Dès l’instant où l’on déploie une démarche ITSM vient la question d’automatiser les processus. Quel outil choisir entre celui de Microsoft et celui d’Atlassian : Power Automate ou Jira Automation ?
Jira possède un moteur d’automatisation embarqué : il s’agit d’Automation. Nous avons choisi de le comparer à un outil leader sur le marché de l’automatisation de processus : Power Automate, fourni nativement dans la suite Microsoft 365.
Nos consultants Gwendoline GONZALEZ (experte ITSM et consultante Atlassian) et Damien CELLE (Consultant Office 365) vous livrent leur avis au travers de 4 cas d’usage listés ci-dessous :
- Post personnalisé dans Teams à la création d’une demande dans un projet ;
- Dédoublonnage automatique de demandes ;
- Création d’une tâche dans le To-Do (Office 365) de la personne à qui est affectée une demande ;
- Mise en production d’un logiciel avec validation équipe dév / équipe ops / équipe métier.
Ils vous proposeront une description succincte de l’implémentation de ces cas d’usage dans les outils. Leur comparaison entre Jira Automation et Power Automate se fera suivant différents critères : conception, maintenabilité, performances et suivi.
1) Post personnalisé dans Teams à la création d’une demande dans un projet : quel outil permet l’automatisation la plus simple, Jira Automation ou Power Automate ?
Teams propose nativement, via son module de connecteurs, d’être notifié dans un canal dès lors qu’on a une interaction sur un projet Jira. Cependant, les notifications sont un peu « austères » et ne sont pas customisables. L’idée est donc d’utiliser un mécanisme d’automatisation pour améliorer ces notifications.
Comment ça marche dans Automation :
Il faut procéder en 2 temps :
- Tout d’abord, s’assurer d’avoir mis en place le connecteur “Webhook entrant” dans le canal Teams, pour récupérer l’URL du canal à passer dans l’automation.
- Ensuite, créer l’automation en prenant soin de définir le déclencheur et les conditions d’exécution.
Lorsque l’on va définir l’action, il va falloir passer en paramètre : l’URL du canal (récupérée au moment de la configuration du Webhook), ainsi que le titre et le corps de la notification (où nous avons la possibilité d’inclure des smartvalues pour afficher les paramètres du ticket). Nous pouvons aussi inclure le résumé du ticket à la notification. Cependant, ce résumé n’est pas configurable dans Jira à la différence de Power Automate qui permet de personnaliser cela.
Comment ça marche dans Power Automate :
Dans Power Automate, notre flux va être déclenché à la création d’une demande dans un projet Jira. On aura ensuite une action Teams de mise en forme et d’envoi du message. On a donc un flux très simple avec un déclencheur et une action (ou deux, s’il y a une condition spécifique). Un utilisateur averti fera cette implémentation en une dizaine de minutes.
En résumé :
| Jira Automation | Power Automate | |
| Conception | + | ++ |
| Maintenabilité | + | + |
| Performances | + | + |
| Suivi | + | ++ |
Vainqueur de la manche : Power Automate.
Remarque : Atlassian a récemment acquis Halp. Cet outil va permettre :
- De synchroniser les tickets Jira avec les conversations présentes dans Teams ou Slack,
- De pouvoir suivre ces tickets directement depuis Teams ou Slack,
- De pouvoir déclencher la création de ticket dans Jira directement depuis une conversation Teams ou Slack.
En résumé, Halp permet aux employés depuis un environnement collaboratif (Teams ou Slack) d’interagir de façon transparente avec Jira.
2) Dédoublonnage automatique de demandes : la différence entre Jira Automation et Power Automate
Il n’est pas rare de voir la même demande arriver plusieurs fois sur un projet, notamment dans le cadre de création de tickets par mail via des systèmes de supervision. Si c’est régulièrement le cas, il est intéressant d’implémenter un mécanisme de dédoublonnage automatique. Celui-ci va, en fonction de champs choisis, définir ce qu’est un doublon. Puis il va ajouter les doublons en tant que tickets enfants du ticket « de référence » en prenant soin de les clôturer.
