Recherche Jira : recevoir par mail les résultats d’un filtre

Dans cet article, je vais vous montrer comment recevoir périodiquement par mail les résultats d’une recherche Jira.  

Exporter une recherche Jira : l’abonnement au filtre

Il existe dans Jira un mode d’exportation original très utile : l’abonnement au filtre. Celui-ci permet de recevoir périodiquement la liste des demandes qui répondent à un filtre sous forme de mail récapitulatif. On peut l’envoyer à soi-même ou à un ensemble d’utilisateurs. 

Recherche dans Jira : Abonnement à un filtre

Pour y accéder, lorsque mon filtre est affiché,  je clique sur le bouton « Informations » puis « Nouvel abonnement ». Je vais d’abord choisir les destinataires du mail récapitulatif. Je peux choisir l’abonnement personnel, et dans ce cas, le mail ne sera reçu que par moi-même. Ou je peux choisir de l’adresser à un groupe d’utilisateurs. Attention, je ne vois ici que la liste des groupes auxquels j’appartiens. Ensuite, je vais choisir à quelle fréquence je vais envoyer le mail. Cela peut-être tous les jours, certains jours de la semaine ou du mois. Je peux également spécifier le format d’émission dans un mode avancé que je ne couvrirais pas ici. 

Comment s'abonner aux résultats d'une recherche ?

Enfin, la dernière case me permet de recevoir un mail même s’il n’y a pas de demandes qui répondent au filtre. Cela permet de me rassurer en me disant que la souscription au filtre fonctionne correctement. Cela veut juste dire qu’il n’y a pas de demandes concernées. 

Notifier les utilisateurs Jira de leurs demandes

Vous pouvez notifier par exemple chaque utilisateur de leurs demandes :

  • Si vous souhaitez envoyer tous les matins la liste des demandes qui leurs sont attribuées et qui ne sont pas résolues
  • Si vous souhaitez prévenir des utilisateurs qu’ils ont des demandes à valider

vous pouvez créer un filtre dans lequel vous mettez comme critère :

Reporter = currentuser() AND status = « A tester »

Normalement, vous deviez pouvoir créer ce filtre (Vous ne savez pas comment faire ? Voici le lien vers l’article qui en parle). Ensuite vous faites en sorte que tous les matins à 8h, tous les utilisateurs de Jira reçoivent le mail. Ne recevrons le mail que ceux qui ont des demandes à traiter. Essayez de programmer cela à une heure durant laquelle Jira n’est pas trop sollicité (par exemple à 8h du matin). De cette manière, quand les gens arriveront au travail, ils verront ce mail en tête des mails qu’ils auront à lire. 

Donc dans cet exemple, le fait d’utiliser currentuser() fait que, même si c’est un filtre unique pour tous le monde, les gens ne verront que les demandes qu’ils ont eux-mêmes rapportées. Cette fonctionnalité est très intéressante car elle permet de réduire le flux de mails.

Gérer les notifications avec les abonnements

Il est très fréquent de constater que beaucoup d’utilisateurs de Jira demandent au départ de recevoir des notifications. Mais comme c’est difficile de bien calibrer ces notifications, les mails sont souvent trop nombreux. Finalement, au bout d’un moment, ils arrêtent de les regarder ou ils créent une règle dans leurs messageries pour les mettre directement à la corbeille. Ce que je conseille à mes clients, c’est de limiter les envois de mails immédiats et de les réserver aux notifications vraiment urgentes.

Enfin, pour toutes les notifications qui ne sont pas urgentes, il vaut mieux travailler avec les abonnements aux filtres. De cette façon, les utilisateurs reçoivent régulièrement un récapitulatif des actions à faire. 

Vous savez maintenant comment recevoir périodiquement les résultats d’une recherche grâce à l’abonnement à un filtre dans Jira. Dans le prochain article, nous verrons comment réaliser une même action sur toutes les demandes d’un filtre en même temps

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