fois dans Teams et dans SharePoint. Mais alors quel outil utiliser ? Je vais vous expliquer les cas où vous devez privilégier l’un plutôt que l’autre.

Gérer son contenu documentaire avec Teams

Gestion documentaire avec Teams - Microsoft

Teams a de sacrés arguments à faire valoir. L’outil est un bureau de travail virtuel où l’on va à la fois pouvoir :

  • Chatter avec vos collaborateurs et vos clients
  • Participer à des réunions audio ou vidéo
  • Collaborer sur du contenu (documentaire par exemple) en temps réel

Tout ça de manière fluide ! De mon ressenti, l’utilisation de la gestion documentaire par le biais de Teams est hyper efficace. On a l’impression d’être dans un explorateur de fichiers local.

Teams possède également un système de mentions qui permet de notifier facilement des utilisateurs qu’un contenu est ajouté ou mis à jour. Je trouve cette fonctionnalité très intéressante car elle permet d’éviter les emails inutiles. On n’est que trop souvent esclave de notre messagerie.

Les systèmes d’onglets et de connecteurs permettent également d’ajouter de la valeur à vos équipes. Cela permet d’intégrer des applicatifs externes comme des outils de gestion de tâches (Planner, Trello), de prise de notes (OneNote), de ticketing (Jira), de reporting (Power BI)… La liste est plutôt longue.

Gérer sa documentation à l’aide de Sharepoint

Gestion documentaire avec Sharepoint - Microsoft

Cependant, lorsque l’on veut avoir une pratique documentaire un peu plus avancée, on arrive vite aux limites de Teams. Je vous donne quelques exemples parmi les plus parlants.

Je gère des fichiers dans un canal Teams et je supprime un de ces fichiers par erreur. Impossible de récupérer ce fichier directement depuis Teams. Pas de panique cependant, il existe une corbeille qui stocke ce fichier pendant 30 jours. Cette corbeille est accessible depuis le site SharePoint associé à l’équipe.

Autre exemple plus problématique, je veux donner un accès en lecture seule aux documents de mon équipe à certains utilisateurs. Teams ne gère que 2 niveaux d’accès : « propriétaire » (qui a contrôle total sur l’équipe) et « membre » (qui peut ajouter, modifier, supprimer uniquement du contenu). Je ne parle pas du niveau « invité » qui est assez similaire au « membre ». SharePoint permet une granularité des droits plus fine et permet de gérer par exemple cet accès en lecture seule.

Le dernier exemple concerne l’ajout de métadonnées. Pour ajouter de la valeur, par exemple pour optimiser la recherche, il peut être intéressant d’ajouter des métadonnées aux documents. Cela peut être le typage de ces documents (« Devis », « Facture », etc…), la définition d’une date d’échéance, la définition d’une personne validant le document. L’ajout de métadonnées est un mécanisme standard de SharePoint et est impossible dans Teams.

On peut également opposer quelques éléments négatifs à SharePoint :

  • L’interface en mode Web n’est pas idéale pour gérer les documents de manière fluide.
  • Il faut un certain temps de customisation pour avoir un site « présentable ».

Dernier point, on peut imaginer pour une équipe donnée une utilisation hybride de Teams et de SharePoint. Attention cependant à l’adoption, le fait de basculer d’un outil à l’autre offre en général une mauvaise expérience utilisateur.

Alors, Teams ou Sharepoint ?

En synthèse, quel outil utiliser ?

Si vous avez besoin de gérer votre contenu de manière simple, alors il vaut mieux passer par Teams qui est facile à prendre en main.

Si vous avez besoin de fonctionnalités un peu plus avancées comme l’apposition de métadonnées ou des accès en lecture seule alors il vaut mieux basculer sur SharePoint.

Vous souhaitez savoir comment améliorer la qualité documentaire avec Office 365 ? Lisez cet article !

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