Comment ça marche dans Jira Automation :
En partant du principe que le ticket le plus récent est le ticket à conserver.
À chaque création de ticket, nous devrons :
- Stocker dans une variable locale la clé du ticket ayant déclenché l’automation.
- Valider s’il existe des doublons selon les critères définis en amont.
- Définir une série d’actions, pour tous les tickets répondant à la requête JQL de recherche de doublon, en excluant le ticket ayant déclencher l’automation :
- Créer une liaison entre le ticket de référence et les tickets doublons (il est possible de définir un type de liaison particulier)Transiter les tickets doublons vers l’état Terminé
- Ajouter un commentaire pour préciser que les tickets répondant au filtre JQL sont des doublons
La mise en place peut s’avérer complexe en fonction des règles de dédoublonnage définies : quel est le ticket de référence, quelles sont les conditions à vérifier pour identifier un doublon, etc..
Comment ça marche dans Power Automate :
On ne peut pas récupérer les demandes avec une requête JQL. L’idée va être de faire un flux automatisé à chaque création de demande, et de mettre dans un système externe (type liste SharePoint ou fichier Excel) le suivi des colonnes à dédoublonner. À chaque fois qu’on identifie un doublon, on met à jour les demandes concernées. Pour ce cas d’usage, Power Automate n’est clairement pas adapté car il nécessite l’usage d’un stockage tiers pour pouvoir faire les comparaisons.
En résumé :
| Jira Automation | Power Automate | |
| Conception | + | – |
| Maintenabilité | + | – |
| Performances | + | – |
| Suivi | + | + |
Vainqueur de la manche : Jira Automation.
3) Création d’une tâche dans le To-Do (Office 365) de la personne à qui est affectée une demande
To-Do est un outil fourni dans la suite Microsoft 365 qui permet de gérer ses tâches personnelles et d’organiser sa journée en fonction des tâches à réaliser. Dans une démarche ITSM, les demandes affectées aux collaborateurs entraînent des tâches qu’ils auront à effectuer. Pour une meilleure organisation, il est intéressant d’intégrer automatiquement ces tâches dans le To-Do de la personne à qui est affectée une nouvelle demande.
Comment ça marche dans Jira Automation :
Avec Jira Automation, nous sommes en mesure de définir un webhook vers un outil externe à condition qu’il existe une API disponible. C’est le cas pour To-Do avec l’API Graph de Microsoft. Cela implique une connaissance de l’intégration de services REST et l’authentification sur Azure AD. Ce qui n’est pas forcément évident pour un public non technique.
Comment ça marche dans Power Automate :
A l’instar du premier cas d’usage avec Teams, l’idée est de faire un flux automatisé avec la création d’une demande dans Jira comme déclencheur (connecteur Premium) puis l’ajout d’une action de création de tâche dans To-Do. Le flux est hyper simple avec un déclencheur et une action (ou deux si on ajoute une condition).
En résumé :
| Jira Automation | Power Automate | |
| Conception | – | ++ |
| Maintenabilité | – | ++ |
| Performances | ++ | + |
| Suivi | – | + |
Vainqueur de la manche : Power Automate.
4) Mise en production d’un logiciel avec validation équipe dév / équipe ops / équipe métier : utiliser Jira Automation ou Power Automate ?
Il s’agit ici d’implémenter un processus simple de mise en production d’un logiciel. Cette mise en production est initiée par une demande (via un formulaire). Pour être validée, elle doit être approuvée par une équipe de dév (qui va dire que tout est prêt côté code), une équipe d’ops (tout est prêt côté infrastructure) et une équipe métier (tous les tests fonctionnels sont OK).
Comment ça marche dans Jira Automation :
Lorsque le circuit de validation est toujours le même et que les validations sont séquentielles, nous pouvons l’embarquer directement dans le workflow.
Jira Automation va avoir un intérêt, lorsque nous aurons besoin de gérer les validations en fonction d’un nombre de paramètres. Par exemple : dans une MEP pour un logiciel donné, je ne dois avoir que la validation Dev et métier.
Pour gérer ce genre de circuit de validation en automatique, nous aurons besoin :
- De définir l’ordre des validations (dans le cas où elles sont toutes à effectuer)
- De mettre en place dans notre workflow un état “Attente validation”
- De créer l’automation nécessaire, de façon à ce que dès que le ticket arrive en “attente validation”, et en fonction des validations déjà effectuées, l’automation puisse renvoyer le ticket vers la bonne validation.
Il faudra également définir ce que nous devons faire du ticket en cas de refus de validation.
- Dès le premier refus de validation, le ticket passe à refuser.
- De gérer avec des flags l’état des validations, et de laisser une équipe définir si la demande doit aller plus loin ou non.
Comment ça marche dans Power Automate :
La complexité métier de ce flux est assez élevée. Cependant, cela s’adapte bien à Power Automate en raison notamment de son mécanisme natif d’approbations. On aura donc un flux déclenché soit de manière instantanée (bouton), soit par le remplissage d’un formulaire de demande de mise en production (Forms ou SharePoint par exemple). Et un ensemble d’actions d’approbations consécutives (dév, ops, métier). L’intérêt de ce mécanisme est qu’on peut envoyer l’approbation à un groupe d’utilisateurs qui va ensuite l’approuver*. La notification part automatiquement dans Teams et la messagerie des approbateurs. Ce qui peut être limitant avec Power Automate est de devoir gérer des retours vers des statuts intermédiaires. Par exemple, l’équipe métier refuse l’approbation et l’approbation de l’automatisation repart vers les ops. En résumé, en gardant le scénario nominal, tout est simple. Mais si on ajoute des règles, cela devient alors un vrai un casse-tête.
*soit c’est le premier approbateur qui valide, soit cela sera tout le monde.
En résumé :
| Jira Automation | Power Automate | |
| Conception | ++ | + |
| Maintenabilité | + | – |
| Performances | + | + |
| Suivi | ++ | ++ |
Vainqueur de la manche : Jira Automation.
Le résultat : Jira Automation ou Power Automate ?
Cela fait donc deux manches partout. Vous l’aurez compris, il n’y a pas un outil que nous préférons plus qu’un autre. Chacun des deux outils possède ses forces et faiblesses :
- Jira Automation est un peu plus technique et complexe à utiliser que Power Automate.
- Power Automate ne sera par contre d’aucune utilité si on souhaite automatiser des choses liées à des plugins Jira (comme Insights par exemple).
- Le connecteur Jira dans Power Automate nécessite une licence Premium dont le coût est à considérer au regard de la valeur apportée par les processus.
- L’intégration dans les outils d’Office 365 est très aboutie avec Power Automate.
-> Attention aux coûts des outils !
Par ailleurs, un autre point important, qui n’est pas spécifique aux cas d’usage, est le coût des outils. Jira Automation est intégré dans les abonnements Jira Cloud :
- Sur tous les abonnements, pour des règles mono-projet,
- À partir de l‘abonnement Premium qui offre la possibilité d’utiliser des règles multi-projets, (non concernées dans nos cas d’usage). Attention, en Premium, nous sommes limités à 1000 exécutions par utilisateur et par mois, alors qu’en Enterprise le nombre d’exécution est illimité.
Le connecteur Jira dans Power Automate, quant à lui, est en mode Premium. Cela signifie que l’entreprise devra souscrire une licence Power Automate Premium (par utilisateur à 12,60 € / mois ou par flux 84,30 € / mois). Le choix de la licence est dépendant du nombre d’utilisateurs et de flux concernés.
Notre avis
En résumé, Power Automate est plutôt à privilégier pour des cas d’usage simples. C’est-à-dire que ceux-ci sont plutôt réalisables par des utilisateurs du métier. (lier avec article sur les keys users)
Sa valeur sera d’autant plus grande avec une intégration dans les outils d’Office 365. Cependant, si le processus à implémenter se complexifie ou doit interagir avec un plugin Jira, il faudra alors plutôt s’orienter vers Jira Automation.
L’automatisation de processus permet bien souvent d’apporter de la valeur aux méthodes de travail en place et il n’est pas aisé de s’y retrouver. N’hésitez pas à contacter Gwendoline ou Damien pour plus d’informations.
